Zasiłek chorobowy za byłego pracownika – obowiązki pracodawcy

Rozwiązanie umowy o pracę nie zawsze oznacza koniec obowiązków kadrowo-płacowych wobec byłego pracownika. Zasiłek chorobowy za byłego pracownika to sytuacja, w której firma nadal musi dopełnić określonych formalności przed organem rentowym. Wyjaśniamy, jakie kroki musi podjąć pracodawca, aby proces ten przebiegł bez zakłóceń.

Nabycie prawa do zasiłku chorobowego – terminy

Prawo do zasiłku chorobowego ubezpieczony nabywa po upływie 30 dni nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego, jeżeli podlega obowiązkowo temu ubezpieczeniu, a gdy jest ubezpieczony dobrowolnie, po upływie 90 dni nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego.

Prawo do zasiłku chorobowego przysługuje od pierwszego dnia ubezpieczenia chorobowego następującym podmiotom:

1. absolwentom szkół lub uczelni lub osobom, które zakończyły kształcenie w szkole doktorskiej, którzy zostali objęci ubezpieczeniem chorobowym lub przystąpili do ubezpieczenia chorobowego w ciągu 90 dni od dnia ukończenia szkoły lub uzyskania dyplomu ukończenia studiów, lub zakończenia kształcenia w szkole doktorskiej;
2. jeżeli niezdolność do pracy spowodowana została wypadkiem w drodze do pracy lub z pracy;
3. ubezpieczonym obowiązkowo, którzy mają wcześniejszy co najmniej 10-letni okres obowiązkowego ubezpieczenia chorobowego;
4. posłom i senatorom, którzy przystąpili do ubezpieczenia chorobowego w ciągu 90 dni od ukończenia kadencji;
5. funkcjonariuszom Służby Celnej, którzy przyjęli propozycję pracy na podstawie art. 165 ust. 7 i art. 167 ust. 2 Ustawy z dnia 16 listopada 2016 roku – Przepisy wprowadzające ustawę o Krajowej Administracji Skarbowej i stali się pracownikami w jednostkach organizacyjnych Krajowej Administracji Skarbowej.

Zasiłek chorobowy – uprawnieni

Zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego przysługuje:

• pracownikowi,
• członkowi rolniczej spółdzielni produkcyjnej,
• członkowi spółdzielni kółek rolniczych,
• osobie odbywającej służbę zastępczą,
• małżonkowi Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej.

Zasiłek chorobowy dla osób podlegających dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu przysługuje:

• wykonującym pracę nakładczą;
• wykonującym pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług albo współpracującym z osobą, która wykonuje taką umowę;
• niani zatrudnionej na podstawie umowy uaktywniającej;
• prowadzącym pozarolniczą działalność i osobom współpracującym z nimi;
• współpracującym z osobą korzystającą z „ulgi na start”;
• wykonującym odpłatnie pracę na podstawie skierowania do pracy w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania;
• duchownym;
• doktorantom.

Jak ustalić płatnika zasiłku?

ZUS wypłaca zasiłki ubezpieczonym w następujących przypadkach:

• gdy płatnicy składek zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych,
• prowadzącym działalność pozarolniczą i osobom z nimi współpracującym,
• duchownym,
• osobom uprawnionym do zasiłków za okres po ustaniu ubezpieczenia,
• podlegającym ubezpieczeniu chorobowemu w Polsce z tytułu zatrudnienia u pracodawcy zagranicznego.

Przedsiębiorca jako płatnik składek na ubezpieczenie chorobowe zgłaszający do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych wypłaca zasiłki swoim ubezpieczonym w czasie trwania ubezpieczenia. Zmiana liczby zatrudnionych po 30 listopada lub w trakcie następnego roku kalendarzowego nie wpływa na ustalenie płatnika zasiłków.

Ustanie tytułu ubezpieczenia a zasiłek chorobowy

Po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego zasiłek chorobowy będzie przysługiwał osobie, jeżeli stała się niezdolna do pracy i jeżeli niezdolność ta trwała bez przerwy co najmniej 30 dni, i powstała:

1. nie później niż w ciągu 14 dni od ustania tytułu ubezpieczenia chorobowego;
2. nie później niż w ciągu 3 miesięcy od ustania tytułu ubezpieczenia chorobowego – w razie choroby zakaźnej, której okres wylęgania jest dłuższy niż 14 dni, lub innej choroby, której objawy chorobowe ujawniają się po okresie dłuższym niż 14 dni od początku choroby.

Formalności wymagane, aby uzyskać zasiłek chorobowy za byłego pracownika

Aby ubezpieczony otrzymał zasiłek chorobowy z ZUS-u po ustaniu zatrudnienia, były pracodawca musi przekazać zaświadczenie na formularzu

1. ZUS Z-3 – dla pracowników, którzy byli zatrudnieni na umowę o pracę;
2. ZUS Z-3a – w przypadku pozostałych ubezpieczonych, w tym osoby zatrudnione na umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług.

Przykład 1.

Pani Anna była zatrudniona w firmie Beta, która zatrudnia 30 pracowników i sama wypłaca zasiłki. Jej umowa o pracę rozwiązała się 31 maja 2026 roku. Kobieta otrzymała nieprzerwane zwolnienie lekarskie na okres od 20 maja do 15 czerwca 2026 roku. Co w tej sytuacji z zasiłkiem chorobowym pani Anny? W okresie od 20 do 31 maja, tj. w czasie trwania zatrudnienia, zasiłek chorobowy nalicza i wypłaca firma Beta. Od 1 do 15 czerwca, tj. po rozwiązaniu umowy, zasiłek chorobowy wypłaca już bezpośrednio ZUS. Obowiązkiem pracodawcy po zakończeniu umowy jest niezwłoczne przekazanie do ZUS-u zaświadczenia ZUS Z-3. Na tej podstawie ZUS przejmuje wypłatę zasiłku za resztę czerwca.

Przykład 2.

Firma Alfa zatrudnia na umowę o pracę 25 osób według stanu na 30 listopada 2025 roku. Z uwagi na to, że liczba ta przekracza 20 ubezpieczonych, to firma Alfa, a nie ZUS jest zobowiązana do samodzielnego naliczania i wypłacania zasiłków chorobowych swoim pracownikom w czasie trwania ich zatrudnienia. Pan Tomasz był jednym z pracowników tej firmy. W czerwcu 2026 roku jego umowa o pracę uległa rozwiązaniu. Kilka dni po rozwiązaniu umowy mężczyzna poważnie zachorował. Do niezdolności do pracy doszło już po ustaniu tytułu do ubezpieczenia, czyli po rozwiązaniu umowy. Dlatego ma tutaj zastosowanie zasada, że zasiłek za ten okres zawsze wypłaca ZUS. Czy pracodawca musi dopełniać jakichś formalności w tym wypadku? Mimo że firma Alfa na co dzień sama wypłaca zasiłki swoim obecnym pracownikom, w przypadku pana Tomasza jej rola ogranicza się wyłącznie do wypełnienia i przekazania do ZUS-u zaświadczenia płatnika składek, formularza ZUS Z-3. Resztą formalności i samą wypłatą pieniędzy zajmie się już bezpośrednio ZUS.

Przesłanki uprawniające otrzymanie zasiłku chorobowego

Zasiłek chorobowy przysługuje ubezpieczonemu, który stał się niezdolny do pracy z powodu choroby w czasie trwania ubezpieczenia chorobowego. Poza tą sytuacją zasiłek chorobowy będzie przysługiwał z uwagi na niemożność wykonywania pracy z powodu:

1. decyzji wydanej przez właściwy organ albo uprawniony podmiot na podstawie przepisów o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi;
2. poddania się obowiązkowi kwarantanny, izolacji w warunkach domowych albo izolacji, o której mowa w przepisach o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi;
3. przebywania w stacjonarnym zakładzie lecznictwa odwykowego w celu leczenia uzależnienia alkoholowego;
4. przebywania w szpitalu albo innym zakładzie leczniczym podmiotu leczniczego wykonującego działalność leczniczą w rodzaju stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne w celu leczenia uzależnienia od środków odurzających lub substancji psychotropowych;
5. poddania się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów.

Okres zasiłkowy

Okres przysługiwania zasiłku chorobowego to 182 dni niezdolności do pracy, a jeżeli niezdolność do pracy została spowodowana gruźlicą lub występuje w trakcie ciąży – 270 dni.

Kolejne zwolnienie po ustaniu zatrudnienia

W przypadku kolejnego zwolnienia lekarskiego wystawionego już po ustaniu zatrudnienia były pracownik składa wniosek o wypłatę zasiłku bezpośrednio do ZUS-u na formularzu ZAS-53. Dodatkowo należy pamiętać, że wymagane jest złożenie oświadczenia na druku Z-10. Wypełnione formularze można przekazać także elektronicznie za pośrednictwem platformy eZUS.

Wysokość zasiłku chorobowego

Miesięczny zasiłek chorobowy wynosi 80% podstawy wymiaru zasiłku.

Zasiłek chorobowy przysługuje za każdy dzień niezdolności do pracy, nie wyłączając dni wolnych od pracy.

Kiedy zasiłek nie będzie przysługiwał?

Zasiłek chorobowy zarówno z tytułu niezdolności do pracy powstałej w czasie trwania ubezpieczenia chorobowego, jak i z tytułu niezdolności do pracy powstałej po ustaniu tytułu ubezpieczenia nie przysługuje za okres po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego, jeżeli osoba niezdolna do pracy:

1. ma ustalone prawo do emerytury lub renty z tytułu niezdolności do pracy;
2. kontynuuje działalność zarobkową lub podjęła działalność zarobkową stanowiącą tytuł do objęcia obowiązkowo lub dobrowolnie ubezpieczeniem chorobowym albo zapewniającą prawo do świadczeń za okres niezdolności do pracy z powodu choroby;
3. nie nabyła prawa do zasiłku w czasie ubezpieczenia;
4. jest uprawniona do zasiłku dla bezrobotnych, zasiłku przedemerytalnego, świadczenia przedemerytalnego, rodzicielskiego świadczenia uzupełniającego lub nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego;
5. podlega obowiązkowo ubezpieczeniu społecznemu rolników określonemu w przepisach o ubezpieczeniu społecznym rolników.

Zasiłek chorobowy za byłego pracownika - podsumowanie

Choć wypłatą zasiłku chorobowego po ustaniu zatrudnienia zajmuje się bezpośrednio ZUS, rola byłego pracodawcy jako płatnika składek jest tu kluczowa. Głównym zadaniem pracodawcy jest sprawne i bezbłędne dostarczenie niezbędnej dokumentacji, w tym przede wszystkim zaświadczenia ZUS Z-3. Niedopełnienie tych obowiązków lub niedotrzymanie terminów może skutkować nie tylko opóźnieniem wypłaty środków dla byłego pracownika, ale także problemami podczas ewentualnej kontroli z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Trzymanie się procedur to najlepszy sposób na formalne i spokojne zamknięcie tego etapu.