Poradnik Przedsiębiorcy

Faktura korygująca - czy konieczne jest potwierdzenie jej odbioru?

Faktura korygująca to jeden z bardziej powszechnych dokumentów w obrocie gospodarczym. Istnieją określone sytuacje, w których sprzedawca zobowiązany jest do posiadania potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę. Jest to konieczne w sytuacji, gdy zmniejsza ona podstawę opodatkowania oraz kwotę podatku VAT. W praktyce gospodarczej występują dwa rodzaje faktur korygujących - zwiększające oraz zmniejszające podstawę opodatkowania.

Faktura korygująca a podwyższenie podstawy opodatkowania, tzw. korekta in plus

Zgodnie z art. 106j ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT w przypadku, gdy po wystawieniu faktury pierwotnej podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury, podatnik wystawia fakturę korygującą.

Zarówno podwyższenie ceny po wystawieniu faktury, jak i podanie zbyt niskiej czy stawki VAT powoduje obowiązek skorygowania podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku należnego. Wówczas konieczne jest wystawienie faktury korygującej in plus.

Jednak żadne przepisy nie precyzują dokładnie, w jaki sposób korekty te należy ująć w rozliczeniu.

Zgodnie z orzecznictwem sądów administracyjnych oraz interpretacjami podatkowymi o dacie uwzględnienia faktury korygującej in plus w deklaracji decyduje moment powstania przyczyny wystawienia korekty.

W związku z powyższym, jeśli przyczyna korekty istniała już w momencie wystawiania faktury pierwotnej, to fakturę korygującą należy wykazać w okresie, w którym została ujęta faktura pierwotna.

Jeśli jednak przyczyna wystawienia faktury korygującej in plus powstała po wystawieniu faktury pierwotnej, to korektę ujmuje się w rozliczeniu za okres, w którym wystąpiła przyczyna korekty.

Faktura korygująca in plus nie wymaga potwierdzenia odbioru przez kontrahenta. W związku z tym korektę sprzedaży, która zwiększa podstawę opodatkowania, należy wykazać, bez względu na to, czy kontrahent potwierdził jej otrzymanie.

Faktura korygująca a obniżenie podstawy opodatkowania, tzw. korekta in minus

Odmienne zasady stosuje się w sytuacji, gdy faktura korygująca pomniejsza podstawę opodatkowania oraz podatek VAT.

Zgodnie z art. 29a ust. 13 i 14 ustawy o VAT:

(...) obniżenia podstawy opodatkowania w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem dokonuje się pod warunkiem posiadania przez podatnika uzyskanego przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługobiorca otrzymał fakturę korygującą. Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługobiorcę faktury korygującej po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia faktury korygującej za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano.

W celu ujęcia faktury korygującej in minus w rozliczeniach konieczne jest posiadanie potwierdzenia odbioru tego dokumentu przez kontrahenta. Jeśli podatnik nie będzie bowiem posiadał potwierdzenia odbioru faktury korygującej in minus, nie będzie mógł dokonać korekty podatku należnego.

Zgodnie z powyższym, jeśli faktura korygująca obniży podstawę opodatkowania, w wyniku czego nastąpi korekta podatku należnego, to konieczne będzie otrzymanie potwierdzenia odbioru faktury korygującej. Potwierdzenie to podatnik powinien otrzymać przed terminem złożenia deklaracji za okres, którego faktura dotyczy.

Jeśli jednak potwierdzenie odbioru faktury korygującej podatnik otrzyma po terminie złożenia danej deklaracji to obniżenia kwoty podatku należnego może dokonać w rozliczeniu za okres, w którym to potwierdzenie otrzyma.

Forma potwierdzenia odbioru faktury korygującej

W celu obniżenia podstawy opodatkowania, co do zasady podatnik musi posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej. Jednak przepisy nie precyzują jaką formę takie potwierdzenie ma posiadać. Formy, które urzędy skarbowe akceptują jako potwierdzenie odbioru faktury korygującej to:

  • list polecony ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru,

  • pisemne potwierdzenie odbioru faktury korygującej,

  • odesłanie podpisanej przez kontrahenta kopii faktury korygującej wraz z datą odbioru,

  • fax, który potwierdza odbiór faktury korygującej,

  • potwierdzenie odbioru faktury korygującej przesłane drogą elektroniczną.

Może jednak okazać się, że uzyskanie potwierdzenia odbioru faktury korygującej nie jest możliwe. Wówczas organy podatkowe pozwalają na obniżenie podstawy opodatkowania:

(...) Dopiero w sytuacji, gdy uzyskanie takiego rodzaju potwierdzenia w rozsądnym terminie jest niemożliwe lub nadmiernie utrudnione, Wnioskodawca po wykazaniu że dochował należytej staranności w celu upewnienia się, że nabywca jest w posiadaniu faktury korygującej lub też że zapoznał się z taką fakturą oraz, że dana transakcja została rzeczywiście zrealizowana w określonych w korekcie faktury warunkach, będzie uprawniony do dokonania obniżenia podstawy opodatkowania.  (interpretacja indywidualna z 22.10.2012 r., sygn. IPPP1/443-356/10/12-5/S/ISZ - Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie).

Kiedy potwierdzenie odbioru korekty nie jest konieczne?

Zgodnie z art. 29a ust. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych występują również wyjątki, w których posiadanie potwierdzenia odbioru faktury korygującej w celu obniżenia podstawy opodatkowania nie jest wymagane. Powyższy przepis ma zastosowanie w przypadku:

  • eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

  • dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju,

  • sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy oraz

  • gdy podatnik nie uzyskał potwierdzenia, mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej i z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej. W takiej sytuacji podatnik może obniżyć podstawę opodatkowania w rozliczeniu za okres, w którym spełnione zostały te przesłanki.

Jak wynika z powyższego, otrzymanie potwierdzenia odbioru faktury korygującej nie zawsze jest konieczne. Jednak jeśli faktura korygująca obniża podstawę opodatkowania, wówczas co do zasady otrzymanie potwierdzenia odbioru będzie niezbędne.