Poradnik Przedsiębiorcy

Aktualizacja danych - jak ją należy przeprowadzić?

Podczas rejestracji działalności przedsiębiorca podaje wiele danych zarówno osobowych, jak i tych dotyczących prowadzonej działalności. Również osoba fizyczna będąca podatnikiem podaje swoje dane do urzędu skarbowego. Jeżeli w podanych informacjach następują jakieś zmiany, to należy je zgłosić do odpowiednich instytucji. Sprawdźmy, jak aktualizacja danych powinna być przeprowadzona u przedsiębiorców, a jak u osób fizycznych.

Jakie zmiany należy zgłosić, prowadząc działalność gospodarczą?

Do Centralnej Ewidencji i Informacji Gospodarczej należy zgłosić m.in. zmiany dotyczące:

  • nazwy firmy,

  • miejsca zamieszkania osoby prowadzącej działalność,

  • miejsca wykonywania działalności gospodarczej,

  • miejsca przechowywania dokumentów księgowych lub podmiotu prowadzącego księgowość,

  • przedmiotu działalności,

  • numeru rachunku bankowego,

  • formy opodatkowania,

  • pełnomocników.

Zmiany w niektórych obszarach, jak np. zmiana miejsca zamieszkania lub miejsca prowadzenia działalności, mogą w konsekwencji wpłynąć na konieczność zmiany urzędu skarbowego, w którym podatnik się rozlicza z tytułu podatku dochodowego czy też z podatku VAT.

Jak dokonać aktualizacji danych firmy?

Indywidualni przedsiębiorcy oraz wspólnicy spółki cywilnej zmian dokonują za pośrednictwem formularza CEIDG-1, czyli na tym samym druku, który posłużył im do rejestracji działalności. We wniosku przedsiębiorca powinien w pierwszym polu zaznaczyć, iż zgłasza wniosek o zmianę wpisu w CEIDG, gdzie podaje się również datę powstania tej zmiany.

Wniosek składa się w terminie do 7 dni od dnia powstania zmiany, na trzy sposoby:

  • drogą elektroniczną (gdy przedsiębiorca posiada profil zaufany bądź podpis elektroniczny),

  • osobiście w urzędzie gminy,

  • za pośrednictwem np. Poczty Polskiej (należy wówczas posiadać potwierdzenie nadania).

Należy pamiętać, że aktualizacja danych przedsiębiorcy przez formularz CEIDG-1 nie wymaga wypełniania całego wniosku, a jedynie części dotyczących zmian.

Jak zgłosić zmiany w ZUS czy GUS?

Aktualizacja danych poprzez wniosek CEIDG jest równoczesną aktualizacją danych w:

  • identyfikatorze NIP - urzędzie skarbowym,

  • REGON - Urzędzie Statystycznym,

  • oddziałach ZUS lub KRUS, w zależności od zadeklarowanego systemu ubezpieczeń.

Przedsiębiorca wypełnia jeden wniosek, dzięki czemu nie musi tracić czasu na zgłaszanie tych samych zmian w każdym urzędzie czy instytucji.

Aktualizacja danych u czynnych podatników VAT

Czynni podatnicy VAT, gdy chcą zmienić swoje dane, powinni wypełnić formularz VAT-R. Chociaż zmiany w takich obszarach jak nazwisko czy adres zamieszkania przesyłane są na podstawie wniosku CEIDG-1, gdy podatnik chce zmienić np. sposób rozliczania VAT lub uiszczania zaliczek, zgłoszenia dokonuje na wniosku VAT-R, z tym że już w innym niż 7 dni, ściśle określonym w ustawie o VAT terminie.

Aktualizacja danych u osób fizycznych

Osoba fizyczna będąca podatnikiem, chcąc zmienić swoje dane, powinna złożyć formularz ZAP-3 we właściwym urzędzie skarbowym. Może tego dokonać osobiście, za pośrednictwem poczty lub wysłać elektronicznie, jeżeli płatnik posiada podpis elektroniczny.

Formularz ZAP-3 jest przeznaczony dla osób, które:

  • nie prowadzą działalności gospodarczej,

  • nie są czynnymi podatnikami VAT,

  • nie są płatnikami podatku (zaliczki na podatek w ciągu roku opłaca za nich pracodawca),

  • nie są płatnikami składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (składki przelewa pracodawca).

Kiedy składamy formularz ZAP-3?

Formularz ZAP-3 służy do zgłoszenia informacji o zmianie:

  • adresu zamieszkania (stałego pobytu),

  • adresu do korespondencji, jeśli jest inny niż zamieszkania,

  • danych kontaktowych,

  • numeru bankowego, na który podatnik otrzymuje zwrot nadpłaconego podatku.

Aktualizacja danych jest szczególnie istotna dla podatników w momencie zwrotu nadpłaconego podatku. Za pomocą formularza ZAP-3 można nie tylko zmienić nieaktualne dane, ale również zgłosić numer rachunku bankowego, jeżeli podatnik otrzymuje pierwszy zwrot z podatku lub chce zrezygnować z otrzymania go przekazem pocztowym.

Kiedy ZAP-3 nie jest potrzebny?

Przede wszystkim ZAP-3 nie składają przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą, a tylko osoby fizyczne. Aktualizacja danych dla firm jest dokonywana za pośrednictwem formularza CEIDG-1. Ponadto jeżeli przy zmianie miejsca zamieszkania (tym samym dokonuje zmiany urzędu skarbowego), osoba fizyczna nie chce dokonać aktualizacji rachunku bankowego, to złożenie formularza ZAP-3 nie zawsze będzie konieczne. Wystarczy podczas składania deklaracji PIT podać w niej nowy adres urzędu skarbowego.

Warto pamiętać, że złożenie formularza ZAP-3 może nastąpić natychmiast po przeprowadzce lub też przy złożeniu zeznania rocznego w innym urzędzie.

Możesz ocenić ten artykuł