Wydatki na produkty spożywcze i usługi gastronomiczne a koszty firmowe

Prawidłowe ustalenie kosztów uzyskania przychodu z tytułu działalności gospodarczej jest wyrazem optymalizacji podatkowej. Uznanie określonego wydatku przedsiębiorcy za koszt uzyskania przychodu wpływa na wysokość zobowiązania podatkowego. Jednak nie każdy wydatek poniesiony przez przedsiębiorcę w związku z prowadzoną działalnością może stanowić koszt uzyskania przychodu.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych w art. 22 ust. 1 oraz ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych w art. 15 wskazuje jakie cechy powinien posiadać wydatek, aby można było uznać za koszt obniżający wysokość podatku dochodowego. Sprawdziliśmy, czy można ująć wydatki na żywność w kosztach!

Koszt uzyskania przychodu

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 w odniesieniu do osób fizycznych oraz w art.16 w odniesieniu do osób prawnych. Wydatek stanowi koszt uzyskania przychodu, jeżeli spełnia następujące warunki:

• został poniesiony z majątku podatnika;
• ma charakter definitywny – wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona;
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, wydatek pozostaje w faktycznym związku z przedmiotem działalności;
• został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów;
• został należycie udokumentowany: z faktur, oświadczeń, umów bądź innych dokumentów wynika, że zdarzenie gospodarcze faktycznie miało miejsce;
• nie został wymieniony w katalogu art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz w katalogu art. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wskazujących wydatki, które nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu, niezależnie od celu ich poniesienia. 

Koszty reprezentacji 

Wspomniany katalog określa, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym napojów alkoholowych. 

Ani ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, ani ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje pojęcia reprezentacji, dlatego też jego interpretacja jest przedmiotem licznych sporów pomiędzy przedsiębiorcami a organami podatkowymi.

Organy administracji oraz sądy administracyjnej, posługując się pojęciem reprezentacji odwołują się do wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 17.12.2013 r. sygn. II FSK 702/1, według którego reprezentacja stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. Celem reprezentacji jest stworzenie pozytywnego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Z kolei wydatki na reprezentację to koszty, ponoszone w celu wykreowania pozytywnego wizerunku i profesjonalizmu przedsiębiorstwa w oczach kontrahentów, obecnych i potencjalnych klientów. 

Uzupełnieniem tego orzeczenia jest interpretacja ogólna Ministra Finansów z dnia 25.11.2013 r. o sygnaturze DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521, zawiera ona następujące twierdzenia:

1. Wymienienie w przepisach podatkowych jako przykładowych kosztów reprezentacji wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, iż wydatki tego rodzaju zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Kwalifikacja każdego przypadku powinna być odrębna, pod kątem warunków i okoliczności uzasadniających poniesienie takich wydatków.
2. Dla kwalifikacji danych wydatków jako wydatków na reprezentację wykluczonych z kosztów uzyskania przychodów nie jest istotne miejsce podawania poczęstunków, świadczenia usług gastronomicznych etc., tj. nie bierze się pod uwagę tego, czy poczęstunki odbywają się w siedzibie firmy, czy też poza nią. Dla oceny takich wydatków nie są także istotne takie cechy jak wystawność, wytworność, okazałość poczęstunków. Nie ma bowiem możliwości skonstruowania miernika dla określenia poziomu wystawności, wytworności, okazałości czy przepychu jednakowego dla wszystkich podmiotów gospodarczych.
3. Za wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych, wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust.1 pkt.28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych należy uznać te, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z uczestnikami takich spotkań.
4. Każda sprawa powinna być przedmiotem odrębnej oceny pod kątem okoliczności w jakich doszło do poniesienia omawianych wydatków. Wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych powinny być poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Nie pozostają zatem w jakimkolwiek związku z przychodami podatnika wydatki np. na „obiady dla rodziny”, „fundowane przyjęcia dla znajomych”, „na usługi rozrywkowe”. Tego rodzaju, przykładowo podane wydatki, nie mieszczą się nawet w kategorii kosztów uzyskania przychodów. 

Reprezentacja czy marketing

Prawidłowa kwalifikacja wydatków jest niezwykle istotna, wśród nich należy odróżnić reprezentacyjne oraz te poniesione w celach marketingowych. Wydatki na reklamę w przeciwieństwie od tych poniesionych na reprezentację mogą stanowić koszt uzyskania przychodów. W jaki sposób przedsiębiorca powinien je rozróżnić?

Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 23 grudnia 2016 r.
3063-IPLB1-3.4511.186.2016.1.KP stwierdził, że przez reklamę rozumie się działania podmiotu gospodarczego, mające na celu kształtowanie popytu na dane towary, usługi lub markę, poprzez zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do nabywania towarów i usług tego podmiotu gospodarczego. Może być ona realizowana za zróżnicowanych środków przekazu, w tym poprzez prezentowanie danego towaru lub usługi, jego cech jakościowych, użytkowych, zalet technicznych, a także poprzez rozpowszechnianie logo firmy. Każda z tych form, jeżeli jest stosowana w określonych okolicznościach, spełnia funkcje reklamowe. Identyfikowana bowiem jest z daną firmą i oferowanymi przez nią towarami lub usługami, zwiększając rozpoznawalność produktów oraz pośrednio zachęcając do ich nabycia.

Zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 2 lutego 2010 r., sygn. II FSK 1472/08, „reklama wiąże się z zamiarem utrwalenia w świadomości kontrahenta, choćby potencjalnego, reklamowanej firmy lub jej produktu, natomiast reprezentacja polega na działaniach zmierzających do podniesienia prestiżu firmy u jej kontrahentów”. 

Reklama zmierza do rozpowszechnienia nazwy i produktu lub usługi przedsiębiorstwa, natomiast reprezentacja dobrego wizerunku firmy. 

Przykład 1.

Wydatki ponoszone na organizowanie spotkań szkoleniowo-integracyjnych mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, tylko wówczas jeśli ich głównym, dominującym celem jest promocja/reklama produktów firmy i jej działalności, a nie kształtowanie wizerunku firmy. 

Wydatki na żywność w kosztach a zakup artykułów spożywczych dla pracowników

Treść § 112 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26.09.1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny zobowiązuje pracodawcę do zapewnienia pracownikom wody zdatnej do picia lub innych napojów, z kolei pracownicy zatrudnieni stale lub czasowo w warunkach szczególnie uciążliwych powinni mieć dostęp do innych napojów oprócz wody. Ilość, rodzaj i temperatura tych napojów powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników.

Pracodawca kupując wodę, kawę lub herbatę realizuje swój obowiązek wynikający z przepisów BHP, organy podatkowe nie kwestionują tego typu wydatków, jeżeli są one przeznaczone dla osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. W przypadku gdy stanowią one poczęstunek dla osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych zdaniem niektórych organów podatkowych nie powinny one stanowić kosztu uzyskania przychodu. Stanowisko to jest, krytykowane przez orzecznictwo, którego zdaniem koszty poniesione przez spółkę na zakup żywności oraz napojów przeznaczonych do ogólnej konsumpcji dla pracowników i zleceniobiorców nie należą do kosztów reprezentacyjnych. Wydatki te mają wpływ na stworzenie odpowiednich warunków wykonywania obowiązków służbowych przez obie grupy pracowników i służą zwiększeniu przychodów przedsiębiorstwa. W odniesieniu do zleceniobiorców poczęstunek nie powinien mieć cech okazałości, a jego celem powinno być uzyskanie bardziej wydajnej pracy zleceniobiorcy.

Dyrektor KIS w interpretacji z dnia 16.04.2019 r. 0111-KDIB1-1.4010.72.2019.1.NL, uznał, że zapewnienie skromnych przekąsek przekazywanych w ramach poczęstunku podczas szkoleń jest wyrazem dbania o pracowników, osoby z którymi Wnioskodawca zawarł umowy zlecenia oraz podwykonawców i zapewnienia, czy też polepszenia warunków wykonywania pracy, co pozytywnie wpływa na integrację zespołu, nastrój i w dalszej perspektywie może przyczyniać się do efektywniejszego wykorzystywania czasu pracy oraz współpracy pomiędzy oddziałami, a w konsekwencji przełożyć się na uzyskiwane przez Spółkę przychody.

Nie stanowią również kosztów reprezentacji wydatki na nabycie produktów spożywczych, napojów i zamawianych posiłków (catering) spożywanych podczas wewnętrznych spotkań członków zarządu oraz rady nadzorczej, na których omawiane są istotne kwestie dotyczące bieżącej działalności spółki. Wydatki te, mają one charakteru osobowego, lecz związane są z funkcjonowaniem obligatoryjnych organów Spółki. Ich zaliczenie do kosztów podatkowych uwarunkowane jest więc spełnieniem ogólnych przesłanek wynikających z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, przy braku zaistnienia przesłanek wykluczenia z art. 16 ust. 1 ustawy (Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 26.11.2013 r. IPTPB3/423-320/13-4/MF).

Koszt zakupu żywności i usług gastronomicznych dla klientów i kontrahentów

Wydatki ponoszone przez przedsiębiorców mogą być różne postrzegane na przestrzeni lat, to co kiedyś zmierzało to kształtowania pozytywnego wizerunku przedsiębiorcy obecnie może być wyrazem kultury i dobrych obyczajów. Nie sposób analizować poszczególnych wydatków w oderwaniu od tradycji, obyczajowości i okoliczności w których prowadzona jest działalność. 

Wydatki ponoszone na zakup produktów spożywczych typu kawa, herbata, napoje, cukier w celu poczęstowania klientów oraz potencjalnych klientów, stanowią zwyczajowy poczęstunek i należą do powszechnie obowiązujących kanonów kultury. Aby móc uznać je za koszt działalności nie powinny mieć one jednak cech wystawności i okazałości.

Przykładem takiego produktu oprócz napojów są cukierki udostępniane w formie poczęstunku. Cukierki te często na opakowaniu mają logo bądź nazwę firmy. Z interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 30.04.2020 r. sygn. 0114-KDIP2-1.4010.37.2020.4.KS, wynika, że do wydatków stanowiących koszty uzyskania przychodu Spółka może zaliczyć wydatek na zakup cukierków udostępnianych klientom Spółki w ramach prowadzonych w sklepach stacjonarnych działań promocyjnych, np. podczas otwarcia nowego sklepu. Wydatek taki należy uznać za koszt reklamy, podlegający zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodu.

Dominującym poglądem wyrażonym w interpretacjach podatkowych jest brak możliwości uznania za koszt podatkowy wydatku związanego z zakupem napojów alkoholowych, z uwagi na to, że nie przyczyniają się one do osiągnięcia lub zabezpieczenia źródła przychodów, nawet wówczas gdy uznawane są za zwyczajowo przyjęte i zostaną dostosowane do charakteru spotkania (interpretacja indywidualna z dnia 3 lutego 2022 r. 0113-KDIPT2-1.4011.1035.2021.2.AP). 

Jednak również ten wydatek wymaga indywidualnej oceny dokonywanej przez podatnika. Na podatniku spoczywa obowiązek szczególnej dbałości o udokumentowanie wydatków, wykazanie, że mogą one zostać uznane za koszt podatkowy na przykład poprzez określenie okoliczności ich dokonania na przykład agendą spotkania, protokołem lub notatką. 

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1128 t.j).
• Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1800 t.j).
• Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny (Dz.U. 2003 nr 169 poz. 1650 t.j).

Materiał opracowany przez zespół „Tak Prawnik”.

Właścicielem marki „Tak Prawnik” jest BZ Group Sp. z o.o.