Poradnik Przedsiębiorcy

Faktura zaliczkowa i końcowa - czym się różnią i jak je rozliczyć?

Podczas dokonywania transakcji, przedsiębiorcy często pobierają zaliczki na poczet przyszłych dostaw lub usług. Otrzymaną zaliczkę należy udokumentować, jednym z podstawowych obowiązków podatnika rozliczającego podatek od towarów i usług, obok obowiązku prowadzenia ewidencji i składania deklaracji podatkowych, jest bowiem dokumentowanie czynności będących przedmiotem opodatkowania. Jednym z takich dokumentów jest faktura zaliczkowa.

Jeśli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty (w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, wkład budowlany lub mieszkaniowy przed ustanowieniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu), wówczas obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty.

Fakturę zaliczkową należy wystawić:

  • nie wcześniej niż 30. dnia przed otrzymaniem zaliczki (art. 106i ust. 7 pkt 2 ustawy),

  • nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy (art. 106i ust. 2 ustawy).

Elementy faktury

Faktura zaliczkowa powinna zawierać elementy wymienione w art. 106f ustawy o VAT, tj.:

  • datę jej wystawienia,

  • kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,

  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

  • numery, za pomocą których podatnik i nabywca są zidentyfikowani na potrzeby podatku,

  • datę otrzymania całości lub części zapłaty przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,

  • otrzymaną kwotę zapłaty,

  • kwotę podatku wyliczoną według wzoru:

KP = (ZB x SP) ÷ (100+SP)

 

gdzie:

KP – oznacza kwotę podatku,

ZB – oznacza kwotę otrzymanej całości lub części zapłaty,

SP – oznacza stawkę podatku,

  • dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, cenę jednostkową netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług netto, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umowy.

Jeżeli faktury zaliczkowe nie obejmują całej zapłaty za dostawę towaru lub świadczenie usługi, wówczas podatnik po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi wystawia fakturę na pozostałą część zapłaty (tzw. fakturę końcową), w której:

  • sumę wartości towarów lub usług pomniejsza o wartość otrzymanych części zapłaty,

  • kwotę podatku pomniejsza o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części zapłaty.

Faktura końcowa powinna również zawierać wszystkie numery faktur zaliczkowych wystawionych przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi (art. 106f ust. 3 ustawy o VAT).

Wystawca faktury końcowej nie musi jednak podawać w niej daty wystawienia faktury zaliczkowej ani kwoty otrzymanej zaliczki, choć może tak uczynić. Gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę zaliczkową, a faktury te obejmują łącznie całą zapłatę, ostatnia z tych faktur powinna zawierać również wszystkie numery poprzednich faktur zaliczkowych (art. 106f ust. 4 ustawy o VAT).

Faktura zaliczkowa 100%

W przypadku gdy faktura zaliczkowa obejmuje 100%, sprzedawca nie musi wystawiać faktury końcowej. Wystawia się ją w sytuacji, gdy faktury zaliczkowe nie obejmują całej ceny brutto transakcji. Jeżeli natomiast pobrana kwota zaliczki (zaliczek) stanowi całą wartość transakcji, nie ma potrzeby wystawienia faktury końcowej po zrealizowaniu transakcji. Zostaje ona wówczas rozliczona w całości na podstawie faktur zaliczkowych.

Jednak w naszej opinii, nie jest błędem wystawienie faktury końcowej w takim przypadku.

Faktura zaliczkowa i dostawa w tym samym miesiącu

W przypadku, gdy otrzymana zaliczka na poczet dostawy towarów oraz realizacja dostawy odbywa się w tym samym miesiącu (okresie rozliczeniowym), wówczas obowiązek podatkowy, zarówno dla zaliczki, jak i dostawy towarów, powstaje w tym samym miesiącu. W takiej sytuacji podatnik może wystawić jedną fakturę, w której opodatkuje całość dokonanej dostawy (łącznie z kwotą otrzymanej zaliczki).

Stanowisko takie potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w piśmie z 15 maja 2014 r. (sygn. IPPP3/443-186/14-2/SM), gdzie możemy przeczytać:

(...) w przypadku, gdy w tym samym okresie rozliczeniowym (miesiącu) Spółka otrzyma zaliczkę na poczet dostawy, jak również dokona samej dostawy towaru, nie ma obowiązku wystawienia odrębnej faktury na udokumentowanie zaliczki (termin na wystawienie faktury zaliczkowej i końcowej jest taki sam). Spółka może wystawić jedną fakturę, zawierającą elementy, o których mowa w art. 106e–106f ustawy, w której opodatkuje całość dokonanej dostawy (łącznie z kwotą otrzymanej zaliczki) (…).

Podobne stanowisko zaprezentował Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w piśmie z 16 września 2014 r., sygn. IPPP1/443-857/14-2/Igo. Organ podatkowy potwierdził stanowisko podatnika, zgodnie z którym:

(…) nie można zatem uznać, iż literalna wykładnia art. 106a-106q ustawy VAT nakazuje wystawianie faktur zaliczkowych w przypadku, gdy w tym samym miesiącu (bądź do 15 dnia następnego miesiąca) zostanie wystawiona faktura rozliczeniowa. Jednocześnie, biorąc pod uwagę treść uzasadnienia do ustawy nowelizującej oraz cel wprowadzonych od 1 stycznia 2014 r. przepisów, ukierunkowanych na ograniczenie obowiązków o charakterze formalnym oraz wprowadzenie ułatwień dla przedsiębiorcy, należy opowiedzieć się za możliwością nie wystawienia faktury zaliczkowej, jeśli w ustawowym terminie zostanie wystawiona faktura rozliczeniowa zawierająca wszystkie niezbędne elementy wskazane w art. 106e oraz odpowiednie elementy wskazane art. 106f ustawy VAT (kwotę zapłaty, kwotę podatku, datę i kwotę brutto otrzymanej zaliczki), a od transakcji zostanie rozpoznany obowiązek podatkowy.

(…) w ocenie Wnioskodawcy w przedstawionym stanie faktycznym nie będzie on zobowiązany do wystawienia faktury zaliczkowej w sytuacji, gdy w miesiącu wpłacenia zaliczki zostanie dokonana dostawa i w ustawowym terminie wystawiona zostanie faktura rozliczeniowa zawierająca elementy określone w art. 106e oraz elementy wskazane w art. 106f ustawy VAT. W takim przypadku właściwe będzie udokumentowanie dokonania transakcji poprzez wystawienie jednego dokumentu - faktury rozliczeniowej, której treść, obok elementów wskazanych w art. 106e ustawy VAT, będzie zawierać również elementy określone w art. 106f tej ustawy - kwotę zapłaty, kwotę podatku, datę i kwotę brutto otrzymanej zaliczki (…).