Poradnik Przedsiębiorcy

Kilometrówka 2018 - stawka za 1 kilometr

Stawki kilometrówki określane są w celu ustalenia zwrotu kosztów przejazdu w podróży służbowej - w przypadku pracowników. Natomiast w przypadku przedsiębiorców, stawka za 1 kilometr jest niezwykle istotna, gdy w ramach działalności gospodarczej wykorzystują prywatny lub użyczony samochód osobowy. Jak to wygląda w praktyce, jeśli chcą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatki związane z jego użytkowaniem? Sprawdź, ile wynosi stawka za 1 km w zależności od pojemności silnika oraz jak powinna byc prowadzona kilometrówka. Odpowiedź w artykule!

Stawka za 1 kilometr - kilometrówka 2018

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy w 2018 roku stawki kilometrówki będą wynosiły:

  • dla samochodu osobowego:
    • o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,
    • o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł,
  • dla motocykla - 0,2302 zł,
  • dla motoroweru - 0,1382 zł.

Co ciekawe, ostatnia zmiana stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu miała miejsce w 2007 roku.

Kilometrówka 2018 - przedsiębiorca

Osoba prowadza działalność gospodarczą, która wykorzystuje do celów służbowych prywatny samochód osobowy i chce wydatki związanie z jego eksploatacją zaliczyć do kosztów firmowych, musi prowadzić kilometrówkę dla celów podatku dochodowego. Obowiązek ten wynika z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT:

"Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów: poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu."

Kilometrówka, zgodnie z art. 23 ust. 7 ustawy o podatku dochodowym powinna zawierać takie dane jak:

  • nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
  • numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
  • kolejny numer wpisu,
  • datę i cel wyjazdu,
  • opis trasy (skąd - dokąd),
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  • stawkę za 1 km przebiegu,
  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu, oraz
  • podpis przedsiębiorcy

Wydatki poniesione na pojazd, do którego prowadzona jest ewidencja przebiegu pojazdu, ujmuje się w kol. 13 KPiR - pozostałe wydatki. Księgowania dokonuje się na ostatni dzień miesiąca, w oparciu o zestawienie poniesionych wydatków wynikających z faktur oraz z prowadzonej kilometrówki.

Przedsiębiorca nie może w danym miesiącu zaliczyć do kosztów większej kwoty wydatków, niż ta wyznaczona limitem (suma przejechanych km x stawka za 1 kilometr).

Szczegółowe zasady prowadzenia kilometrówki zostały opisane w artykule: Jak rozliczać kilometrówkę w praktyce? - przykłady

 

Kilometrówka 2018 - pracownicy

Jeżeli zatrudnieni przez przedsiębiorcę pracownicy wykorzystują w pracy prywatne pojazdy, wówczas pracodawca może refundować im koszty użytkowania prywatnych pojazdów rozliczając się z faktycznie przejechanych kilometrów. Należy wtedy założyć ewidencję przebiegu pojazdu, tak jak w przypadku przedsiębiorcy, który użytkuje swój prywatny samochód do celów firmowych.

Wówczas pracodawca jest zobligowany do zwrotu pracownikowi sumy wynikającej z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 kilometr. Kwota zwrócona zatrudnionemu będzie stanowiła koszt uzyskania przychodu przedsiębiorcy. Wyjątkiem będzie sytuacja, w której przedsiębiorca w wewnętrznym regulaminie ustali wyższe stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu. W tym wypadku, kosztem może być wartość wynikająca z przemnożenia faktycznie przejechanych kilometrów przez ustawową stawkę za 1 kilometr.

Przykład 1.

Przedsiębiorca zatrudnia pracownika na stanowisku przedstawiciela handlowego. Zgodnie z umową, pracownik w celu wykonywania pracy będzie użytkował prywatny samochód osobowy o pojemności silnika 1800 cm3. W listopadzie pracownik przejechał 450 km, co wykazał w ewidencji przebiegu pojazdu.

  1. pracodawca zagwarantował zwrot kosztów przejazdu w oparciu o ustawową stawkę za 1 kilometr,

  2. pracodawca zagwarantował zwrot kosztów przejazdu w wysokości 0,95 zł za 1 kilometr.

Jaką kwotę przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

ad. 1. W związku z tym, że pojemność silnika jest większa niż 900 cm3 ustawowa stawka wynosi 0,8358 zł/km.

450 zł x 0,8358 zł/km = 376,11 zł - jest to kwota, którą pracodawca zwróci pracownikowi i którą w pełni zaliczy do kosztów uzyskania przychodów.

ad. 2. Pracodawca ustalił z pracownikiem inną niż ustawowa stawkę za 1 kilometr, w związku z tym będzie zobligowany zwrócić mu:

450 zł x 0,95 zł/km = 427,50 zł

Przy czym do kosztów uzyskania przychodów może zaliczyć jedynie ilość faktycznie przejechanych kilometrów przez ustawową stawkę:

450 zł x 0,8358 zł/km = 376,11 zł

427,50 zł - 376,11 zł = 51,39 zł - kwota ta nie może być kosztem podatkowym.

Kilometrówka przedsiębiorcy w systemie wFirma.pl

System wFirma.pl umożliwia prowadzenie kilometrówki. Pierwszym krokiem jest wprowadzenie pojazdu do systemu. W celu wprowadzenia pojazdu prywatnego do systemu należy przejść do zakładki EWIDENCJE » MAJĄTEK » POJAZDY » DODAJ POJAZD (gdzie okienko “pojazd firmowy” zostawia się jako odznaczone - puste). Ważne jest wpisanie poprawnej pojemności silnika, gdyż od tego zależą dalsze wyliczenia.

Kilometrówka - dodawanie pojazdu

 

Po zapisaniu okna należy wybrać odliczenie VAT 50% lub 100% (w przypadku samochodów prywatnych używanych w działalności należy wybrać 50% VAT).

Wydatki, związane z użytkowaniem samochodu prywatnego, księguje się następująco: WYDATKI » DODAJ » FAKTURA VAT » ZAKUP PALIWA DO POJAZDU lub INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z BIEŻĄCYM UŻYTKOWANIEM POJAZDU. Wydatki księguje się według kwot wyszczególnionych na fakturach - system poprzez przypisany pojazd rozpozna, czy ma się prawo do odliczenia podatku VAT od danego wydatku, czy też nie.

 

Następnie należy wprowadzić trasy, na których używa się samochodu dla celów firmowych: WYDATKI » KILOMETRÓWKA » DODAJ WPIS. W okienku, które się pojawi, najpierw należy wybierać pojazd, następnie uzupełnić datę i cel wyjazdu np. dojazd do klienta. Przedsiębiorcy nie obowiązują żadne limity przejechanych kilometrów. Wpisuje on więc wszystkie trasy, które pokonał w danym okresie w związku z prowadzoną działalnością.

Kilometrówka - dodawanie wpisu

Ewidencję przebiegu pojazdu na koniec miesiąca można wydrukować z zakładki WYDATKI » KILOMETRÓWKA » DRUKUJ EWIDENCJĘ (KPiR).

Kilometrówka - drukowanie