W ramach zasad rozliczania faktur korygujących in minus przez sprzedawcę w 2021 roku miała miejsce zmiana przepisów. Jedną z największych z nich jest to, że zrezygnowano z warunku uzyskiwania potwierdzenia dostarczenia faktury korygującej do nabywcy. Powyższe oczywiście nie oznacza całkowitej dowolności, jeśli chodzi o rozliczanie faktur korygujących in minus. W związku z tym warto wiedzieć jak wygląda rozliczanie korekt po stronie sprzedawcy!
Obniżka podstawy opodatkowania
Przypomnijmy, że podstawą opodatkowania jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika.
Podstawę opodatkowania obniża się o:
- kwoty udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen;
- wartość zwróconych towarów i opakowań;
- zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło;
- wartość zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze.
Zmiana ustawy dotycząca korekt
Na podstawie art. 29a ust. 13 ustawy o VAT w przypadkach, o których mowa w ust. 10 pkt 1–3, obniżenia podstawy opodatkowania w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą, pod warunkiem że z posiadanej przez niego dokumentacji wynika, że uzgodnił on z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług określone w fakturze korygującej oraz warunki te zostały spełnione, a faktura ta jest zgodna z posiadaną dokumentacją.
Podatnik może więc obniżyć podstawę opodatkowania i podatek VAT należny już w momencie wystawienia faktury korygującej in minus przy spełnieniu poniższych warunków:
- z posiadanej przez podatnika dokumentacji wynika, że uzgodnił z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy tych towarów lub świadczenia tych usług;
- z posiadanej dokumentacji wynika także, że te warunki zostały spełnione, gdy podatnik dokonuje korekty podatku należnego;
- faktura korygująca jest zgodna z posiadaną dokumentacją w zakresie uzgodnienia z nabywcą towaru lub usługobiorcą.
W przypadku, gdy podatnik w okresie, w którym wystawił fakturę korygującą, nie posiada dokumentacji, obniżenia podstawy opodatkowania lub podatku należnego dokonuje dopiero za okres rozliczeniowy, w którym będzie miał stosowną dokumentację.
Co oznacza termin „warunki uzgodnienia”?
W przepisach podatkowych ustawodawca nie sprecyzował, jak należy rozumieć uzgodnienie warunków korekty dokonane pomiędzy sprzedawcą i nabywcą.
Do wyjaśnienia powyższego mogą posłużyć nam objaśnienia podatkowe dotyczące pakietu SLIM VAT wydane przez Ministerstwo Finansów. Zgodnie z ich treścią przez uzgodnienie warunków pomniejszenia podstawy opodatkowania lub podatku należnego rozumie się w szczególności ustalenie przez strony faktu obniżenia wykazanego na fakturze pierwotnej wynagrodzenia.
W przypadku, gdy na fakturze zamieszczono błędną cenę, to sprzedawca jest obowiązany do jej skorygowania. Bezzasadne może być więc dokonywanie dodatkowych uzgodnień czy też zawieranie porozumień między kontrahentami.
Przykład 1.
Podatnik wystawił 10 czerwca 2023 roku fakturę dotyczącą sprzedaży butów. Po transakcji zauważył, że cena towaru została znacząco zawyżona. Podatnik na fakturze wpisał 10 000 zł, a buty kosztowały 1000 zł. Po zauważeniu pomyłki 15 czerwca 2023 roku wystawił on fakturę korygującą. Zastanawia się, czy może ująć fakturę korygująca już w rozliczeniu za czerwiec 2023 roku. Czy powinien zażądać jakiegoś oświadczenia od nabywcy, że otrzymał on fakturę?
W naszym przypadku powodem wystawienia faktury korygującej in minus było zawyżenie ceny towaru na fakturze pierwotnej. Tym samym już w momencie stwierdzenia pomyłki dochodzi do spełnienia warunków obniżenia podstawy opodatkowania i należnego podatku VAT.
Powyższe potwierdza także Ministerstwo Finansów w swoich objaśnieniach: „[…] w związku z tym, że podstawą dokonania pomniejszenia podstawy opodatkowania jest błąd w cenie wskazanej na fakturze pierwotnej spełnieniem warunków do korekty jest już samo stwierdzenie pomyłki w cenie”.
Podsumowując, podatnik z naszego przykładu dokonujący korekty będzie mógł dokonać obniżenia podatku należnego, pod warunkiem że posiada dokumentację potwierdzającą uzgodnienie i spełnienie warunków obniżenia podatku należnego. Potwierdzeniem będzie najprawdopodobniej potwierdzenie otrzymania faktury korygującej.
Co oznacza posiadanie dokumentacji potwierdzającej dokonanie uzgodnień?
W naszym przypadku jednak, aby dokonać rozliczenia podatku, podatnik musi posiadać dokumentację potwierdzającą uzgodnienia.
W tym przypadku również ustawodawca nie uregulował, w jaki sposób należy dokumentować potwierdzenie dokonania uzgodnień.
Z objaśnień Ministerstwa Finansów wynika, że dokumentacją potwierdzającą uzgodnienie warunków pomniejszenia podstawy opodatkowania i VAT należnego może być np.:
- korespondencja mailowa,
- aneks do umowy albo
- inny dokument handlowy potwierdzający uzgodnienie nowych warunków transakcji.
W przypadku wystawienia korekty in minus z powodu błędu w cenie taką dokumentacją może przykładowo być potwierdzenie jej odbioru przez nabywcę.
Powyższe znajduje potwierdzenie w wyjaśnieniach Ministerstwa Finansów:
„W części przypadków, za jedyną formę komunikacji dotyczącej uzgodnienia warunków zmniejszenia podstawy opodatkowania lub kwoty podatku między stronami należy uznać wystawienie i dostarczenie faktury korygującej do nabywcy. […] do spełnienia tych uzgodnionych warunków oraz do uzyskania dokumentacji potwierdzającej zaistnienie uzgodnienia/spełnienia warunków – wymagany byłby dokument potwierdzający, że nabywca ma wiedzę o obniżeniu podstawy opodatkowania, np.: potwierdzenie otrzymania faktury korygującej w dowolnej formie”.
Przykład 2.
Pani Józefa prowadzi firmę produkującą soki. W firmie ABC zakupiła w kwietniu sokowirówkę. Miesiąc później okazało się, że nabyta sokowirówka ma złą jakość w związku z czym pani Józefa uzgodniła z firmą ABC, że będzie miało miejsce obniżenie ceny za sprzedawany towar ze względu na złą jakość. Pani Józefa otrzymała w maju zwrot środków na konto i tym samym miała miejsce akceptacja warunków uzgodnienia obniżenia ceny. W jakim miesiącu pani Józefa powinna dokonać obniżenia podatku naliczonego skoro firma ABC nie wystawiła faktury korygującej?
W tym przypadku pani Józefa musi dokonać obniżenia podatku naliczonego już w maju. Wtedy uzgodniono bowiem obniżenie ceny towaru (zostało ono zaakceptowane przez panią Józefę). Brak faktury korygującej nie ma wpływu na miesiąc obniżenia podatku naliczonego przez panią Józefę.
