Środki trwałe w działalności gospodarczej

Środki trwałe stanowią integralną cześć niemalże każdej firmy. Rzadko zdarza się, aby przedsiębiorca prowadzący własny biznes nie wykorzystywał chociażby jednego przedmiotu, który stanowiłby środek trwały. W artykule wyjaśniamy najważniejsze zagadnienia związane z środkami trwałymi w firmie.

Środki trwałe - definicja

Środki trwałe to rzeczowe składniki majątku, które charakteryzują się następującymi cechami:

• stanowią własność lub współwłasność przedsiębiorcy,
• ich wartość przekracza 10.000 zł, a przewidywany okres użytkowania jest dłuższy niż 1 rok,
• są kompletne, zdatne do użytku i wykorzystywane na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. 

• nieruchomości - w tym grunty, prawo wieczystego użytkowania gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego;
• maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy;
• ulepszenie w obcych środkach trwałych;
• inwentarz żywy.

Ponadto w aktywach rzeczowych wyodrębnia się środki trwałe w budowie, którymi są środki trwałe w okresie ich budowy, montażu lub ulepszenia istniejącego już środka trwałego (art. 3 ust.1 pkt.16 UoR).

KŚT czyli klasyfikacja środków trwałych

Ze względu na podział środków trwałych według trzech szczebli struktura symboli KŚT wygląda następująco:

I1I - grupa

I1I2I - podgrupa

I1I2I3I - rodzaj

W ramach pierwszego z wymienionych szczebli wyróżnia się 10 jednocyfrowych grup:

0 - grunty;

1 - budynki i lokale oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego oraz spółdzielcze prawo własnościowe do lokalu mieszkalnego;

2 - obiekty inżynierii lądowej i wodnej;

3 - kotły i maszyny energetyczne;

4 - maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania;

5 - maszyny, urządzenia i aparaty specjalistyczne;

6 - urządzenia techniczne;

7 - środki transportu;

8 - narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie, gdzie indziej niesklasyfikowane;

9 - inwentarz żywy.

Za wartość początkową środków trwałych uznaje się:

• cenę nabycia - przy odpłatnym nabyciu ŚT, ustaloną na poziomie ceny zakupu powiększonej o koszty bezpośrednio z nim związane oraz koszty poniesione na wprowadzenie składnika aktywów do obrotu,
• cenę nabycia powiększoną o wartość przychodu z tytułu świadczenia w naturze (wartość początkowa = cena nabycia + wartość obniżona) - w przypadku częściowo odpłatnego nabycia,
• koszt wytworzenia - w razie wytworzenia ŚT we własnym zakresie,
• wartość rynkową z dnia nabycia - w ramach nabycia w drodze spadku, darowizny lub w inny nieodpłatny sposób (chyba, że w zawartej umowie została określona wartość w niższej wysokości),
• ustaloną przez podatnika wartość poszczególnych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, nie wyższą jednak od ich wartości rynkowej - otrzymując majątek w związku z likwidacją osoby prawnej (o ile wcześniej nie został wniesiony do tej osoby prawnej jako wkład niepieniężny w postaci przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części).

W przypadku nabycia środka trwałego w postaci wkładu niepieniężnego (aportu) wniesionego do spółki niebędącej osobą prawną jego wartość początkową stanowi:

• wartość początkowa, od której dokonywane były odpisy amortyzacyjne - jeżeli przedmiot wkładu był amortyzowany (odpowiednio zasadę tę stosuje się w przypadku składnika majątku wnoszonego w postaci wkładu niepieniężnego (aportu) do spółki niebędącej osobą prawną przez wspólnika, który składnik ten otrzymał w następstwie likwidacji spółki niebędącej osobą prawną bądź wystąpienia z takiej spółki),

• wartość wydatków poniesionych na nabycie lub wytworzenie przedmiotu wkładu, niezaliczone do kosztów uzyskania przychodów w jakiejkolwiek formie - jeżeli przedmiot wkładu nie był amortyzowany (odpowiednio zasadę stosuje się w przypadku składnika majątku wnoszonego w postaci wkładu niepieniężnego (aportu) do spółki niebędącej osobą prawną przez wspólnika, który składnik ten otrzymał w następstwie likwidacji spółki niebędącej osobą prawną bądź wystąpienia z takiej spółki,
• wartość rynkowa - jeżeli ustalenie wydatków na nabycie lub wytworzenie przedmiotu wkładu przez wspólnika wnoszącego wkład, będącego osobą fizyczną, jest niemożliwe i przedmiot wkładu nie był wykorzystywany przez wnoszącego wkład w prowadzonej działalności gospodarczej, z wyłączeniem wartości niematerialnych i prawnych wytworzonych przez wspólnika we własnym zakresie.

Dokument OT - przyjęcie środka trwałego do użytkowania

Dokument OT jest potwierdzeniem zewidencjonowania środka trwałego jako składnika majątku przedsiębiorstwa. Powinien zawierać elementy określone w przepisach o dowodach księgowych oraz dane wynikające z praktyki księgowej, czyli:

• nazwę i adres jednostki wystawiającej,
• numer kolejny wraz z datą wystawienia,
• nazwę środka trwałego, jego charakterystykę, wartość, stawkę amortyzacji, symbol KŚT i numer inwentarzowy,
• numer i datę dowodu dostawy,
• miejsce użytkowania (przeznaczenia),
• podpisy zespołu przyjmującego środek trwały (w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej podpis podatnika).

Środki trwałe - amortyzacja

Czym jest amortyzacja?

Wydatki poniesione w związku z nabyciem (lub wytworzeniem) środków trwałych zalicza się do kosztów uzyskania przychodu stopniowo, przez cały okres ich użytkowania, za pomocą odpisów amortyzacyjnych. W ten sposób można ukazać systematyczną i planową utratę wartości poszczególnych składników majątku firmy.

Amortyzacja środków trwałych - terminy

Zgodnie z ustawą o rachunkowości rozpoczęcie amortyzacji następuje nie wcześniej niż po przyjęciu środka trwałego do używania (należy pamiętać o zastosowaniu się do zasad wybranej metody amortyzacji), a jej zakończenie – nie później niż z chwilą zrównania wartości odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych z wartością początkową środka trwałego lub przeznaczenia go do likwidacji, sprzedaży lub stwierdzenia jego niedoboru, z ewentualnym uwzględnieniem przewidywanej przy likwidacji ceny sprzedaży netto pozostałości środka trwałego.

Amortyzacja środków trwałych o niskiej wartości

Środki trwałe o wartości poniżej 10.000 PLN mogą, ale nie muszą podlegać amortyzacji. Podatnik ma możliwość ująć je bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodu firmy w miesiącu oddania ich do użytkowania.

Czego nie należy amortyzować:

• gruntu i prawa wieczystego użytkowania gruntów;
• budynków mieszkalnych wraz ze znajdującymi się w nich dźwigami lub lokalami mieszkalnymi, które służą prowadzonej działalności gospodarczej lub są wydzierżawiane albo wynajmowane na podstawie umowy (jeżeli podatnik nie podejmie decyzji o ich amortyzowaniu);
• dzieł sztuki i eksponatów muzealnych;
• wartości firmy powstałej w inny sposób niż określony w art. 22b ust. 2 pkt 1;
• składniki majątku, które nie są używane na skutek zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej na podstawie przepisów dotyczących zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej albo zaprzestania działalności, w której te składniki były używane (nie podlegają amortyzacji od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawieszono albo zaprzestano tej działalności).

Metody amortyzacji środków trwałych - porównanie

Pomoc de minimis - wymagane dokumenty

Decyzję o skorzystaniu z pomocy de minimis podatnik podejmuje samodzielnie. Oznacza to, że aby dokonać jednorazowej amortyzacji z pomocy de minimis, nie musi pytać o zgodę urzędu. Natomiast do organu podatkowego należy zgłosić się po zaświadczenie o skorzystaniu z pomocy de minimis. Wraz z wnioskiem o wydanie takiego zaświadczenia należy złożyć również następujące dokumenty:

• dokument potwierdzający zakup środka trwałego wraz z dowodem zapłaty,
• ewidencję środków trwałych,
• dowód dokonania odpisów amortyzacyjnych (np. kopia KPiR),
• oświadczenie o metodzie amortyzacji, jaką przyjęto by dla środka trwałego, gdyby nie zastosowano jednorazowej amortyzacji,
• kopie zaświadczeń o uzyskanej pomocy de minimis w okresie bieżącego roku kalendarzowego oraz dwóch poprzedzających go lat kalendarzowych albo oświadczenie o wielkości pomocy de minimis otrzymanej w tym okresie albo oświadczenie o nieotrzymaniu pomocy de minimis w tym okresie,
• informacje niezbędne do udzielenia pomocy de minimis dotyczące wnioskodawcy i prowadzonej przez niego działalności gospodarczej oraz wielkości i przeznaczenia pomocy de minimis.

Amortyzacja środka trwałego w przypadku zawieszenia działalności

Wraz z zawieszeniem działalności (jak wynika z art. 22c ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) amortyzacja środków trwałych również musi zostać zawieszona. Składniki majątku nie podlegają amortyzacji od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawieszono działalność, aż do jej wznowienia.

Ewidencja środków trwałych

Wszystkie składniki majątku (nabyte, wytworzone we własnym zakresie, wynajmowane) muszą być ujęte w ewidencji środków trwałych w miesiącu przekazania ich do użytkowania. Ewidencję można prowadzić przykładowo w formie książeczki zakupionej w księgarni akcydensowej, kart z wydrukowanymi z komputera lub ręcznie narysowanymi tabelami. Wpisów do niej dokonuje się na podstawie dokumentów, z których wynika wartość początkowa zewidencjonowanych składników majątku. Sama ewidencja powinna zatem zawierać:

• liczbę porządkową,
• datę nabycia i przyjęcia do używania,
• rodzaj dokumentu stwierdzającego nabycie,
• określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,
• symbol Klasyfikacji Środków Trwałych,
• wartość początkową,
• stawkę amortyzacyjną,
• kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów, w tym także, gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji (wykazu), a następnie z niej wykreślony i ponownie wprowadzony,
• zaktualizowaną wartość początkową,
• zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych,
• wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową,
• datę likwidacji wraz z przyczyną, ewentualnie datę zbycia.

Inwestycje w obcych środkach trwałych

Inwestycje w obce środki trwałe to nakłady poniesione na cudzy środek trwały, który jest użytkowany przez firmę wyłącznie na podstawie zawartej umowy (najmu, dzierżawy, leasingu, użyczenia) i nie stanowi jej własności. Zachowane muszą zostać następujące warunki:

• suma wydatków poniesionych na jego ulepszenie (przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację) przekroczy w danym roku podatkowym 10.000 zł,
• w/w wydatki spowodują wzrost wartości użytkowej w porównaniu do wartości z dnia przyjęcia go do używania (mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji).

W przypadku sprzedaży inwestycji w obce środki trwałe ich niezamortyzowana część stanowi koszt uzyskania przychodu.

Likwidacja środka trwałego

W celu zlikwidowania środka trwałego należy sporządzić dowód księgowy LT, na podstawie którego aktywa rzeczowe firmy zostają wycofane z ewidencji. Dokument ten zawiera następujące dane:

• nazwę jednostki, w której wystawia się dowód LT i jej dokładny adres,
• numer kolejny dowodu,
• datę wystawienia,
• nazwę środka trwałego,
• numer inwentarzowy środka trwałego,
• orzeczenie komisji likwidacyjnej podające przyczynę oraz sposób likwidacji środka trwałego,
• podpisy członków komisji likwidacyjnej,
• podpis pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi w jednostce,
• podpis upoważnionego pracownika księgowości,
• podpis kierownika jednostki,
• uwagi dotyczące likwidowanego środka trwałego.

Zasadniczo przy likwidacji środków trwałych ich niezamortyzowaną część można ująć w kosztach uzyskania przychodów. Nie dotyczy to jednak likwidacji inwestycji w obce środki trwałe. Wyjątkiem od tej reguły (zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 48 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) przykładowo są również straty powstałe w wyniku utraty lub likwidacji samochodów.