Podczas prowadzenia działalności gospodarczej przedsiębiorcy zobowiązani są do składania niektórych deklaracji podatkowych wyłącznie w formie elektronicznej, np. JPK_V7 lub informacji podsumowującej VAT-UE. Wysyłka elektroniczna zazwyczaj wiąże się z koniecznością posiadania podpisu kwalifikowanego, profilu zaufanego lub skorzystaniem z podpisu osoby upoważnionej. Aby upoważnić osobę trzecią do wysyłki deklaracji, należy złożyć w urzędzie druk pełnomocnictwa. Sprawdzamy, czy zmiana adresu zamieszkania powoduje obowiązek aktualizacji udzielonego pełnomocnictwa!
Jakie są rodzaje pełnomocnictw do składania deklaracji elektronicznie?
Najpopularniejszym drukiem pełnomocnictwa jest UPL-1, czyli pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Dzięki niemu osoba trzecia ma prawo do wysyłki np. deklaracji VAT-8, deklaracji VAT-9M czy pliku JPK_V7 w imieniu przedsiębiorcy. Formularz UPL-1 składa się w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na miejsce zamieszkania podatnika. Co więcej, złożenie upoważnienia UPL-1 jest bezpłatne i Ministerstwo Finansów umożliwia składanie takiego druku elektronicznie za pomocą ePUAP.
Kolejnym rodzajem pełnomocnictwa dotyczącego elektronicznego składania deklaracji jest druk PPS-1, czyli tzw. pełnomocnictwo szczególne. Formularz ten składa się m.in. w przypadku wysyłki deklaracji VIU-DO z wykorzystaniem podpisu kwalifikowanego osoby trzeciej. Pełnomocnictwo szczególne również należy złożyć w urzędzie skarbowym właściwym dla podatnika, czyli zazwyczaj ze względu na miejsce zamieszkania. Wyjątkiem jest np. upoważnienie osoby trzeciej do wysyłki deklaracji VIU-DO. W tej sytuacji upoważnienie PPS-1 należy złożyć w Drugim Urzędzie Skarbowym Warszawa-Śródmieście. Chcąc skorzystać z upoważnienia szczególnego, trzeba także pamiętać o dokonaniu opłaty skarbowej w kwocie 17 zł.
Zmiana urzędu skarbowego a konieczność aktualizacji pełnomocnictwa
Wraz ze zmianą adresu zamieszkania może zdarzyć się, że zmianie ulegnie również właściwy urząd skarbowy dla podatnika.
Pomimo zmiany urzędu skarbowego nie ma potrzeby składania aktualizacji formularza UPL-1 lub PPS-1. Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanych przez internet wystarczy złożyć raz, ponieważ powinno obsługiwać deklaracje przesyłane do różnych urzędów. Zatem zmiana urzędu właściwego do dokonywania rozliczeń nie spowoduje obowiązku ponownego składania pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
Zmiana adresu zamieszkania pełnomocnika a aktualizacja pełnomocnictwa
Wypełniając druk UPL-1 oraz PPS-1, przedsiębiorca podaje w nich dane pełnomocnika, w tym jego adres zamieszkania. W przypadku zmiany zakresu pełnomocnictwa czy zmiany danych przedsiębiorca ma możliwość ich aktualizacji, składając odpowiednio:
- druk OPL-1, jeżeli zmiana dotyczy formularza UPL-1;
- druk OPS-1, jeżeli zmiana dotyczy formularza PPS-1.
W przypadku druku OPL-1 przedsiębiorca ma możliwość zaktualizować dane adresowe pełnomocnika. W tym celu trzeba podać poprawne dane w części C.2 druku, a następnie wypełnić część D. – Oświadczenie o zmianie pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji (UPL-1).
W poz. 41 należy uzupełnić datę, od której następuje zmiana udzielonego pełnomocnictwa w zakresie pozycji części C., czyli danych pełnomocnika. W poz. 42 zaznacza się kwadraty z numerami pozycji formularza, w których nastąpiła zmiana danych. W przypadku modyfikacji adresowych pełnomocnika zakreślone mogą zostać numery od 28 do 37.
Jeśli chodzi o zmiany danych wskazanych w druku PPS-1, ustawodawca nie przewidział możliwości aktualizacji danych adresowych pełnomocnika. Na druku OPS-1 nie znajduje się bowiem część analogiczna jak w formularzu OPL-1, czyli dotycząca zmiany danych w zakresie pozycji wymienionych w części C., a więc adresu zamieszkania pełnomocnika. W takiej sytuacji wystarczające jest zaktualizowanie danych adresowych poprzez złożenie we własnym urzędzie skarbowym formularza OPL-1.
