Oszczędności dla pracodawcy, czyli jak skutecznie wprowadzić zmiany w regulaminach premiowania.
Premia dla pracownika stanowi swego rodzaju wynagrodzenie uzupełniające, które przypada pracownikowi za wypełnienie oznaczonych wskaźników, zrealizowania adekwatnych planów.
W Kodeksie pracy wprawdzie nie funkcjonuje pojęcie premii, jednakże na podstawie literatury oraz orzecznictwa sądów wypracowano definicję, która pozwala zidentyfikować istotę premii.
Premia, co do zasady nie jest świadczeniem obowiązkowym, to pracodawca decyzje, czy i w jakich okolicznościach przyznać premie. Istotne jest jednak, by reguły przyznawania premii były jasne i klarowne dla wszystkich pracowników z góry, aby odeprzeć zarzut dyskryminacji lub niezgodnego z prawem różnicowania pracowników. Premia może mieć charakter nagrody, dlatego uznawana jest za czynnik motywacyjny, niemniej w kontekście globalnego kryzysu wywołanego między innymi przez pandemię Covid-19, pracodawcy szukający oszczędności mogą szukać możliwości w zakresie zmian w regulaminach i zasadach premiowania.
Zasady premiowania
Uprawnienie do żądania premii powstaje w sytuacji, gdy stosowne przepisy (regulaminowe, umowne, ustawowe) obowiązujące u danego pracodawcy przewidują z góry skonkretyzowane wskazówki premiowania, które następnie zostały zrealizowane przez pracownika. Decyzja w sprawie przyznania premii nie zależy od swobodnego uznania podmiotu zatrudniającego, lecz od wypełnienia podlegających kontroli warunków określonych w regulaminie (umowie, ustawie), a dotyczących zarówno prawa do premii, jak i jej wysokości1.
Premia uznawana jest jako element wynagrodzenia, co oznacza, że podlega ochronie prawnej właściwej dla wynagrodzenia pomimo, że okoliczności ustalenia uprawnienia do premii jest już inny.
Zasady premiowania mogą zostać ujęte w odrębnym regulaminie, ale równie dobrze mogą zostać „wciągnięte” do regulaminu wynagradzania. Wynika to bezpośrednio z przepisów kodeksu pracy, zgodnie z art. 772 § 2 kodeksu pracy, w regulaminie wynagradzania pracodawca może ustalić także inne świadczenia związane z pracą i zasady ich przyznawania.
Regulamin wynagradzania ustala pracodawca. Jeżeli u danego pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca uzgadnia z nią regulamin wynagradzania, obowiązek ustalenia regulaminu wynagradzania ma pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy. Z kolei jeśli pracowników jest mniej, pracodawca w prawdzie nie ma obowiązku ustalenia regulaminu wynagradzania, ale taki regulamin ma prawo wprowadzić. Regulamin wynagradzania (art. 772 k.p.) jest aktem normatywnym (art. 9 k.p.), źródłem prawa pracy, obowiązuje zatem wszystkich pracowników.
W przypadku ujęcia zasad premiowania w regulaminie wynagradzania, ujęte kryteria muszą być jasne, w tym przypadku należy stosować metody wykładni, na jakich dokonuje się wyjaśnienia treści powszechnie obowiązujących przepisów prawa pracy. Zupełnie wyjątkowo - gdy zawiodą metody wykładni aktów prawnych - do interpretacji postanowień regulaminu wynagradzania można stosować posiłkowo zasady wykładni oświadczeń woli stron czynności prawnych, choć takie podejście nie powinno być nadużywane.
Warto wskazać, że w sytuacji niejasnego ustalenia kryteriów określania wysokości premii czy naruszenia trybu oceny pracownika, pracodawca musi się liczyć z możliwością skutecznego zakwestionowania wysokości premii przez pracownika na drodze sądowej. W takiej sytuacji sąd jest uprawniony do ustalenia wysokości dochodzonego świadczenia, uwzględniając zarówno przepisy regulaminu wynagradzania, jak i ogólne zasady ustalania wynagrodzenia za pracę wynikające z przepisów prawa pracy jak też całokształt okoliczności faktycznych. Problem ten nie zaistniałby w razie sprecyzowania zasad przyznawania i określania wysokości premii w regulaminie wynagradzania.
Zmiana zasad premiowania na skutek decyzji o wprowadzeniu oszczędności w przedsiębiorstwie
Podjęcie decyzji przez pracodawcę o zmianie zasad dotyczących premii, wymaga nie tylko poinformowania o tym pracowników, ale przede wszystkim zachowania odpowiednich procedur, które umożliwiają zgodnie z prawem ich wprowadzenie.
W pierwszej kolejności, pracodawca, u którego działa zakładowa organizacja związkowa jest zobowiązany uzgodnić z nią zmiany w regulaminie wynagradzania, w tym zmiany dotyczące zasad premiowania, jeśli regulamin ten był częścią regulaminu wynagradzania. Z kolei jeżeli u pracodawcy nie działa organizacja związkowa, pracodawca może przeprowadzić zmiany w regulaminie samodzielnie.
W razie gdyby pracodawca zaniechał uzgodnienia z zakładową organizacją postanowień zmienianego regulaminu, wówczas taki regulamin nie ma mocy wiążącej i nie może wejść w życie. Ponadto dla skuteczności wejścia w życie regulaminu wynagradzania (w tym zasad premiowania) bądź jego zmian, które powodują, iż regulamin ten staje się źródłem prawa pracy, decydujące znaczenie ma zachowanie przez pracodawcę trybu wymaganego w art. 772
§ 6 k.p., polegającego na podaniu regulaminu do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u niego. Należy jednak wskazać, że według art. 772 § 5 k.p., do regulaminu wynagradzania stosuje się art. 24113 § 2 k.p., a więc jego postanowienia mniej korzystne dla pracowników, a takie zazwyczaj się regulacje mające na celu wprowadzenie oszczędności np. dotyczące zmiany wysokości premii, wprowadza się w drodze wypowiedzenia dotychczasowych warunków umowy o pracę lub innego aktu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy.
Taki schemat działania wymusza na pracodawcy obowiązek wskazania na reguły, które ulegają wypowiedzeniu i wskazaniu jaka jest jego propozycja nowych reguł. Zgodnie z zasadami wypowiedzenia zmieniającego, pracownik ma prawo do decyzji w zakresie warunków zmieniających. Pracownik, który nie zgodzi się nowe warunki w określonym terminie upływu połowy okresu wypowiedzenia – umowa pracownika, po upływie okresu wypowiedzenia, rozwiązuje się.
Jeśli zmiana regulaminu obejmowałby jedynie zmiany na korzyść pracownika, to powyższa procedura nie musi być zachowana, bowiem wystarczy w tych okolicznościach jedynie ogłoszenie zmian w sposób zwyczajowo przyjęty u danego pracodawcy.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, Dz.U.2020.1320 t.j.
Przypisy
1 Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 14 kwietnia 2015 r. II PK 144/14, LEX nr 1712812
2 Wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 13 grudnia 2016 r. III APa 65/15, LEX nr 2196143
Materiał opracowany przez zespół „Tak Prawnik”.
Właścicielem marki „Tak Prawnik” jest BZ Group Sp. z o.o.
