Korzystanie z samochodu służbowego dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej jest zjawiskiem powszechnym. Coraz częściej podatnicy poszukują innych środków transportu, które zapewniają im łatwiejsze dotarcie do klienta lub też zagwarantują większy prestiż. W poniższym tekście znajdziesz odpowiedź, czy każdy zakup środka transportu w kosztach może zostać ujęty.
Definicja kosztu podatkowego
Zgodnie z ogólną zasadą za koszty uzyskania przychodów uznaje się wydatki spełniające łącznie następujące warunki:
- zostały poniesione przez podatnika,
- są definitywne (rzeczywiste),
- pozostają w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
- zostały poniesione w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła lub mogą mieć inny wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
- zostały właściwie udokumentowane,
- nie zostały wymienione w katalogu wydatków i nie stanowią kosztów podatkowych (art. 16 ust. 1 PDOP/art. 23 ust. 1 PDOF).
Podatnik, dokonując oceny możliwości zaliczenia wydatków poniesionych do kosztów uzyskania przychodów, powinien ze szczególną starannością rozpatrywać poniesione wydatki w kontekście ich reprezentacyjnego charakteru. Naczelny Sąd Administracyjny w wydanym w składzie siedmiu sędziów wyroku z 17 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 702/1, podkreślił, że:
"celem działań o charakterze reprezentacyjnym jest poprawa lub stworzenie pozytywnego wizerunku podatnika, a także wykreowanie pewnego obrazu jego przedsiębiorstwa na zewnątrz z uwzględnieniem rzeczywistości gospodarczej."
Równocześnie wskazać należy wnioski płynące z wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 8 września 2000 r., sygn. akt I SA/Łd 1317/98:
„o celowości ponoszenia wydatków związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. Jeżeli wydatki poniesione przez podatnika w celu uzyskania przychodu zostały prawidłowo udokumentowane /np. umową z firmą szkoleniową, programem szkolenia oraz fakturami / i zaewidencjonowane w prowadzonej ewidencji podatkowej, podlegają one uwzględnieniu przy ustalaniu podstawy opodatkowania jako koszty uzyskania przychodów”.
Rozmowy handlowe na jachcie
Posiadanie jachtu z logo spółki nie jest wystarczającą przesłanką do uznania, iż ponoszone przez spółkę wydatki mają charakter reklamowy. Jak wskazał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Kielcach w wyroku z 26 października 2017 r. I SA/Ke 522/17:
„Samo przemieszczanie się jachtem z logo spółki, nocowanie na nim i potencjalna możliwość prowadzenia na jego pokładzie rozmów biznesowych, bez jednoczesnego podjęcia innych działań mogących skłonić przyszłych kontrahentów do realizacji kontaktów biznesowych na jachcie (przy udziale nocujących na pokładzie pracowników) podważa istnienie związku wydatków na korzystanie z jachtu z przychodem z działalności spółki, która nie polega na działalności związanej z żeglugą”.
Zdaniem sądu posiadanie jachtu stanowi przejaw luksusu, atrakcyjności i prestiżu, więc co do zasady wydatki związane z utrzymaniem jachtu stanowią wydatki o charakterze reprezentacyjnym. Równocześnie w interpretacji Ministra Finansów z 26 października 2011 r., IPPB3/423-636/11-2/PK1, wskazano, iż:
„(...) działania marketingowe prowadzone przez Spółkę polegające na organizowaniu rejsów, wycieczek dla odbiorców produktów oraz klientów niosą za sobą cechy wytworności i okazałości, a w konsekwencji winny być kwalifikowane jako koszty reprezentacji nie podlegające zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów. (...) Podnieść również należy, iż działania podejmowane w zakresie wykorzystania jachtu na narady odbiorców i klientów produktów, są skierowane jedynie do określonej kategorii odbiorców. W rezultacie nie można im przypisać cech reklamy, która co do zasady może zostać uznana za koszt podatkowy na gruncie art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP. (...) kampania reklamowa polegająca na umieszczeniu oznakowań przedsiębiorcy na kadłubie jachtu skierowana jest do nieograniczonej liczby odbiorców. Nie zawiera tym samym ograniczeń należących do istoty »reprezentacji«, gdzie krąg odbiorców jest indywidualnie oznaczony”.
Szkolenie na łódce
Korzystanie z łodzi w kontekście zaliczenia wydatków ponoszonych na jej zakup do kosztów uzyskania przychodów jest prostsze niż w przypadku jachtu. Zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z 9 kwietnia 2013 r., sygn. akt II FSK 1674/11 w celu zaliczenia wydatku na nabycie motorówki w koszty podatkowe, należy wykazać jej związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz to, w jaki sposób motorówka może wpłynąć na przychody firmy.
Na rowerze do klienta
W sytuacji, gdy spółka posiada kontrakt w miejscowości innej niż jej siedziba i zamierza wykorzystać rower jako środek transportu, koszty jego zakupu będą mogły stanowić koszty uzyskania przychodów. W sytuacji, gdy usługi będą świadczone w siedzibie klienta, a rower będzie służył jako środek transportu, zostanie zachowany związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy poniesionym wydatkiem a osiąganym przychodem. Zakup roweru o wartości powyżej 10 000 zł będzie wydatkiem aktywowanym w czasie poprzez dokonywane odpisy amortyzacyjne. Potwierdzenie słuszności powyższych rozważań odnaleźć możemy w interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego z 16 sierpnia 2018 r. Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej o sygn. 0114-KDIP3-1.4011.320.2018.2.KS1.
Analogiczną odpowiedź w sprawie zakupu roweru jako wydatku firmowego otrzymał radca prawny, który rower jako środek transportu zamierzał użytkować w celu dojazdu do klientów, instytucji, sądów i kancelarii komorniczych. Radca prawny zamierzał korzystać z roweru w celu uniknięcia znacznych utrudnień komunikacyjnych i czasochłonnych dojazdów (interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 1 sierpnia 2014 r. o sygn. IBPBI/1/415-490/14/ŚS). W taki sam sposób wypowiedział się Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 6 marca 2008 r., sygn. ITPB1/415-802/08/MM, w której czytamy:
„(...) wydatek poniesiony na zakup roweru będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli będzie miał związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, tj. jeżeli rower ten będzie wykorzystywany na potrzeby i w ramach działalności. Z treści wniosku wynika, że zakupiony rower będzie wykorzystywany przez Wnioskodawcę, który jest lekarzem – w celu przejazdów pomiędzy gabinetami położonymi w różnych częściach miasta, co wskazuje na zaistnienie powyższego związku. Sam fakt użytkowania samochodu osobowego na podstawie umowy leasingu nie wyklucza możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków na zakup roweru”.
Motor jako zakup środka transportu w kosztach podatkowych
Wydatek na zakup motoru stanowi koszty uzyskania przychodu, jeśli spełnia wspomniane wyżej zasady ogólne. Koszty zakupu stanowią koszty podatkowe pod warunkiem, że kupiony pojazd nie jest środkiem trwałym. W przypadku środków trwałych podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych, których wartość początkowa nie przekracza 10 000 zł. Wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania.
Do kosztów podatkowych zaliczyć można nie tylko zakup motocyklu, ale również ubezpieczenie, odzież ochronną czy kask. Korzystne stanowisko w tym zakresie zaprezentował Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie w wyroku z 20 kwietnia 2011 r. o sygn. I SA/Sz 60/11. Równocześnie podkreślić należy, że organy podatkowe uznają kask i specjalistyczna odzież za wydatki o charakterze osobistym, a więc nie powinny stanowić kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej.
Quad
W prowadzonej działalności gospodarczej pojazd samochodowy typu quad może stanowić koszt uzyskania przychodów. Możliwość jego rozpoznania w wysokości kwoty poniesionego zakupu na nabycie quada jednorazowo lub poprzez dokonywane odpisy amortyzacyjne uzależniona jest od tego, czy wydatek na nabycie quada ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. W konsekwencji ma to wpływ na powstanie, zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Słuszność takiego stanowiska potwierdza interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 8 stycznia 2013 r., nr IPTPB1/415-628/12-2/MAP.
Czarter samolotu/śmigłowca
Wynajęcie lub wyczarterowanie statku powietrznego powinno być kwalifikowane jako koszt uzyskania przychodu. W zależności od tego, czy jest ono bezpośrednio związane z celem w postaci osiągnięcia przychodu lub jego zabezpieczenia.
Przez zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów ustawodawca nie uznaje jednak sytuacji, w której spółka poniosła wydatki na wynajęcie samolotu, aby umożliwić zagranicznym gościom kancelarii bezpośredni powrót z Polski do Stanów Zjednoczonych. Organ podatkowy uznał, że taki koszt nie jest związany bezpośrednio z osiągnięciem przychodu, a z budowaniem wizerunku firmy w oczach klienta. Bez znaczenia pozostaje fakt, że kancelaria należy do międzynarodowej sieci kancelarii prawniczych, a strategiczne decyzje dla spółki są podejmowane przy pomocy innych wspólników z zagranicy. Powyższa konkluzja wynika z interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej 5 kwietnia 2017 r., sygn. 1462-IPPB1.4511.87.2017.1.KS.
