Poradnik Przedsiębiorcy

Elementy świadectwa pracy - które są obowiązkowe?

W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca zobowiązany jest niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy. Wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą. Elementy świadectwa pracy są ściśle określone w kodeksie pracy i w rozporządzeniu o świadectwie pracy. 

Świadectwo pracy a kodeks pracy

Zgodnie z art. 97 § 1.1 Kodeksu Pracy, wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą. W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę z pracownikiem, z którym dotychczasowy pracodawca nawiązuje kolejną umowę o pracę bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy, tylko na jego żądanie. 

Pracownik może w każdym czasie żądać wydania świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem każdej umowy o pracę. Pracownik może żądać także świadectwa pracy dotyczącego łącznego okresu zatrudnienia na podstawie takich umów, przypadającego przed zgłoszeniem żądania wydania świadectwa pracy. Pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia pisemnego wniosku pracownika.

Obowiązkowe elementy świadectwa pracy

Zgodnie z art. 97 §  2 KP, obowiązkowe elementy świadectwa pracy to: 

  • okresu i rodzaju wykonywanej pracy,
  • zajmowanych stanowisk,
  • trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy,
  • inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego.

Ponadto w świadectwie pracy powinno zamieścić się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Na żądanie pracownika w świadectwie pracy należy podać także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach.

Informacje i elementy świadectwa pracy określa także art. 1 rozporządzenia o świadectwie pracy. Zgodnie z tym przepisem świadectwo to powinno zawierać w szczególności informacje na temat:

  • okresu lub okresów zatrudnienia,
  • wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy,
  • rodzaju wykonywanej pracy lub zajmowanych stanowisk lub pełnionych funkcji,
  • trybu i podstawy prawnej rozwiązania lub podstawy prawnej wygaśnięcia stosunku pracy, a w przypadku rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem - strony stosunku pracy, która dokonała wypowiedzenia,
  • okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 361 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy,
  • urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy i wykorzystanego w tym roku,
  • wykorzystanego urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia,
  • wykorzystanego urlopu ojcowskiego,
  • wykorzystanego urlopu rodzicielskiego i podstawy prawnej jego udzielenia,
  • wykorzystanego urlopu wychowawczego i podstawy prawnej jego udzielenia,
  • okresu, w którym pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy, o którym mowa w art. 1868 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy
  • zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 Kodeksu pracy, wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
  • liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie, zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
  • okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych,
  • wykorzystanego dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy,
  • okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy , uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty,
  • zajęcia wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym,
  • należności ze stosunku pracy uznanych i nie zaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku z powodu braku środków finansowych,
  • informacji o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz  o uzyskanych kwalifikacjach - na żądanie pracownika. 

Wzór świadectwa pracy zawiera załącznik do rozporządzenia o świadectwie pracy.

Obowiązek przekazania pracownikowi świadectwa pracy

Pracodawca może wydać świadectwo pracy bezpośrednio pracownikowi albo osobie upoważnionej przez pracownika na piśmie. W przypadku, gdy wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej, w terminie określonym powyżej nie jest możliwe (czyli w chwili rozwiązania bądź wygaśnięcia umowy o pracę), pracodawca powinien przesłać świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem poczty lub doręczyć je w inny sposób. Pracownik powinien otrzymać świadectwo nie później w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu.