Przekwalifikowanie samochodu osobowego na środek trwały wymaga odpowiedniego ujęcia w księgach rachunkowych i zachowania zgodności z obowiązującymi przepisami. Proces ten obejmuje przeksięgowanie wartości pojazdu z towarów do ewidencji środków trwałych oraz, w razie potrzeby, uwzględnienie korekty VAT, jeśli zmienia się sposób wykorzystania pojazdu wpływający na prawo do odliczenia podatku VAT.
Przekwalifikowanie samochodu osobowego na środek trwały
Przekwalifikowanie samochodu osobowego na środek trwały może zostać dokonane przez podmioty prowadzące działalność gospodarczą w zakresie handlu samochodami. Takie działanie może mieć miejsce np., gdy samochód zostaje przeznaczony do najmu długoterminowego lub do wykorzystania w bieżącej działalności operacyjnej przedsiębiorstwa. Należy mieć na uwadze, że przekwalifikowanie samochodu osobowego z towaru na środek trwały może wiązać się z koniecznością dokonania korekty VAT, co następuje w sytuacji, gdy zmienia się prawo do odliczenia podatku VAT – z pełnego odliczenia (100%) na ograniczone (50%). Obowiązek takiej korekty uzależniony jest od nowego sposobu wykorzystania samochodu osobowego w prowadzonej przez jednostkę działalności gospodarczej. Przekwalifikowanie samochodu osobowego z towaru handlowego na środek trwały wymaga również wprowadzenia odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych. Zmienia się bowiem to, że samochód nie stanowi już towaru handlowego, a podlega zakwalifikowaniu jako środek trwały. Przy czym należy podkreślić, że wymaga to spełniania definicji środków trwałych zawartej w art. 3 ust. 15 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem przez środki trwałe rozumie się co do zasady rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Zalicza się do nich w szczególności:
- nieruchomości – w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego;
- maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy;
- ulepszenia w obcych środkach trwałych;
- inwentarz żywy.
Przy czym środki trwałe oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu zalicza się do aktywów trwałych jednej ze stron umowy, zgodnie z warunkami określonymi w ust. 4 UoR.
Sposób ujęcia przekwalifikowania samochodu osobowego z towaru na środek trwały wyjaśniamy na przykładach.
Przekwalifikowanie samochodu osobowego na środek trwały przy zachowaniu pełnego odliczenia VAT
Przykład 1
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością będąca czynnym podatnikiem VAT nabyła od innego czynnego podatnika VAT 4 samochody osobowe z zamiarem ich dalszej odsprzedaży. W związku z tym pojazdy zostały ujęte w księgach rachunkowych jako towary handlowe. Po kilku miesiącach z uwagi na brak zainteresowania ze strony potencjalnych klientów spółka podjęła decyzję o przekwalifikowaniu 3 z 4 samochodów na środki trwałe z przeznaczeniem na najem długoterminowy. Spółka dokonała odpowiednich zmian w umowie i zgłosiła stosowne zmiany w KRS (nowy kod PKD) pozwalające na dostosowanie działalności do aktualnych potrzeb biznesowych. Przy zakupie samochodów spółka odliczyła podatek VAT w pełnej wysokości. Jakie zapisy należy wprowadzić w księgach rachunkowych w związku z przekwalifikowaniem samochodów z towarów handlowych na środki trwałe przeznaczone do najmu długoterminowego?
Na wstępie należy zaznaczyć, że w związku z przekwalifikowaniem pojazdów na środki trwałe przeznaczone do najmu długoterminowego prawo do odliczenia VAT nie uległo zmianie. Zgodnie bowiem z art. 86a ust. 5 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług warunku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie stosuje się w przypadku pojazdów samochodowych przeznaczonych wyłącznie do:
- odprzedaży;
- sprzedaży, w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika;
- oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze
– jeżeli odprzedaż, sprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika.
Oznacza to, że w tym przypadku w związku ze zmianą przeznaczenia samochodów osobowych spółka nie dokonuje korekty VAT, ponieważ nie zmienia się odliczenie VAT. Zarówno w przypadku zakupu samochodów osobowych przeznaczonych do dalszej odsprzedaży (towary handlowe), jak i przeznaczonych na najem długoterminowy (środek trwały) czynnemu podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia 100% VAT od zakupu pojazdu.
Zmienia się natomiast to, że samochody osobowe nie stanowią już towarów handlowych w spółce, a podlegają zakwalifikowaniu jako środki trwałe, oczywiście po spełnieniu definicji środków trwałych zawartej w art. 3 ust. 15 ustawy o rachunkowości. Zmiana ta powinna odzwierciedlać przeksięgowanie wartości pojazdów z towarów do ewidencji środków trwałych, uwzględniając jednocześnie konieczność dokonania odpisów amortyzacyjnych po przyjęciu środków trwałych do używania.
W przypadku gdy samochody zostały zakupione jako towary handlowe, dokonując ich przekwalifikowania na środki trwałe, wartością początkową każdego z tych środków trwałych będzie cena nabycia danego składnika aktywów. Wartość poszczególnych samochodów przekazywanych z towarów do środków trwałych (a także ewentualne wydatki na przystosowanie samochodów do używania) w księgach rachunkowych można ująć następująco:
- Wn konto 080 „Środki trwałe w budowie”,
- Ma konto 331 „Towary gotowe do odsprzedaży”.
Przy czym ewentualne odchylenia od cen ewidencyjnych towarów w części przypadającej na towar przekwalifikowany na środek trwały księgujemy zapisem:
Wn/Ma konto 342 „Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów”.
Następnie wprowadzenie do ewidencji bilansowej środków trwałych, a więc samochodów przekwalifikowanych z towarów na środki trwałe można ująć w księgach rachunkowych na podstawie np. dowodu „OT – Przyjęcie środka trwałego” w następujący sposób:
- Wn konto 010 „Środki trwałe”,
- Ma konto 080 „Środki trwałe w budowie”.
Po wprowadzeniu samochodów do środków trwałych spółka z o.o. powinna rozpocząć ich amortyzację na zasadach ogólnych określonych w art. 32 ustawy o rachunkowości. Z przepisu tego wynika, że rozpoczęcie naliczania odpisów amortyzacyjnych może nastąpić nie wcześniej niż po przyjęciu środka trwałego do używania.
Przykład 2
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z przykładu 1 po kolejnych kilku miesiącach ze względu na dalszy brak zainteresowania potencjalnych klientów zdecydowała się na przekwalifikowanie ostatniego samochodu z towaru handlowego na środek trwały, tym razem z przeznaczeniem do bieżącej działalności operacyjnej. Spółka nie zamierza zgłaszać tego pojazdu do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26, sporządzać regulaminu jego użytkowania ani prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT. W związku z tym samochód będzie w dysponowaniu mieszanym. Przy dysponowaniu mieszanym samochodu osobowego przysługuje jedynie 50% odliczenia VAT. W związku z tym powstał obowiązek dokonania korekty VAT ze względu na zmianę przeznaczenia samochodu osobowego z towaru handlowego na środek trwały wykorzystywany w sposób mieszany. Jakie zapisy księgowe należy wprowadzić do ksiąg rachunkowych, aby prawidłowo ująć przekwalifikowanie tego pojazdu i korektę VAT?
Spółka dokonuje analogicznych zapisów w księgach rachunkowych jak w przypadku wcześniejszego przekwalifikowania pojazdów z towarów na środki trwałe, jednak dodatkowo musi uwzględnić dokonaną korektą VAT.
Ewidencja przekwalifikowania samochodu będącego towarem handlowym na środek trwały:
- Wn konto 080 „Środki trwałe w budowie”,
- Ma konto 331 „Towary gotowe do odsprzedaży”.
Ewentualne odchylenia od cen ewidencyjnych towarów w części przypadającej na towar przekwalifikowany na środek trwały:
Wn/Ma konto 342 „Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów”.
Dodatkowy zapis dotyczący korekty VAT przy zmianie przeznaczenia samochodu z towaru na środek trwały wykorzystywany w sposób mieszany może wyglądać następująco:
- Wn konto 08 „Środki trwałe w budowie”,
- Ma konto 22-2 „VAT naliczony i jego rozliczenie”.
Wprowadzenie do ewidencji bilansowej środków trwałych na podstawie np. dowodu „OT – Przyjęcie środka trwałego”:
- Wn konto 010 „Środki trwałe”,
- Ma konto 080 „Środki trwałe w budowie”.
Następnie spółka powinna rozpocząć ich amortyzację na zasadach ogólnych określonych w art. 32 ustawy o rachunkowości, czyli rozpoczęcie naliczania odpisów amortyzacyjnych może nastąpić nie wcześniej niż po przyjęciu środka trwałego do używania.
