Podatnicy w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą dokonują zakupów towarów i usług wykorzystywanych w działalności. W zależności od specyfiki biznesu i potrzeb danego przedsiębiorcy zarządzającego firmą, wydatki stanowiące koszty uzyskania przychodów są zróżnicowane. Koszt podatkowy musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Czy zegarek z funkcją chronografu może zostać uznany za koszt uzyskania przychodów? Zegarek a koszty uzyskania przychodów - sprawdzamy czy to możliwe!
Koszty podatkowe – jakie warunki muszą być spełnione?
Na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ust. 1 tej ustawy. Jeżeli zatem dany wydatek został wskazany w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT jako niestanowiący kosztów uzyskania przychodów, to bezwzględnie nie należy wykazywać go w podatkowej księdze przychodów i rozchodów jako koszt podatkowy. Nie oznacza to jednak, że jeżeli dany wydatek nie został wyszczególniony w katalogu kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, to taki koszt może zostać automatycznie uznany za podatkowy.
Trzeba mieć na uwadze, że obowiązek wykazania zasadności poniesionego wydatku, a więc jego związek z osiągnięciem przychodów, zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów, spoczywa na przedsiębiorcy. Ocena, czy w danym przypadku zachodzi związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy poniesionym wydatkiem a prowadzoną działalnością, powinna odbywać się przy uwzględnieniu wszystkich aspektów, takich jak charakter i rodzaj prowadzonej działalności.
Zaliczenie danych wydatków do kosztów uzyskania przychodów w działalności gospodarczej wymaga prawidłowego ich udokumentowania. W praktyce oznacza to zgromadzenie odpowiednich dowodów poniesienia kosztów, którymi są m.in. faktury, rachunki, w szczególnych przypadkach paragony z NIP-em nabywcy, zawarte umowy cywilnoprawne czy inne dowody księgowe. W kontekście wydatków mogących budzić wątpliwości organów podatkowych, do dokumentacji trzeba dołączyć także inne dowody wskazujące na zasadność poniesionego kosztu, a więc jego związek z osiągnięciem przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów.
Zegarek a koszty uzyskania przychodów w firmie
Zakup zegarka w kontekście zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych należy rozpatrywać pod kątem celowości, czyli dążenia do uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu, uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny istnienia związku przyczynowo-skutkowego kosztu z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Organy podatkowe w przeważającej mierze stoją na stanowisku, że zegarki na rękę są wydatkami o charakterze osobistym i nie zezwalają na zaliczenie ich do kosztów podatkowych. W wydawanych interpretacjach podatkowych organy podatkowe zazwyczaj nie przychylają się także do stanowisk podatników o możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na zakup dóbr luksusowych.
W niedawno wydanej interpretacji dotyczącej zakupu przez adwokata (rozliczającego się ze swoimi klientami na podstawie zestawienia czasu pracy z dokładnością do 5 minut) drogiego zegarka z funkcją chronografu, zaprezentowano odmienne stanowisko skarbówki. Wysoka cena zegarka wynikała z dodatkowej funkcji chronografu, będącej cechą szczególną urządzenia niezbędną przedsiębiorcy do rozliczeń z klientami. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził możliwość zaliczenia wydatku w ciężar kosztów podatkowych. Interpretacja ta świadczyć może o tym, że kosztowne wydatki w wyjątkowych sytuacjach mogą zostać uznane za koszty podatkowe, pod warunkiem udowodnienia przez przedsiębiorcę konieczności ich poniesienia i potrzeby wykorzystania drogich sprzętów w odniesieniu do specyfiki prowadzonej działalności gospodarczej.
Zakup zegarka przeznaczonego dla przedsiębiorcy w szczególnych sytuacjach może zatem stanowić koszt podatkowy w działalności gospodarczej, ale konieczne jest wykazanie przez przedsiębiorcę zasadności poniesionego wydatku.
Zegarek z funkcją chronografu a koszty podatkowe – interpretacja indywidualna
W interpretacji indywidualnej (sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.408.2021.1.DJD) z 8 czerwca 2021 roku Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wypowiedział się w kwestii możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zegarka mechanicznego z funkcją chronografu.
Wnioskodawca prowadzi działalność prawniczą w ramach indywidualnej kancelarii adwokackiej, polegającą w szczególności na sporządzaniu pism procesowych oraz różnego rodzaju opinii prawnych, a poza tym zastępowaniu klientów przed sądami i organami administracji. Podstawą dla rozliczeń z klientami jest prowadzone codziennie, z dokładnością do 5 minut, zestawienie godzin (dalej jako: „timesheet”). W związku z czym wnioskodawca prowadzi codzienny, ciągły timesheet, wskazujący każde kolejne wykonywane zadanie w formie dokumentu programu Microsoft Excel w formacie:
- 6 marca 2021 roku – Klient X – Sprawa Y – 120 minut – apelacja w sprawie,
- 6 marca 2021 roku – Klient Z – Sprawa B – 15 minut – wnioseko uzasadnienie,
- 6 marca 2021 roku – Klient V – Sprawa C – 10 minut – telefon do Sądu, itd.
Zestawienie takie podatnik prowadzi w ramach swojej działalności dla wszystkich wykonywanych czynności, a nadto przy rozliczeniach z częścią klientów, na podstawie timesheetu sporządzane są następnie rozliczenia godzinowe dla klientów, które są podstawą rozliczeń i po akceptacji – podstawą wystawiania klientom faktur za usługi.
Z wyżej wskazanego względu istotnym narzędziem pracy wnioskodawcy jest urządzenie z funkcją stopera/chronografu, za którego pomocą możliwe jest dokładne odmierzanie czasu poświęcanego na poszczególne zadania, z możliwością natychmiastowego wstrzymania pomiaru w sytuacji, gdy np. telefon z sądu lub urzędu przerywa wykonywanie aktualnego zadania. Wnioskodawca na potrzeby sporządzania wyżej opisanego timesheetu potrzebuje w pracy zegarka z funkcją chronografu i zamierza nabyć tego rodzaju sprzęt, który jednak za sprawą tej funkcji jest istotnie droższy od klasycznego zegarka (jego cena wynosi 2490 zł). Zamierza on używać go jedynie w dniach, w których prowadzi działalność gospodarczą, gdyż tylko wtedy potrzebuje bezustannie mieć przy sobie urządzenie do dokładnego odmierzania czasu poświęconego poszczególnym zadaniom. Wnioskodawca zadał pytanie, czy może zaliczyć koszt zakupu mechanicznego zegarka z funkcją chronografu do kosztów uzyskania przychodów.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że wnioskodawca ma prawo do zaliczenia do kosztów podatkowych wydatku na zakup mechanicznego zegarka z funkcją chronografu. Organ podatkowy zaznaczył, że wydatek ten nie jest ujęty w katalogu kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, a zatem o ile istnieje chociażby pośredni związek tego wydatku z możliwością uzyskania przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów, to wydatek stanowi koszt podatkowy. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że istnieją podstawy, by można było mówić o związku przyczynowo-skutkowym między poniesionym wydatkiem związanym z zakupem zegarka z funkcją chronografu z prowadzoną przez wnioskodawcę pozarolniczą działalnością gospodarczą i uzyskiwaniem, zachowaniem albo zabezpieczeniem przychodów. Zegarek z funkcją chronografu będzie bowiem odmierzał czas poświęcany na poszczególne zadania realizowane przez wnioskodawcę w ramach prowadzonej przez niego działalności gospodarczej i pozwoli mu rozliczyć czas poświęcony dla poszczególnych klientów, który jest podstawą wystawiania im faktur za usługi. W konsekwencji zakup zegarka z funkcją chronografu może pośrednio przekładać się na uzyskiwane przez firmę wnioskodawcy przychody i będzie mógł być zaliczony w ciężar kosztów uzyskania przychodów.
