Poradnik Przedsiębiorcy

Zmiana warunków wynagradzania a obowiązek aneksowania umowy o pracę

Odpowiednie kształtowanie wynagrodzeń pracowników jest jednym z warunków skutecznego zarządzania zatrudnionym personelem. Decyzje podejmowane przez pracodawcę w tym zakresie mogą dotyczyć całej załogi, jak również poszczególnych pracowników. Czy każda taka decyzja, aby obowiązywać, musi zostać udokumentowana – a jeśli tak, to w jaki sposób? Czy zmiana warunków wynagradzania np. przyznanie nowego składnika wynagrodzeń, przewidzianego w regulaminie wynagradzania, obliguje pracodawcę do dokonania odpowiedniej zmiany w umowie o pracę?

Treść umowy o pracę

Jak stanowi art. 22 § 1 Kodeksu pracy, przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem.

Aby współpraca stron stosunku pracy przebiegała harmonijnie, konieczne jest precyzyjne określenie warunków łączącej je umowy – w szczególności warunków wynagradzania.

W art. 29 § 1 Kodeksu pracy wymieniono istotne elementy, które powinna zawierać każda umowa o pracę, a wśród nich określenie wynagrodzenia za pracę odpowiadającego rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia.

Forma umowy o pracę

Zgodnie z art. 29 § 2 Kodeksu pracy umowę o pracę zawiera się na piśmie, a jeżeli nie została ona zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.

Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Rzeszowie z 6 grudnia 2017 r., II SA/Rz 1188/17)
Obowiązek zawarcia umowy o pracę na piśmie nie oznacza, że niezachowanie tej formy skutkuje nieważnością umowy. Forma pisemna umowy o pracę jest wyłącznie formą dla celów dowodowych. Umowa o pracę zawarta w formie ustnej jest zatem skuteczna, na pracodawcy ciąży jedynie obowiązek z art. 29 § 2 zd. drugie Kodeksu pracy, który stanowi, że jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków

Wymóg zachowania formy pisemnej dotyczy nie tylko zawarcia umowy o pracę, ale także dokonywania w niej zmian (art. 29 § 4 Kodeksu pracy).

Wynagrodzenie za pracę

Zgodnie z art. 78 § 1 Kodeksu pracy wynagrodzenie za pracę powinno:

  • odpowiadać rodzajowi wykonywanej pracy,
  • odpowiadać kwalifikacjom wymaganym przy jej wykonywaniu,
  • uwzględniać ilość i jakość świadczonej pracy.

Ponadto nie może być ono niższe od minimalnego wynagrodzenia, o którym mowa w Ustawie z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.

Warto też przywołać Kodeksową zasadę prawa pracownika do otrzymywania wynagrodzenia godziwego (art. 13), a także zasadę równego traktowania pracowników w zakresie wynagradzania, zgodnie z którą pracownicy mają prawo do jednakowego wynagrodzenia za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości. Pracami o jednakowej wartości są prace, których wykonywanie wymaga porównywalnych kwalifikacji zawodowych, potwierdzonych dokumentami przewidzianymi w odrębnych przepisach lub praktyką i doświadczeniem zawodowym, a także porównywalnej odpowiedzialności i wysiłku (art. 183c § 1 i § 3 Kodeksu pracy).

por. uchwała pełnego składu Izby Pracy i Ubezpieczeń Społecznych Sądu Najwyższego z 30 października 1985 r., III PZP 33/85)
Pojęcie wynagrodzenia za pracę obejmuje nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, ale wszystkie jego składniki, takie jak dodatek funkcyjny, dodatek stażowy, dodatek specjalny, premie itd.

Ustalanie warunków wynagradzania – układ zbiorowy pracy albo regulamin wynagradzania

Warunki wynagradzania za pracę ustalają układy zbiorowe pracy, zgodnie z przepisami działu jedenastego Kodeksu pracy. Pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników nieobjętych układem zbiorowym pracy jest zobowiązany do ustalenia warunków wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania. Natomiast pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników nieobjętych układem zbiorowym pracy może wprowadzić regulamin wynagradzania, chociaż nie ma takiego obowiązku. Jeżeli jednak pracodawca zatrudnia co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników, nieobjętych układem zbiorowym pracy, a zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o ustalenie warunków wynagradzania w regulaminie wynagradzania, to pracodawca ma obowiązek taki regulamin wprowadzić (art. 771, art. 772 § 1, § 11, § 12 Kodeksu pracy).

Zmiana warunków wynagradzania pracownika 

Indywidualna zmiana warunków wynagradzania danego pracownika może mieć swoje źródło w różnych decyzjach pracodawcy. Po pierwsze, zmiana taka może wynikać ze zmiany treści regulaminu wynagradzania – z wprowadzenia w nim innych niż wcześniej zasad wynagradzania. Wówczas korzystniejsze dla pracownika postanowienia regulaminu z dniem jego wejścia w życie zastępują z mocy prawa dotychczasowe warunki jego umowy o pracę. Natomiast gdy ma miejsce zmiana warunków wynagradzania będąca mniej korzystna dla pracownika, wprowadza się ją w drodze wypowiedzenia dotychczasowych warunków umowy o pracę, tzw. wypowiedzenia zmieniającego (art. 24113 w związku z art. 772 § 5 Kodeksu pracy).

Przykład 1.

W nowym regulaminie wynagradzania ustalono wyższe dolne poziomy stawek wynagrodzenia zasadniczego. Poprzednio taryfikator wynagrodzeń przewidywał następujące „widełki” w poszczególnych kategoriach zaszeregowania:

  • kategoria I  od 2700 zł do 3200 zł,

  • kategoria II od 2900 zł do 3400 zł,

  • kategoria IIIod 3100 zł do 3600 zł.

Po zmianie taryfikator przedstawia się następująco:

  • kategoria I  od 2900 zł do 3400 zł,

  • kategoria II od 3100 zł do 3600 zł,

  • kategoria IIIod 3300 zł do 3800 zł.

W związku z tym, że dokonana zmiana regulaminu wynagradzania jest zmianą na korzyść pracowników, wynagrodzenia zasadnicze pracowników, które przed zmianą regulaminu były niższe od kwot 2900 zł (w kat. I), 3100 zł (w kat. II) i 3300 zł (w kat. III), z mocy samego prawa ulegają odpowiedniemu podwyższeniu do tych kwot – bez konieczności wypowiadania przez pracodawcę dotychczasowych warunków płacy poszczególnym pracownikom. 

Zmiana warunków wynagradzania może też wynikać z indywidualnej decyzji pracodawcy dotyczącej konkretnego pracownika. Jak wyżej wskazano, określenie wynagrodzenia jest jednym z istotnych elementów każdej umowy o pracę (stosunku pracy), do której zawarcia dochodzi poprzez złożenie zgodnych oświadczeń jej stron – pracodawcy i pracownika – o zawarciu umowy i nadaniu jej takiej, a nie innej treści. Jak stanowi art. 11 Kodeksu pracy, nawiązanie stosunku pracy oraz ustalenie warunków pracy i płacy, bez względu na podstawę prawną tego stosunku, wymaga zgodnego oświadczenia woli pracodawcy i pracownika.

Pamiętajmy, że zarówno zawarcie umowy o pracę, jak i jej zmiana, muszą mieć formę pisemną. 

W związku z powyższym każda indywidualna decyzja dotycząca zmiany lub wprowadzenia jakiegokolwiek składnika wynagrodzenia konkretnego pracownika (np. wynagrodzenia zasadniczego, dodatku funkcyjnego, premii) – aby zacząć obowiązywać – musi zostać wprowadzona dokonaniem stosownej zmiany w umowie o pracę.

Aneks albo wypowiedzenie zmieniające

Pierwszym sposobem zmiany treści umowy o pracę jest jej tzw. aneksowanie, czyli podpisanie przez pracodawcę i pracownika porozumienia – zwanego często aneksem do umowy – dotyczącego dokonania zmiany w umowie o pracę.

Przykład 2.

Pracodawca zaproponował pracownikowi awans na stanowisko kierownicze, na którym – zgodnie z postanowieniami regulaminu wynagradzania – oprócz wynagrodzenia zasadniczego przysługuje prawo do dodatku funkcyjnego, którego wcześniej pracownik nie otrzymywał. Pracownik przyjął tę propozycję. Aby wspomniana zmiana warunków pracy (awans na stanowisko kierownicze) i płacy (zwiększenie wynagrodzenia w wyniku przyznania nowego składnika) zaczęła obowiązywać, pracodawca i pracownik podpisali aneks do umowy dokonujący w jej treści odnośnych zmian.

W przypadkach, w których strony stosunku pracy z jakichś względów nie mogą dojść do porozumienia w zakresie ustalenia nowych warunków pracy lub płacy, np. wtedy, gdy zaproponowane nowe warunki pracownik odbiera nie jako awans, lecz jako degradację, pracodawca może dokonać takiej zmiany jednostronnie, w trybie wypowiedzenia zmieniającego, który polega na zaproponowaniu pracownikowi nowych warunków pracy/płacy na piśmie. W razie odmowy pracownika przyjęcia zaproponowanych warunków umowa o pracę rozwiązuje się z upływem okresu dokonanego wypowiedzenia. Jeżeli natomiast pracownik zaproponowane warunki przyjmie, zaczynają one obowiązywać po upływie okresu dokonanego wypowiedzenia (art. 42 Kodeksu pracy).

Pamiętajmy, że zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 11 Kodeksu pracy nawiązanie stosunku pracy oraz ustalenie warunków pracy i płacy wymaga zgodnego oświadczenia woli pracodawcy i pracownika. Zasadą jest w związku z tym każdorazowe pisemne aneksowanie umowy o pracę, gdy ma ulec zmianie którekolwiek z jej postanowień – w tym to dotyczące warunków wynagradzania. Inne sposoby dokonywania zmian w umowie o pracę mają charakter wyjątkowy i muszą wynikać z przepisu prawa (np. wspomniana zmiana warunków wynagradzania w wyniku zmiany postanowień regulaminu wynagradzania na korzyść pracowników lub zastosowanie wypowiedzenia zmieniającego).