Wszyscy przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT muszą wysyłać jednolite pliki kontrolne w postaci struktury JPK_VAT co miesiąc do Ministerstwa Finansów. Wielu przedsiębiorców z różnych przyczyn korzystało do tej pory z oddzielnych programów księgowych do wystawiania faktur i oddzielnych dla celów prowadzenia rozliczeń podatkowych, tworzenia deklaracji i ich wysyłki. JPK_VAT jest to fizycznie jeden plik, który powinien zawierać zarówno wszystkie wpisy z rejestru sprzedaży VAT jak i wszystkie wpisy z rejestru zakupów VAT. Ministerstwo Finansów bowiem zastrzega, że nie ma możliwości wysyłania kilku plików JPK_VAT. Jak zatem przeprowadzić łączenie plików JPK_VAT? Czy istnieją funkcje pozwalające na scalanie JPK VAT w jeden plik gotowy do wysyłki do Ministerstwa Finansów?
JPK_VAT zawsze jako jeden plik
Ministerstwo Finansów w oficjalnym komunikacie zawartym na stronie Ministerstwa Finansów w odpowiedzi na pytanie nr 5 (w oficjalnym dokumencie "Odpowiedzi na pytania dotyczące JPK cz. 2") poruszające kwestię przekazywania JPK w kilku plikach informuje:
Pytanie:
Czy będzie można przygotować osobny plik dla każdej struktury ze względu na np. fakt ekstraktowania danych z różnych systemów? Czyli, jeśli przedsiębiorstwo prowadzi tzw. pełną księgowość, przedstawi JPK w formie 5 plików (księgi rachunkowe, wyciąg bankowy, ewidencja zakupu i sprzedaży VAT, magazyn, faktury VAT)?(...)
Odpowiedź:
Można będzie przygotować osobny plik dla każdej struktury z powodu ekstraktowania danych z różnych systemów. Możliwym będzie przedstawienie JPK w formie 3 plików dla każdej ze struktur.
Odpowiedź jednak dotyczy wyłącznie rozdzielenia plików na oddzielne struktury czyli na strukturę JPK_VAT, oddzielnie strukturę JPK_FA i oddzielnie strukturę JPK_PKPIR. Natomiast w kwestii przesyłania kilku plików w jednej strukturze, nie daje już takiej dowolności, stojąc na stanowisku że ma być to jeden plik. Czyli dla stworzenia JPK_VAT jeden plik musi zawierać zarówno wpisy z rejestru sprzedaży VAT jak i wpisy z rejestru zakupów VAT, bez możliwości ich rozdzielenia i przesłania do Ministerstwa w dwóch oddzielnych plikach.
Integrator JPK_VAT - możliwość łączenia plików JPK
W związku z tym, że plik JPK_VAT musi być jeden, w praktyce gdy używanych jest kilka programów oddzielnych do fakturowania (głównie dotyczy to firm mających wiele oddziałów) powstaje problem z utworzeniem jednego skonsolidowanego pliku JPK_VAT. Zwykle bowiem każdy oddział ma oddzielne konto lub cały program do fakturowania, a w siedzibie głównej jest konto/system, w którym agregowane są wszystkie dane i na tej podstawie wyliczane podatki. Rozwiązaniem problemu czasochłonnym i kosztochłonnym jest ręczne wprowadzenie każdej sprzedaży do systemu rozliczającego podatki. Jednak co zrobić by nie tracić czasu ani pieniędzy? Odpowiedzią jest skorzystanie z rozwiązań tzw. integratora JPK_VAT dającego możliwość łączenia plików JPK_VAT w jeden, w pełni przygotowany do wysyłki na stronę Ministerstwa Finansów. Jak przeprowadzić scalanie JPK?
Scalanie JPK_VAT w systemie wfirma.pl - integrator JPK
Funkcja w systemie księgowości online dająca możliwość integrowania - scalania JPK w jeden plik odpowiadający wymogom Ministerstwa Finansów stanowi duże ułatwienie w zarządzaniu firmą, w której używane są oddzielne systemy fakturujące. Scalanie JPK_VAT w systemie zaoszczędzi czas na przygotowanie plików w celu ich wysyłki do urzędu.
1 krok - pobieranie JPK_VAT z systemu fakturującego
Gdy przedsiębiorca używa innego systemu księgowego dla celów fakturowania musi skorzystać z instrukcji pobierania pliku JPK_VAT na dysk swojego komputera. Pobrany plik powinien zawierać wszystkie wpisy z rejestru sprzedaży VAT prowadzonego na tym zewnętrznym systemie fakturującym. Jeżeli przedsiębiorca używa dla celów fakturowania kilku kont w systemie wfirma.pl w pakiecie “zarządzanie sprzedażą” pobiera plik JPK_VAT przechodząc do zakładki PRZYCHODY» REJESTR SPRZEDAŻY VAT i klikając Pobierz JPK VAT. W ten sposób automatycznie plik JPK_VAT w formacie XML zostanie zapisany na dysku komputera.
2 krok - import danych z JPK_VAT pozwalający na scalanie JPK
Łączenie plików JPK_VAT poprzez wfirma.pl integrator jpk polega na imporcie pliku JPK_VAT z zawartością rejestru sprzedaży pobranego wcześniej z systemu fakturującego do systemu księgowego.
Aby zaimportować plik JPK_VAT sprzedaży pobrany z innego systemu lub innego konta na wfirma.pl należy przejść do zakładki EWIDENCJE » REJESTRY VAT » REJESTR SPRZEDAŻY VAT i wybrać z menu IMPORTUJ Z JPK VAT.
W oknie jakie się pojawi należy wybrać PRZEGLĄDAJ i odszukać na dysku wcześniej zapisany plik JPK_VAT sprzedaży z innego systemu lub innego konta na wfirma.pl.
Po wybraniu pliku zaimportowane zostaną wpisy do Rejestru sprzedaży VAT w systemie księgowym.
3 krok - generowanie pełnego pliku JPK_VAT
Tak przygotowany rejestr sprzedaży VAT pozwoli na wygenerowanie pełnego pliku JPK_VAT w systemie księgowym (funkcja dostępna w pakiecie “księgowość online”). W celu utworzenia pliku JPK_VAT należy przejść do zakładki BIURO » DEKLARACJE » JEDNOLITY PLIK KONTROLNY » DODAJ JPK VAT wskazując następnie okres za jaki plik ma być wygenerowany.
4 krok - wysyłka JPK_VAT z systemu wfirma.pl do Ministerstwa Finansów
Tak przygotowany, pełny plik JPK_VAT można wysłać do Ministerstwa Finansów z poziomu zakładki: BIURO » DEKLARACJE » JEDNOLITY PLIK KONTROLNY, gdzie należy zaznaczyć plik za dany okres i w górnym menu wybrać opcję WYŚLIJ DO URZĘDU.
5 krok - pobranie UPO
Aby otrzymać potwierdzenie, że plik JPK_VAT poprawnie dotarł do Ministerstwa Finansów należy pobrać UPO.
