Poradnik Przedsiębiorcy

Wydatki na przedstawiciela handlowego - czy stanowią koszt podatkowy?

Przedsiębiorcy celem zwiększenia sprzedaży towarów czy usług zatrudniają często przedstawicieli handlowych. Nie ulega wątpliwości, iż wydatki na ich wynagrodzenie stanowią koszt. Problem może powstać z dodatkowymi ponoszonymi na nich wydatkami. W poniższym artykule przybliżymy, jak w świetle prawa prezentują się wydatki na przedstawiciela handlowego.

Zgodnie z ogólną regułą kosztami podatkowymi mogą być tylko takie wydatki, które wpływają na osiągnięcie przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Ponadto nie mogą one znajdować się w katalogu wydatków, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Należy zatem przyjąć, iż kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów; przy czym przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodu, każdy przypadek poza wyraźnie wskazanymi w ustawie wymaga indywidualnej oceny pod kątem bezpośredniego związku z przychodami i racjonalnością działania dla osiągnięcia przychodu.

Niewątpliwie wydatki na przedstawiciela handlowego spełniają powyższe kryteria, bowiem dzięki jego pracy firma uzyskuje przychód. Jednak jak wskazuje praktyka, wydatki na przedstawicieli handlowych są przedmiotem szczególnego zainteresowania ze strony organów podatkowych.

Usługi gastronomiczne w trakcie spotkania z kontrahentem 

Bardzo często przedstawiciele handlowi zapraszają przyszłych klientów na różnego rodzaju posiłki (obiady, kolacje). W naszej opinii nie ma przeszkód, aby poniesione wydatki uznać za koszt uzyskania przychodów, jednak należy pamiętać o ograniczeniu dotyczącym reprezentacji, ponieważ nie uważa się za koszty uzyskania przychodów jej kosztów, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Przepisy podatkowe nie zawierają definicji reprezentacji. Dlatego też należy posłużyć się definicją zawartą w “Słowniku Języka Polskiego PWN” (Warszawa 1981 r.) - reprezentacja oznacza okazałość, wytworność w czyimś sposobie życia związaną ze stanowiskiem lub pozycją społeczną. Natomiast według definicji utrwalonej w orzecznictwie - reprezentacja to wszelkie działania polegające na stwarzaniu i utrwalaniu dobrego wizerunku firmy.

Stanowisko takie potwierdził Minister Finansów w interpretacji indywidualnej z 12 września 2016 r., sygn. DD6.8221.30.2016.MNX, w której możemy przeczytać:

(…) Dla kwalifikacji danych wydatków jako wydatków na reprezentację wykluczonych z kosztów uzyskania przychodów nie jest istotne miejsce podawania poczęstunków, świadczenia usług gastronomicznych. Nie bierze się także pod uwagę tego, czy poczęstunki odbywają się w siedzibie firmy, czy też poza nią. Dla oceny takich wydatków nie są także istotne takie cechy jak wystawność, wytworność, okazałość poczęstunków. Nie ma bowiem możliwości skonstruowania miernika dla określenia poziomu wystawności, wytworności, okazałości czy przepychu jednakowego dla wszystkich podmiotów gospodarczych.

Wydatki na zakup artykułów spożywczych w szczególności: kawy, herbaty, napojów bezalkoholowych, słodyczy itp. na poczęstunki dla kontrahentów w siedzibie Spółki oraz wydatki na zakup usług gastronomicznych podczas spotkań z kontrahentami poza siedzibą Spółki, o ile nie służą budowaniu korzystnego jej wizerunku stanowią koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (…).

Warto dodać, że od usług gastronomicznych nie przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT. Zgodnie bowiem z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT podatek od towarów i usług z faktur dokumentujących usługi gastronomiczne nie podlega odliczeniu.

Pojęcie „usługi gastronomiczne” na użytek stosowania omawianego wyłączenia rozumiane jest wąsko. Otóż za usługi gastronomiczne, których dotyczy to wyłączenie, uznaje się tylko klasyfikowane w grupie 56.1 PKWiU usługi restauracji i pozostałych placówek gastronomicznych.

Również organy podatkowe nie akceptują odliczenia podatku VAT od nabywanych usług gastronomicznych. Potwierdził to Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 18 maja 2016 r.,  sygn. IPPP2/4512-241/16-4/MAO, w której możemy przeczytać:

(…) stosownie do art. 88 ust. 1 pkt 4 lit. b ww. ustawy obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób.

Reguła ta wyłącza możliwość odliczenia podatku naliczonego w odniesieniu do wszystkich wydatków ponoszonych w związku z nabyciem usług noclegowych oraz gastronomicznych, za wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób. Oznacza to, że ograniczenie możliwości pomniejszenia podatku należnego o podatek naliczony ma zastosowanie wyłącznie w przypadku usług noclegowych i gastronomicznych, poza ww. wyjątkiem (…).

Wydatki na przedstawiciela handlowego a usługi noclegowe

Podczas wykonywania swoich zadań przedstawiciele handlowi często zmuszeni są do wykupienia noclegów. Jak wskazują organy podatkowe, nie ma przeszkód, aby takie wydatki zaliczyć do kosztów. Przykładem może być pismo Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi, sygn. IPTPB3/423-240/13-2/GG, z 18 września 2013 r., w którym możemy przeczytać:

(…) zwrócone pracownikowi przez Spółkę koszty noclegu, w związku z wykonywaniem przez niego obowiązków służbowych w ramach zawartej umowy o pracę, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Reasumując, wydatki poniesione z tytułu noclegów pracowników w hotelach stanowią dla Spółki koszt uzyskania przychodu na gruncie art. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (…).

Jednak podobnie jak w przypadku usług gastronomicznych, również od usług hotelowych nie można odliczać podatku VAT.