Poradnik Przedsiębiorcy

Czy wydatki zakwaterowania pracowników można ująć w kosztach?

Nasza firma realizuje kontrakt budowlany w miejscowości oddalonej 400 km od siedziby firmy. Prace będą trwały ok. trzech miesięcy. Dlatego też wynajęliśmy pracownikom mieszkanie. Czy możemy wydatki zakwaterowania pracowników rozliczyć w kosztach? Czy dla pracowników powstanie z tego tytułu przychód?

 

Radosław, Gdańsk

 

Nie ma przeszkód, aby wydatki na mieszkania dla pracowników zaliczyć do kosztów.

Dla pracowników nie powstanie przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń.

Kosztami uzyskania przychodu są zatem wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z uzyskanymi przychodami. Z oceny związku z uzyskanym przychodem winno wynikać, iż poniesiony wydatek obiektywnie mógł się przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła.

Wydatki zakwaterowania pracowników a koszty

Kosztami uzyskania przychodów są zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, pod warunkiem, że podatnik wykaże, iż zostały one w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów.

Ponadto w katalogu wydatków nieuznawanych za koszty nie zostały wymienione wydatki zakwaterowania pracowników.

Koszty wynajmu mieszkania dla pracowników należy uznać za wydatki związane z przychodami, dlatego też można obciążyć nimi koszty podatkowe. Stanowisko takie potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 17 czerwca 2015, sygn. IBPBI/2/4510-350/15/PC, gdzie  możemy przeczytać:

(…) Z przedstawionego opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca planuje wynająć mieszkanie do celów służbowych w innym mieście niż siedziba. Z uwagi na fakt, że Zarząd Spółki jak również pracownicy będą delegowani do W. w celu załatwiania bieżących spraw związanych z działalnością Spółki, najem jest działaniem racjonalnym z ekonomicznego punktu widzenia. Koszty związane z wynajęciem dotyczyć będą kosztów związanych z noclegami w trakcie delegacji. Wnioskodawca nadmienia, że koszty noclegu w hotelach nie będą ponoszone.

W świetle powyższego zdaniem tut. Organu wydatki Spółki z tyt. wynajęcia mieszkania do celów służbowych, mającego zapewnić nocleg w trakcie odbywania podróży służbowych pracowników Spółki i członków Zarządu związanej z wykonywaniem bieżących obowiązków, wiązać się będą z Jej działalnością gospodarczą.

Wobec powyższego, wydatki z tyt. wynajęcia przez Spółkę mieszkania służbowego, Spółka będzie mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 updop (…).

Przychód dla pracowników

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty, niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Przez nieodpłatne świadczenie należy rozumieć te wszystkie zdarzenia prawne i gospodarcze w działalności gospodarczej, których skutkiem jest nieodpłatne, tj. niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie majątku, mające konkretny wymiar finansowy.

Trybunał Konstytucyjny w wyroku z 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13. TK, uznał, że nieodpłatnymi świadczeniami są wyłącznie przysporzenia majątkowe o indywidualnie określonej wartości, otrzymane przez pracownika. Dopiero wtedy po stronie zatrudnionego powstaje przychód, który podlega opodatkowaniu. Zdaniem Trybunału to, czy pracownik uzyskał dochód, zależy natomiast od tego, czy skorzystał ze świadczenia oferowanego przez pracodawcę w pełni dobrowolnie i czy leżało to w jego interesie; gdyby świadczenia ze strony pracodawcy nie było, to pracownik musiałby sam ponieść wydatek.

W konsekwencji Trybunał uznał, że przychodem pracownika mogą być tylko świadczenia, które:

  • zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie);

  • zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i

  • przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść, a korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich).

W sytuacji oddelegowania pracownika do wykonywania pracy w innym miejscu, nie osiąga on żadnej korzyści z wynajmu mieszkania przez Państwa. Gdyby nie konieczność wyjazdu pracownika do pracy, wynikająca z nałożonych na niego obowiązków służbowych przez pracodawcę, taki pracownik nie byłby zainteresowany poszukiwaniem zakwaterowania za granicą. Dlatego też należy uznać, iż w opisanej sytuacji nie powstanie przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń.

Również organy podatkowe potwierdzają, iż w takiej sytuacji nie powstanie dla pracowników przychód, czego przykładem jest interpretacja indywidualna z 22 lutego 2016 r. sygn. IPPB4/4511-1514/15-2/IM, gdzie Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie uznał stanowisko podatnika za prawidłowe:

(…) finansowane pracownikowi wydatków na pokrycie zakwaterowania (czynszu i mediów) oraz dodatkowych usług takich jak asysta w poszukiwaniu mieszkania dla pracownika w kraju goszczącym w czasie jego oddelegowania do pracy za granicę, nie stanowią przychodu pracownika ze stosunku pracy, albowiem koszty te połączone są tylko i wyłącznie z wykonywaniem przez pracownika obowiązków wynikających z umowy o pracę (kontraktu oddelegowującego) oraz tylko i wyłącznie w interesie pracodawcy. W ocenie Spółki w opisanym stanie faktycznym pracownik oddelegowany nie otrzymuje jakiegokolwiek „świadczenia”, przysporzenia majątkowego” lub „korzyści” w rozumieniu art. 11 lub art. 12 ust. 1 ustawy PDOF, gdyż Wnioskodawca ponosi te wydatki w celu zapewnienia efektywności i wydajności pracy pracownika, co w ostatecznym rozrachunku prowadzi do wygenerowania zysku dla Spółki. W konsekwencji Wnioskodawca nie ma obowiązku naliczania, pobierania i odprowadzania podatku w tym zakresie (…).