Poradnik Przedsiębiorcy

UPL-1, czyli upoważnienie do wysyłki deklaracji elektronicznych

Każdy przedsiębiorca, niezależnie od tego, czy jest czynnym podatnikiem VAT, czy zwolnionym z podatku VAT ma obowiązek składać deklarację co najmniej z tytułu rocznego rozliczenia dochodu. Jeszcze parę lat temu w terminach złożenia zeznania podatkowego widniały kolejki na poczcie. Aktualnie jest możliwość a nawet obowiązek przesyłania deklaracji podatkowych w formie elektronicznej.  Upoważnienie należy złożyć, wypełniając formularz UPL-1.

Kto może elektronicznie wysyłać deklaracje?

Właściwą osobą uprawnioną do elektronicznej wysyłki deklaracji podatkowych jest osoba, która przekazuje elektronicznie dokument wyłącznie za siebie.

Kolejną osobą posiadającą możliwość elektronicznej wysyłki może być wyłącznie osoba lub osoby wyznaczone przez przedsiębiorcę i odpowiednio przez niego upoważnione zarówno do wysyłki deklaracji podatkowych, jak i do podpisywania deklaracji podatkowych. Dlatego upoważnienia do wysyłki elektronicznej można udzielić wyłącznie w stosunku do osoby, a nie do podmiotu (np. spółki prawa handlowego albo jednostki budżetowej).

Druk UPL-1, czyli upoważnienie wskazanej osoby do podpisywania deklaracji podatkowych

Niezależnie od tego, kto będzie wysyłał w formie elektronicznej deklaracje podatkowe, należy bezwzględnie złożyć w formie wyłącznie papierowej zgłoszenie UPL-1. Druk ten przedsiębiorca składa do właściwego urzędu skarbowego ze względu na miejsce zamieszkania (osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą) lub siedziby firmy (osoby prawne).

Ponadto bardzo ważną kwestią jest to, iż przedsiębiorca także składa w formie papierowej do właściwego urzędu skarbowego formularz UPL-1 w sytuacji, gdy zgłasza osobę fizyczną jako uprawnioną do wysyłki i podpisu deklaracji podatkowych w formie elektronicznych.

Zgłoszenie UPL-1 można przesłać poprzez platformę e-PUAP.

Kiedy należy złożyć formularz UPL-1?

Upoważnienie do wysyłki i podpisu deklaracji podatkowych w formie elektronicznej należy złożyć zanim jeszcze osoba do tego uprawniona dokona elektronicznej wysyłki deklaracji, bowiem zostanie ona odrzucona z uwagi na nierozpoznanie użytego podpisu dla osoby (firmy) udzielającej przedmiotowego upoważnienia.

Raz złożony druk UPL-1 jest ważny bezterminowo co oznacza, że ażeby cofnąć upoważnienie albo dokonać zmiany danych pełnomocnika do wysyłki i podpisu deklaracji podatkowych w formie elektronicznej, należy złożyć formularz OPL-1. Można to zrobić w każdym czasie.

Warto także podkreślić, że złożenie druków jest zwolnione z opłaty skarbowej.

Z kolei zmiana właściwości urzędu skarbowego (zmiana adresu zamieszkania podatnika) nie pociąga za sobą konieczności ponownego składania UPL-1, ponieważ upoważnienie jest zidentyfikowane w centralnym rejestrze widocznym i dostępnym dla urzędów skarbowych w całym kraju.

Kto nie ma obowiązku stosowania druku UPL-1?

Upoważnienie do elektronicznego składania deklaracji podatkowych nie dotyczy wspólnie rozliczających się małżonków, wystarczy, że podpis złoży jeden z małżonków. Dotyczy to natomiast wyłącznie sytuacji, w której małżonkowie pozostają we wspólności majątkowej. W przypadku rozdzielności majątkowej takiej możliwości już nie ma.

Drugą grupą zwolnioną z obowiązku składania formularza UPL-1 są rodzice rozliczający dochody małoletnich dzieci.

Warto również wspomnieć, iż istnieje także formularz zgłaszający upoważnienie do podpisywania deklaracji podatkowych w formie papierowej UPL-1P.

Pełnomocnik nie może podszywać się pod przedsiębiorcę

Przedsiębiorca, który samodzielnie sporządza i wysyła deklaracje podatkowe autoryzuje się za pomocą danych wymaganych przez system, które to dane na ogół dotyczą informacji kwotowych z zeznania z ubiegłego roku (najczęściej kwota przychodu z zeznania z roku ubiegłego). Natomiast w przypadku udzielenia pełnomocnictwa dla np. osoby z biura rachunkowego, ma ona obowiązek podpisywać elektroniczną wysyłkę deklaracji wyłącznie za pomocą podpisu elektronicznego. Pełnomocnik nie może użyć w czasie wysyłki kwoty przychodu z zeznania podatnika z roku ubiegłego ani żadnych innych danych z tegoż zeznania.

Upoważnienia muszą udzielić wszystkie osoby uprawnione do prowadzenia firmy

W przypadku spółek osobowych wszyscy wspólnicy muszą pamiętać o udzieleniu upoważnienia pełnomocnikowi w zakresie elektronicznej wysyłki deklaracji podatkowych, bowiem zarówno przychody, jak i koszty każdy wspólnik spółki osobowej rozlicza w oparciu o udział, jaki posiada, a co za tym idzie, deklaracje podatku dochodowego podpisywane są przez co najmniej dwie osoby, zatem pełnomocnictwo do podpisania tej deklaracji jest skuteczne, jeżeli udzieliły go wszystkie osoby.

Pełnomocnictwa nie tylko dla osób z kancelarii podatkowych

Oprócz ww. pełnomocnictwa UPL-1 można wyszczególnić także inne, a mianowicie:

  1. PPO-1 – udzielenie przez podatnika pełnomocnictwa w zakresie przeprowadzania wszelkich spraw podatkowych, przy czym pełnomocnik ma prawo samodzielnie złożyć dane pełnomocnictwo wraz ze złożeniem aktualizacji zmian, jak i odwołania ze wskazaniem daty, z którą osoba pełnomocnika przestaje posiadać upoważnienie do reprezentacji spraw podatkowych wobec dotychczasowego podatnika. Jeżeli czynności postępowania wymagają osobisty udział podatnika, wówczas reprezentowanie pełnomocnika w tym przypadku jest wyłączone. PPO-1 oraz zawiadomienie o zmianie, odwołaniu pełnomocnika – OPO-1 należy składać wyłącznie w formie elektronicznej poprzez portal podatkowy, na którym należy założyć konto. Nie ma możliwości przesłania go za pomocą platformy e-PUAP. Jeżeli przyczyny techniczne umożliwiają elektroniczne przekazanie dokumentu, wówczas można go przesłać w formie papierowej, drogą pocztową.

  2. PPS-1 - Pełnomocnictwo szczególne upoważnia do działania we wskazanej sprawie podatkowej lub innej wskazanej sprawie należącej do właściwości organu podatkowego. Pełnomocnictwo procesowe obejmuje z samego prawa umocowanie do:

    • wszystkich łączących się ze sprawą czynności procesowych, nie wyłączając powództwa wzajemnego, skargi o wznowienie postępowania i postępowania wywołanego ich wniesieniem, jako też wniesieniem interwencji głównej przeciwko mocodawcy,
    • wszelkich czynności dotyczących zabezpieczenia i egzekucji,
    • udzielenia dalszego pełnomocnictwa procesowego adwokatowi lub radcy prawnemu,
    • zawarcia ugody, zrzeczenia się roszczenia albo uznania powództwa, jeżeli czynności te nie zostały wyłączone w danym pełnomocnictwie,
    • odbioru kosztów procesu od strony przeciwnej.

Formularz PPS-1 można składać zarówno elektronicznie, jak i w formie pisemnej, a nawet ustnej. W przypadku elektronicznej wysyłki należy przekazać go do właściwego urzędu skarbowego w danej sprawie. Należy jednak pamiętać, iż może wystąpić sytuacja, gdzie dla kolejnych postępowań trzeba będzie składać kolejne formularze PPS-1. W przypadku konieczności dokonania aktualizacji danych albo odwołania pełnomocnika należy przesłać druk OPS-1. W przypadku elektronicznej wysyłki formularzy na skrzynkę podawczą właściwego urzędu skarbowego, musi być ona opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Druk PPS-1 i OPS-1 może złożyć zarówno podatnik, jak i pełnomocnik wypowiadający wcześniej udzielone mu pełnomocnictwo.

  1. PPD-1 – podatnik, który nie ustanawia pełnomocnika procesowego ogólnego lub szczególnego ma obowiązek ustanowienia w kraju, pełnomocnika do doręczeń w sytuacji:

    • zmiany adresu miejsca zamieszkania lub pobytu na adres w państwie niebędącym państwem członkowskim Unii Europejskiej,
    • braku miejsca zamieszkania lub pobytu w Rzeczypospolitej Polskiej lub w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej.

Podatnik może też złożyć w kraju wniosek o wszczęcie postępowania.

Jeżeli doręczanie pism stronie następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej podatnik nie ma obowiązku ustanowienia pełnomocnika do doręczeń. Formularz PPD-1 jak i OPD-1 informujący o zmianie, odwołaniu pełnomocnika składa się na zasadach takich samych jak druk PPS-1 i druk OPS-1.

Na koniec należy podkreślić, że także w tym wypadku powyższych pełnomocnictw udziela się np. osobie reprezentanta podatkowego pracującego w kancelarii podatkowej, bowiem nie występuje pełnomocnictwo dla kancelarii podatkowej.