Poradnik Przedsiębiorcy

Zapewnienie noclegu kontrahentom a koszty podatkowe

Pozyskiwanie nowych klientów często wymaga od przedsiębiorców nawiązywania kontaktów handlowych. W trakcie prowadzonych rozmów nierzadko ma miejsce zapewnienie noclegu kontrahentom. W dzisiejszym artykule rozważymy, czy taki wydatek może zostać zakwalifikowany jako koszt podatkowy prowadzonej działalności gospodarczej.

Zapewnienie noclegu kontrahentom - początkowe stanowisko organów podatkowych

Pierwotnie w sporach z podatnikami fiskus zajmował stanowisko, że wydatki na noclegi dla kontrahentów nie mogą być zaliczane do kosztów podatkowych. W celu uzasadnienia tej tezy organy podatkowe twierdziły, że zapewnienie noclegu kontrahentom to wydatki na reprezentację, które zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy CIT oraz art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy PIT nie mogą stanowić kosztu podatkowego. W rozwinięciu tej tezy fiskus wskazywał, że ponoszone przez przedsiębiorców wydatki na pokrycie kosztów noclegów dla kontrahentów ukierunkowane są na reprezentowanie firmy oraz budowanie jej prestiżu.

W ocenie fiskusa wydatki na nocleg dla kontrahentów wykraczają niewątpliwie poza poziom gościnności zwyczajowo przyjęty w tego typu kontaktach i służą budowaniu określonego wrażenia w odbiorze firmy. Co więcej, organy stały na stanowisku, że taki nocleg to nic innego, jak działania dla zapewnienia wygody i komfortu, mające na celu zaprezentowanie przedsiębiorcy jako prestiżowego partnera.  W rezultacie w wydawanych interpretacjach indywidualnych organy podatkowe ostatecznie stwierdzały, że wydatki związane z pokryciem kosztów noclegu kontrahentów ponoszone w ramach oficjalnych kontaktów handlowych mają na celu budowanie pozytywnego wrażenia w odbiorze firmy, dlatego też jako koszty reprezentacji nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (por. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 27 maja 2010 r., nr IBPBI/2/423-421/10/MS).

Zmiana podejścia organów podatkowych

Na podstawie ostatnio wydawanych interpretacji można jednak zauważyć, że organy podatkowe zmieniły zdanie w przedmiotowej sprawie i obecnie publikują korzystne dla podatników stanowisko. Otóż, w świetle najnowszych interpretacji wydatki na noclegi dla kontrahentów należy rozpatrywać w kontekście ogólnych kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli zatem opisany wydatek poniesiony  pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem przychodu z danego źródła bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów, to może zostać zaliczony do kosztów podatkowych.

Aktualnie organy podatkowe wskazują, że kosztami podatkowymi są zarówno wydatki pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.

Dodać również należy, że koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu uzyskiwano oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast za koszty służące zabezpieczeniu źródła przychodów należy uznać koszty poniesione na ochronę istniejącego źródła przychodów, w sposób gwarantujący bezpieczne funkcjonowanie tego źródła.

W świetle powyższych teorii organy podatkowe wywnioskowały, że zapewnienie noclegu kontrahentom to wydatek związany pośrednio z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa jako całości. Ponadto wbrew wcześniejszemu stanowisku, brak podstaw do zakwalifikowania takiego wydatku jako podnoszącego prestiż i wpływającego na reprezentację firmy.

Przykład 1.

Przedsiębiorca zaprosił swojego głównego kontrahenta na rozmowy biznesowe celem omówienia warunków nowego zamówienia. Prowadzone negocjacje przeciągnęły się do późnych godzin nocnych. Przedsiębiorca zapewnił partnerowi biznesowemu nocleg w pobliskim hotelu. Wydatek na nocleg dla kontrahenta będzie mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.

Podobnie wskazał Szef Krajowej Administracji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 13 września 2017 r., nr DPP13.8221.3B.2017.MNX:

Biorąc pod uwagę powyższe należy stwierdzić, że wydatki poniesione przez spółkę na zapewnienie noclegu dla obecnych jak i potencjalnych kontrahentów nie podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, bowiem jak wynika ze stanu sprawy wydatki poniesione przez spółkę były niezbędne w celu zorganizowania przedmiotowych spotkań handlowych.

Zatem celem tych spotkań nie jest wyłącznie stworzenie dobrego wizerunku wnioskodawcy czy też wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Poniesione wydatki są poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, tym samym mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Dodatkowe warunki obciążające podatników

Ważne, aby przedsiębiorcy pamiętali o związku przyczynowo-skutkowym pomiędzy ponoszonymi kosztami a prowadzoną działalnością. W konsekwencji spotkania z obecnymi, jak i potencjalnymi kontrahentami oraz wydatki na noclegi nie mogą mieć charakteru czysto rozrywkowego czy też konsumpcyjnego. Wprawdzie powyższy warunek jest określony bardzo ogólnie i nie sposób wskazać, w którym momencie wydatek na nocleg dla kontrahenta może przekroczyć główny cel, jednak z pewnością w podejmowanych działaniach należy zachować umiar i odpowiednie proporcje.  

Przykład 2.

Przedsiębiorca zaprosił potencjalnego kontrahenta z zagranicy na rozmowy handlowe. W ramach noclegu przedsiębiorca zapewnił zakwaterowanie w pięciogwiazdkowym hotelu oddalonym o 100 km od siedziby firmy, pakiety SPA, wycieczki krajoznawcze oraz dodatkowe atrakcje. W podanym przykładzie można przypuszczać, że zakres poniesionych wydatków przekroczył jednak cel spotkania, jakim ma być nawiązanie kontaktów biznesowych oraz prowadzenie rozmów.

Ponadto wskazać należy, że to na przedsiębiorcy ciąży również obowiązek należytego udokumentowania ww. wydatków. Przy czym posiadane dowody nie mogą się ograniczać do faktur (rachunków) stwierdzających wysokość poniesionych wydatków, lecz winny to być dowody umożliwiające w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowo-skutkowego poniesionych wydatków z przychodami z prowadzonej działalności gospodarczej, a ponadto potwierdzające racjonalność poniesionych wydatków.