Poradnik Przedsiębiorcy

Wynajem mieszkania a koszty uzyskania przychodów

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z ponoszeniem przez przedsiębiorcę wielu kosztów, począwszy od zakupu materiałów czy towarów, a skończywszy na abonamencie telefonicznym. Ze względu na chęć zaoszczędzenia, przedsiębiorcy często decydują się na prowadzenie swojego biznesu we własnym domu lub mieszkaniu. Jednak gdy osoba prowadząca własną działalność takowego nie posiada, dla swoich prywatnych potrzeb wynajmuje je. Czy w wynajętym mieszkaniu można prowadzić działalność gospodarczą? Czy wydatki ponoszone za wynajem mieszkania stanowią koszt uzyskania przychodu? Wyjaśniamy poniżej.

Czy w wynajętym mieszkaniu można prowadzić działalność gospodarczą?

Prowadzenie działalności gospodarczej w wynajętym mieszkaniu, co do zasady jest możliwe. Jednak należy spełnić kilka warunków:

1. Tytuł prawny do lokalu.

Pierwszym i najważniejszym warunkiem jest posiadanie przez przedsiębiorcę tytułu prawnego do lokalu. Może być nim umowa najmu lokalu. Co ważne, jeżeli lokal ma być użytkowany również dla celów działalności – adnotacja ta powinna znaleźć się w umowie. W przypadku gdy służbowo będzie wykorzystywane jedno z pomieszczeń w mieszkaniu, należy wskazać które.

2. Zgoda właściciela mieszkania.

W sytuacji gdy na jakiś czas przed rozpoczęciem działalności przedsiębiorca wynajmował mieszkanie, a dopiero później ją uruchomił, powinien na tę okoliczność uzyskać zgodę właściciela lokalu. Najlepiej w tej sytuacji sporządzić aneks do umowy najmu lokalu.

3. Zgłoszenie adresu wykonywania działalności w CEIDG- 1.

Przedsiębiorca prowadzący działalność w wynajmowanym mieszkaniu powinien zgłosić je jako miejsce prowadzenia działalności lub jako dodatkowe miejsce prowadzenia działalności w CEIDG.

4. Zgłoszenie zmiany przeznaczenia lokalu.

Właściciel mieszkania, który wyraził zgodę na prowadzenie działalności w wynajmowanym mieszkaniu, jeśli w mieszkaniu będzie wydzielona powierzchnia przeznaczona tylko na cele prowadzonej przez najemcę działalności, powinien zgłosić, w urzędzie gminy lub urzędzie miasta, fakt zmiany jego przeznaczenia ( w odniesieniu do powierzchni przeznaczonej tylko na działalność). Co do zasady od powierzchni przeznaczonej pod działalność gospodarczą będzie zobligowany odprowadzać wyższy podatek od nieruchomości. 

Należy wskazać, że nie zawsze rejestracja działalności w prywatnym mieszkaniu/ wynajmowanym będzie zobowiązywać właściciela do zapłaty wyższego podatku od nieruchomości. W sytuacji, gdy powierzchnia przeznaczona na działalność będzie jednocześnie wykorzystywana do celów prywatnych, nie wystąpi bowiem konieczność zapłaty wyższego podatku od nieruchomości.

Koszty uzyskania przychodów - co to takiego?

Art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych dokładnie wskazuje jaki wydatek można uznać za koszt uzyskania przychodu. Zgodnie z jego treścią kosztem firmowym mogą być te wydatki, które zostały poniesione w celu:

  • osiągnięcia przychodów lub

  • zachowania przychodów albo

  • zabezpieczenia źródła przychodów,

- pod warunkiem, że nie został on wymieniony w katalogu kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ustawy).

Co ważne, a o czym podatnicy często zapominają, to fakt, że na nich jako przedsiębiorcach ciąży obowiązek wykazania odpowiedniego związku pomiędzy poniesionym kosztem a osiągniętym przychodem.

Jeżeli wydatek spełnia definicję kosztu podatkowego, należy pamiętać również o tym, by prawidłowo go udokumentować np. fakturą.

Wynajęte mieszkanie w kosztach firmowych - dokumentowanie

Wydatki poniesione na wynajem mieszkania, które służy prowadzonej działalności gospodarczej (w całości lub w części), mogą stanowić koszt uzyskania przychodu pod warunkiem, że przedsiębiorca wykaże związek pomiędzy poniesionym wydatkiem a przychodami firmy. Jednak to nie wszystko, jak wspominano powyżej wydatek musi zostać odpowiednio udokumentowany – fakturą lub rachunkiem. Należy pamiętać, że dowody nie mogą być ograniczone tylko do tych dokumentów. Bowiem informują jedynie o wysokości zobowiązania najemcy względem wynajmującego. Warto w dokumentacji przechowywać inne, które stwierdzałyby że rzeczywiście w danym lokalu prowadzona jest działalność.

Przedsiębiorca wynajmujący mieszkanie zarówno na cele prywatne, jak i na cele działalności musi pamiętać, że w kosztach nie może ująć pełnego czynszu za wynajem. Jeżeli na fakturze wyróżnione są dwie pozycje – oddzielne dla każdego z celów – wówczas w kosztach firmowych ujmuje jedynie czynsz za wynajem na cele działalności. Natomiast gdy jest to łączny rachunek, należy dokonać proporcjonalnego wyliczenia kosztu np. na podstawie udziału powierzchni przeznaczonej pod działalności w ogólnej powierzchni lokalu.

Przykład 1.

Przedsiębiorca wynajmuje lokal mieszkalny (cel mieszkalny + działalność) o powierzchni 55 m2 od osoby prywatnej. Pomieszczenie przeznaczone pod działalność stanowi 15 m2. Za dany miesiąc wynajmujący wystawia łączny rachunek na kwotę 1500 zł. Jaką część tej kwoty przedsiębiorca może zakwalifikować do kosztów działalności?

  1. Ustalenie proporcji

(15 m2 : 55 m2) x 100% = 27,27%

  1. Ustalenie kosztu uzyskania przychodu

1500 zł x 27,27% = 409,05 zł

Księgowanie kosztów związanych z wynajem mieszkania

Przedsiębiorcy opodatkowani na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym czynsz za wynajem ujmują w kol. 13 KPiR – pozostałe wydatki. W przypadku gdy wydatek jest udokumentowany fakturą VAT z wykazanymi danymi firmowymi wraz z numerem NIP – podatek podlegający odliczeniu należy wykazać w rejestrze zakupu VAT.

Przedsiębiorcy opodatkowani ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych z racji formy opodatkowania nie mają możliwości wykazania czynszu za wynajem w kosztach firmowych. Jeżeli firma na ryczałcie jest również czynnym podatnikiem VAT, a czynsz zostanie zafakturowany, może odliczyć podatek VAT naliczony, wykazując go w rejestrze zakupu VAT.