Wystawiając fakturę, przedsiębiorca musi zadbać, aby było to wykonane prawidłowo. Każda pomyłka, jaka się w niej pojawi, musi być bowiem niezwłocznie naprawiona. Z racji tego, że na dokumencie tym nie można kreślić ani nanosić poprawek, do błędnej faktury musi zostać wystawiona faktura korygująca. Jeżeli pomyłka znalazła się w danych któregoś z kontrahentów, wystarczy doręczenie korekty nabywcy i po problemie. Jednak w przypadku, gdy dotyczy ona samej usługi i ceny, może wiązać się z koniecznością zwrotu powstałej nadpłaty. Czy w takim wypadku sprzedawca wraz ze sporządzeniem korekty powinien dokonać przelewu, czy zawsze wymagany jest wniosek o zwrot nadpłaty z faktury korygującej?
Wniosek o zwrot nadpłaty z faktury korygującej - pobierz darmowy wzór w formacie PDF i DOCX!
Faktura korygująca – czym jest?
Ustawa o VAT w art. 106j umożliwia dokonanie korekty faktury VAT w przypadku, gdy po wykonaniu usługi lub dostawy towaru:
- doszło do zmiany kwoty należnej lub kwoty podatku,
- dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
- dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty,
- udzielono opustów i obniżek cen,
- podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury,
- stwierdzono pomyłkę jakiejkolwiek pozycji dokumentu.
Wyróżniamy dwa typy faktur korygujących:
- faktura korygująca dane formalne — sprzedawca wystawia ją w przypadku popełnienia błędów formalnych, w szczególności w danych kontrahentów (pomyłka w nazwie przedsiębiorcy, adresie czy NIP-ie). Faktur ta nie jest księgowana, a jedynie podpinana do faktury pierwotnej,
- faktura korygująca pozycje faktury — sprzedawca wystawia w przypadku błędów w pozycjach (m.in. błąd w stawce VAT, cenie). Faktura podlega księgowaniu.
Faktura korygująca – co powinna zawierać?
Omawiany przepis reguluje również elementy obligatoryjne, jakie muszą znaleźć się w fakturze korygującej. Dokument ten powinien zawierać:
- numer kolejny oraz datę wystawienia faktury,
- numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca, z wyjątkiem faktur korygujących wystawianych do faktur, dla których nie został nadany numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur,
- dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca,
- przyczynę korekty,
- jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego,
- w pozostałych przypadkach – prawidłową treść korygowanych pozycji.
Odbiór faktury korygującej – czy musi być potwierdzony?
Potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę nie zawsze jest wymagane. Sprzedawca powinien je uzyskać w sytuacjach, gdy dochodzi do obniżenia podstawy opodatkowania lub podatku VAT. Bez potwierdzenia podatnik nie będzie w stanie dokonać obniżenia podstawy opodatkowania oraz samego podatku. Potwierdzenie należy uzyskać przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca otrzymał fakturę korygującą. Jeżeli sprzedawca uzyska przedmiotowy dokument w terminie późniejszym, będzie mógł go uwzględnić dopiero w deklaracji za okres rozliczeniowy, w którym otrzymał rzeczone potwierdzenie. Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy podatnik jest zobowiązany do podwyższenia VAT, wówczas korekta podatku należnego musi nastąpić bez względu na to, czy otrzymał on potwierdzenie odbioru faktury korygującej, czy też nie.
Nie ma potrzeby potwierdzania odbioru faktury korygującej, gdy:
- dotyczy eksportu i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
- dotyczy sprzedaży energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych,
- miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju,
- podatnik nie posiada potwierdzenia odbioru faktury korygującej umniejszającej wartość podatku, ale z innej dokumentacji wynika, że nabywca wie, iż transakcja powinna być inaczej opodatkowana.
W jaki sposób potwierdzić odbiór faktury korygującej?
Prawodawca w ustawie o VAT nie wskazał na sposób potwierdzenia odbioru faktury. Wydaje się zatem, że każda forma powinna być poprawna. Trzeba jednak zadbać, aby owo potwierdzenie zostało w jakiś sposób udokumentowane, w innym wypadku trudno będzie wykazać przed organem skarbowym, że nabywca rzeczywiście odebrał dokument.
W tej kwestii warto opierać się na stanowisku Dyrektora KIS, który uznał, że przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie zawierają wymogów dotyczących konkretnej formy potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę. Organy podatkowe akceptują każdy rodzaj potwierdzenia, który pozwala bez żadnych wątpliwości ustalić, czy i kiedy faktura korygująca dotarła do nabywcy. Wachlarz potencjalnie akceptowalnych form potwierdzenia otrzymania korekty faktury stwarza pole i możliwość do rozróżnienia konkretnych sytuacji, w których z punktu widzenia zasad prawa wspólnotowego należałoby uznać, że podatnik zachował prawo do obniżenia podstawy opodatkowania i należnego podatku, bądź tego prawa nie ma (interpretacja indywidualna z 17 listopada 2017 roku, nr 0113-KDIPT1-2.4012.547.2017.3.JSZ). Potwierdzeniem odbioru faktury korygującej mogą być wszystkie dokumenty, z których jednoznacznie wynika, że nabywca miał możliwość zapoznać się z treścią faktury korygującej, czyli otrzymał informację o obniżeniu podstawy opodatkowania przez sprzedawcę.
W kwestii natomiast faktur elektronicznych Dyrektor KIS stwierdził, że momentem otrzymania elektronicznej faktury korygującej przez kontrahenta jest moment, w którym faktura ta staje się w jakikolwiek sposób dla niego dostępna, w rezultacie czego uzyskuje on możliwość zapoznania się z jej treścią. Zatem uzyskanie przez wnioskodawcę wiedzy na temat tej okoliczności (w jakiejkolwiek formie) uznać należy za posiadanie przez niego potwierdzenia, o którym mowa w art. 29a ust. 13 ustawy o VAT. Skoro w przypadku korekt faktur dostarczanych za pośrednictwem tradycyjnej poczty akceptowalną formą udokumentowania dostarczenia przesyłki jest zwrotne potwierdzenie odbioru, nie można odmówić takiej mocy dowodowej otrzymanej informacji o pobraniu przez kontrahenta faktury korekty drogą mailową (potwierdzenie automatyczne z serwera nabywcy). Niezależnie od formy otrzymania potwierdzenia odbioru faktury korygującej, dotyczyć ono powinno konkretnej albo konkretnych faktur korygujących. Elektroniczna forma potwierdzenia faktur VAT korekt jest wystarczająca do celów rozliczenia podatku VAT z tych dokumentów (interpretacja indywidualna z 17 października 2017 roku, nr 0114-KDIP1-3.4012.337.2017.2.JG).
Kiedy sprzedawca powinien dokonać zwrotu nadpłaty z faktury korygującej?
Dla nabywcy największe znaczenie mają te faktury korygujące, które wiążą się z obowiązkiem zwrotu środków przez sprzedawcę. Niestety ustawa o VAT nie mówi nic o terminie, w jakim sprzedawca powinien dokonać przelewu. Przepisy nie odnoszą się również do kwestii tego, czy akceptacja faktury korygującej jakkolwiek wpływa na czas, w jakim należy zwrócić środki. W związku z tym trzeba uznać, że zwrot nadpłaty z faktury korygującej nie jest związany z uzyskaniem przez sprzedawcę potwierdzenia odbioru.
Omawiana kwestia pozostaje zatem w gestii stron transakcji. Mogą one określić w umowie termin zwrotu nadpłaty lub porozumieć się w tej kwestii w sytuacji, gdy dojdzie do wystawienia faktury korygującej. W wielu wypadkach to sprzedawca określa przedmiotowy termin, wskazując go na fakturze korygującej. Nie jest również zabronione, aby sprzedawca wstrzymał się z przelewem do czasu otrzymania potwierdzenia odbioru faktury. Ma to sens, chociażby z tego powodu, że po otrzymaniu akceptu, sprzedawca będzie miał pewność, iż między kontrahentami istnieje zgodność co do przyczyny korekty oraz kwoty podlegającej zwrotowi.
Co jednak w sytuacji, gdy nabywca przekaże sprzedawcy potwierdzenie odbioru faktury korygującej, a mimo to nie uzyska zwrotu nadwyżki? W takim wypadku powinien on sporządzić wniosek o zwrot nadpłaty z faktury korygującej.
