Kilometrówka 2024 - stawka za 1 kilometr

Stawki kilometrówki określane są w celu ustalenia zwrotu kosztów przejazdu w podróży służbowej - w przypadku pracowników. Natomiast w przypadku przedsiębiorców, używanie własnego - prywatnego samochodu do działalności objęte jest limitem kosztów w wysokości 20%. Jeżeli natomiast przedsiębiorca używa samochodu firmowego a nie prywatnego i chce odliczać 100% kosztów i 100% VAT to musi udowodnić że samochód faktycznie wykorzystywany jest wyłącznie w działalności. Jak to udowodnić? - odpowiedź Ministerstwa jest prosta - podstawą ujęcia 100% wartości wydatków jest szczegółowa kilometrówka!

Kilometrówka 2024 - przedsiębiorca 

Osoba prowadza działalność gospodarczą, która wykorzystuje do celów służbowych prywatny samochód osobowy i chce wydatki związanie z jego eksploatacją zaliczyć do kosztów firmowych nie musi prowadzić kilometrówki dla celów podatku dochodowego. Zniosła ten obowiązek Ustawa z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw.

Natomiast ewidencję przebiegu pojazdów muszą obowiązkowo prowadzić przedsiębiorcy, którzy używają osobowych aut firmowych (czyli stanowiących środki trwałe, ale też używanych na podstawie leasingu, najmu lub dzierżawy) jeżeli zdecydują się na odliczanie 100% kosztów w KPiR. Konsekwencją nieprowadzenia kilometrówki jest możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu jedynie 75% kosztów związanych z eksploatacją pojazdów firmowych. 

Kilometrówka przedsiębiorcy, który zdecyduje się odliczać 100% kosztów związanych z używaniem firmowego pojazdu do celów działalności zawierać musi:

1. numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
2. dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
3. stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
4. wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona przedsiębiorcą, obejmujący:
1.  kolejny numer wpisu,
2.  datę i cel wyjazdu,
3.  opis trasy (skąd - dokąd),
4.  liczbę przejechanych kilometrów,
5.  imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem,
5. liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Kilometrówka 2024 - pracownicy

Jeżeli zatrudnieni przez przedsiębiorcę pracownicy wykorzystują w pracy prywatne pojazdy, wówczas pracodawca może refundować im koszty użytkowania prywatnych pojazdów rozliczając się z faktycznie przejechanych kilometrów. Należy wtedy założyć ewidencję przebiegu pojazdu.

Zwrot kosztów dla pracownika 

Odpowiadając na pytanie "Ile za 1 km samochód prywatny" należy mieć na uwadze, że pracodawca jest zobligowany do zwrotu pracownikowi sumy wynikającej z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 kilometr. Kwota zwrócona zatrudnionemu będzie stanowiła koszt uzyskania przychodu przedsiębiorcy. Pojawia się zatem pytanie, czy stawka za kilometr może być wyższa niż w rozporządzeniu? Tak, przedsiębiorca w wewnętrznym regulaminie może ustalić wyższe stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu. W tym wypadku, kosztem może być wartość wynikająca z przemnożenia faktycznie przejechanych kilometrów przez ustawową stawkę za 1 kilometr. Czyli nadwyżka zwróconych kosztów nie stanowi kosztu podatkowego.

Przykład 1.

Przedsiębiorca zatrudnia pracownika na stanowisku przedstawiciela handlowego. Zgodnie z umową, pracownik w celu wykonywania pracy będzie użytkował prywatny samochód osobowy o pojemności silnika 1800 cm³. W listopadzie pracownik przejechał 450 km, co wykazał w ewidencji przebiegu pojazdu.

1. pracodawca zagwarantował zwrot kosztów przejazdu w oparciu o ustawową stawkę za 1 kilometr,
2. pracodawca zagwarantował zwrot kosztów przejazdu w wysokości 1,50 zł za 1 kilometr.

Jaką kwotę przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

ad. 1. W związku z tym, że pojemność silnika jest większa niż 900 cm³ ustawowa stawka wynosi 1,15 zł/km.

450 km x 1,15 zł/km = 517,50 zł - jest to kwota, którą pracodawca zwróci pracownikowi i którą w pełni zaliczy do kosztów uzyskania przychodów.

ad. 2. Pracodawca ustalił z pracownikiem inną niż ustawowa stawkę za 1 kilometr, w związku z tym będzie zobligowany zwrócić mu:

450 km x 1,50 zł/km = 675 zł

Przy czym do kosztów uzyskania przychodów może zaliczyć jedynie ilość faktycznie przejechanych kilometrów przez ustawową stawkę:

450 km x 1,15 zł/km = 517,50 zł

675 zł - 517,50 zł = 157,50 zł - kwota ta nie może być kosztem podatkowym.

Ile wynosi stawka za 1 km?

Stawka za 1 km wynika z rozporządzenia w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Kilometrówka w 2024 roku

W 2023 roku nastąpiła zmiana rozporządzenia w sprawie używania samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy w celu realizacji przez pracownika czynności służbowych. Od 2023 roku stawki kilometrówki wynoszą:

• dla samochodu osobowego:
• o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ – 0,89 zł,
• o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ – 1,15 zł,
• dla motocykla – 0, 69 zł
• dla motoroweru – 0,42 zł.

Ile wynosiła kilometrówka w 2022 roku?

W 2022 roku stawki kilometrówki wynosiły:

• dla samochodu osobowego:
• o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ - 0,5214 zł,
• o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ - 0,8358 zł,
• dla motocykla - 0,2302 zł,
• dla motoroweru - 0,1382 zł.

Co ciekawe, ostatnia zmiana stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu miała miejsce w 2007 roku.

Kilometrówka przedsiębiorcy w systemie wFirma.pl

System wFirma.pl umożliwia prowadzenie kilometrówki. Pierwszym krokiem jest wprowadzenie pojazdu do systemu. W celu wprowadzenia pojazdu prywatnego do systemu należy przejść do zakładki EWIDENCJE » POJAZDY » DODAJ POJAZD, gdzie wprowadza się dane dotyczące pojazdu takie jak m.in. numer rejestracyjny, typ czyli czy jest to samochód osobowy, ciężarowy czy motocykl a także formę własności i sposób używania. 

Wydatki, związane z użytkowaniem samochodu prywatnego, księguje się następująco: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT » ZAKUP PALIWA DO POJAZDU lub INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z BIEŻĄCYM UŻYTKOWANIEM POJAZDU. Wydatki księguje się według kwot wyszczególnionych na fakturach. Po wybraniu pojazdu system automatycznie ujmie wydatek w ewidencjach zgodnie z limitem odliczenia VAT i ujęcia w kosztach uzyskania przychodu.

Następnie należy wprowadzić trasy, na których używa się samochodu dla celów firmowych: WYDATKI » KILOMETRÓWKA » DODAJ WPIS. W okienku, które się pojawi, najpierw należy wybierać pojazd, następnie uzupełnić datę i cel wyjazdu np. dojazd do klienta. Przedsiębiorcy nie obowiązują żadne limity przejechanych kilometrów. Wpisuje on więc wszystkie trasy, które pokonał w danym okresie w związku z prowadzoną działalnością.

Ewidencję przebiegu pojazdu na koniec miesiąca można wydrukować z zakładki WYDATKI » KILOMETRÓWKA » DRUKUJ EWIDENCJĘ (VAT).