Osobami uprawnionymi do zawierania umów w imieniu spółki oraz reprezentowania jej są wspólnicy, organy spółki, pełnomocnicy i prokurenci. Oczywiście wszystko zależy od rodzaju spółki, czy jest to spółka osobowa, czy też spółka kapitałowa. Problem pojawia się w sytuacji, gdy spółka planuje zawarcie umowy ze wspólnikiem uprawnionym do reprezentacji (w spółkach osobowych) lub też wspólnikiem będącym jednocześnie członkiem zarządu. W jaki sposób prawidłowo umocować spółkę do zawarcia umowy ze wspólnikiem? Odpowiedź poniżej.
Pełnomocnictwo do podpisania umowy ze wspólnikiem spółki osobowej
W przypadku spółki osobowej, inaczej niż w spółkach kapitałowych, ustawodawca nie uregulował w Kodeksie spółek handlowych sytuacji zawierania umów między spółką osobową a jej wspólnikiem. Dla potrzeb artykułu przykłady będą dotyczyły spółki jawnej. W tym przypadku należy rozróżnić dwie sytuacje:
- sytuacja, w której występuje kilku wspólników, każdy jest uprawniony do samodzielnej reprezentacji i zawierana jest umowa z jednym ze wspólników;
- sytuacja, w której występuje kilku wspólników, a reprezentacja spółki została określona jako reprezentacja łączna i zawierana jest umowa z jednym ze wspólników.
W przypadku pierwszej sytuacji, jeżeli umowa spółki przewiduje, że każdy ze wspólników może reprezentować spółkę, wówczas stronami umowy ze wspólnikiem jest spółka reprezentowana przez wspólnika A, a spółka zawiera umowę ze wspólnikiem B. Nie dochodzi wówczas do sytuacji, gdy dokonywana jest czynność prawna z samym sobą, tj. sytuacja, w której zarówno w imieniu spółki, jak i jako druga strona umowy występowałby wspólnik B.
Inaczej jest natomiast w sytuacji drugiej, gdy w spółce jawnej wspólnicy określili w umowie spółki reprezentację jako łączną. Wówczas z jednej strony spółka reprezentowana byłaby przez wszystkich wspólników, np. A i B, a drugą stroną umowy byłby wspólnik B.
Tak, jak wyżej to zostało wskazane, w przypadku spółek osobowych ustawodawca nie uregulował kwestii związanych z reprezentacją spółki w sytuacji, gdy zawiera ona umowę ze wspólnikiem.
Zgodnie z art. 108 Kodeksu cywilnego pełnomocnik nie może być drugą stroną czynności prawnej, której dokonuje w imieniu mocodawcy, chyba że co innego wynika z treści pełnomocnictwa albo że ze względu na treść czynności prawnej wyłączona jest możliwość naruszenia interesów mocodawcy. Przepis ten stosuje się odpowiednio w wypadku, gdy pełnomocnik reprezentuje obie strony.
Istotne ograniczenia w dokonywaniu czynności obejmują także sytuacje, w których czynność prawna miałaby być dokonana przez osobę fizyczną, która działa w charakterze organu osoby prawnej i miałaby być ona jednocześnie drugą stroną czynności prawnej (np. art. 210 i 379 ksh). Sytuacja, w której ta sama osoba fizyczna ma jednoosobowo reprezentować w umowie dwie czy trzy różne osoby prawne, nie jest natomiast w żadnej ustawie wprost uregulowana. Nie można zaś uznać, by była sytuacją prawnie obojętną, skoro rodzić może wyraźne ryzyko kolizji pomiędzy interesami poszczególnych reprezentowanych przez tę samą osobę fizyczną osób prawnych. Wykładnia przepisu art. 108 kc mająca na celu ochronę reprezentowanych przez daną osobę fizyczną osób prawnych prowadzi do wniosku, że mamy do czynienia z luką prawną. Wobec tego do takiej sytuacji należy zastosować tenże przepis, gdyż jego hipoteza dotyczy podobnego stanu faktycznego przy takiej samej ratio legis. Podobieństwa pomiędzy przypadkiem określonym w art. 108 kc a reprezentacją dwóch lub kilku osób prawnych jednoosobowo przez tę samą osobę fizyczną należy upatrywać w ochronie reprezentowanych przez tę samą osobę osób prawnych, chyba że ze względu na treść czynności prawnej wyłączona jest możliwość naruszenia ich interesów.
W wyroku Sądu Najwyższego z 8 lutego 2013 roku (IV CSK 332/2012) czytamy, że do wspólnika spółki jawnej reprezentującego spółkę i prowadzącego jej sprawy należy stosować odpowiednio przepisy o osobach prawnych, a nie o pełnomocnictwie (art. 331 kc).
Orzecznictwo wskazuje tutaj na konieczność stosowania analogii wynikającej z art. 210 ksh. Jak wskazuje Sąd Najwyższy w wyroku z 6 lutego 2013 roku (V CSK 154/12): „Przepisy ksh nie regulują wprost sposobu reprezentacji spółki jawnej w procesie, w której spółka ta zostaje pozwana przez wspólnika uprawnionego do jej reprezentacji (w rozpoznawanej sprawie likwidatora spółki). Taką regulację zawiera natomiast art. 210 ksh w przypadku sporu pomiędzy spółką z ograniczoną odpowiedzialnością a członkiem jej zarządu. Wyrażona w tym przepisie reguła, wyłączająca wówczas reprezentację spółki na ogólnych zasadach, określonych w art. 201 § 1 ksh, powinna być stosowana odpowiednio także w przypadku reprezentacji spółek jawnych”.
Tym samym w chwili, gdy spółka jawna chce zawrzeć umowę (w przypadku reprezentacji łącznej) ze swoim wspólnikiem, to zasadnym jest ustanowienie przez spółkę pełnomocnika do zawarcia umowy z jej wspólnikiem.
Przykład 1.
Warszawa, dnia […]
PEŁNOMOCNICTWO
Działając jako wspólnicy spółki Zbyszek spółka jawna uprawnieni do łącznej reprezentacji, niniejszym udzielamy pełnomocnictwa Panu Janowi Kowalskiemu, PESEL: […], do zawarcia umowy o pracę ze wspólnikiem spółki Panem Zbigniewem Nowakiem, PESEL: […], według warunków określonych przez strony umowy o pracę.
Wspólnik Jacek Sikora ……………….……………..
Wspólnik Zbigniew Nowak …………………………
Wspólnik Ryszard Wróbel…………………………..
Pełnomocnictwo do zawarcia umowy ze wspólnikiem spółki z o.o. będącym członkiem zarządu
Zgodnie z art. 210 § 1 ksh w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.
Tym samym należy rozróżnić dwie sytuacje:
- gdy w spółce występuje rada nadzorcza;
- gdy w spółce nie występuje rada nadzorcza.
W sytuacji, gdy w spółce z o.o. występuje rada nadzorcza, wówczas wspólnik będący członkiem zarządu zawiera umowę ze spółką, która reprezentowana jest przez radę nadzorczą.
W sytuacji, gdy w spółce nie występuje rada nadzorcza, wówczas konieczne jest ustanowienie pełnomocnika przez zgromadzenie wspólników. Celem art. 210 § 1 ksh jest ochrona interesów spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, a pośrednio także jej wspólników i wierzycieli, na wypadek konfliktu interesów, który może się ujawnić w sytuacji, gdy członek zarządu zawiera umowę „z samym sobą”, a więc w sytuacji, gdy po obu stronach umowy występują te same osoby.
Art. 210 § 1 ksh ma charakter bezwzględnie obowiązujący, co oznacza, że w umowie spółki nie można inaczej określić kręgu podmiotów uprawnionych do jej reprezentowania w sytuacjach wskazanych w tym przepisie. Strony zatem nie mogą na mocy oświadczenia wyłączyć jego zastosowania.
Przykład 2.
Przykład pełnomocnictwa/uchwały:
Uchwała nr […]
Nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników Spółki
ABC Sp. z o.o.
z dnia 7 lutego 2025 roku
§ 1
Nadzwyczajne Zgromadzenie Wspólników Spółki ABC Sp. z o.o. na podstawie art. 210 § 1 Kodeksu spółek handlowych powołuje Pana Zbigniewa Nowaka, PESEL: […], na pełnomocnika do zawarcia umowy o pracę ze wspólnikiem spółki Panem Janem Kowalskim, pełniącym również funkcję członka zarządu.
§ 2
- Nadzwyczajne Zgromadzenie Wspólników Spółki ABC Sp. z o.o. określa następujące warunki umowy, o której mowa w § 1:
- okres zatrudnienia: 2 lata od daty zawarcia umowy;
- rodzaj pracy/obowiązków: zarządzanie spółką;
- wymiar czasu pracy: pełny etat;
- wynagrodzenie: 10 000,00 zł brutto (słownie: dziesięć tysięcy złotych brutto).
- Kwestie nieuregulowane w pkt 1 strony umowy ustalą według uznania pełnomocnika i strony umowy.
§ 3
Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.
.................................................
Przewodniczący Zgromadzenia
................................................
Protokolant
Oczywiście uchwała stanowi część protokołu posiedzenia Nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników Spółki.
Zawarcie umowy ze wspólnikiem spółki - podsumowanie
Zawierając umowę między spółką a wspólnikiem, zawsze należy pamiętać o ograniczeniach wynikających z ustawy, tak by nikt nie zarzucił, że umowa jest zawierana w celu obejścia prawa lub też stanowiła czynność prawną zawartą z samym sobą. Powyższe przykłady stanowią jedynie wzory możliwego formułowania postanowień i każdorazowo dostosowywane powinny być do określonego stosunku prawnego.
