Jak prawidłowo ustalić stawki naliczania PPK?

Nasz ekspert:
Artykuły autora

Wielkość tekstu:

Pracownicze Plany Kapitałowe, czyli PPK, to propozycja rządu na gromadzenie oszczędności przez pracowników. Głównym jej przesłaniem jest zbieranie środków na czas wypłaty emerytury, jednak pieniądze te będzie można wykorzystać również w innych celach. Składki wpłacane na PPK finansowane są aż z trzech źródeł – i to w różnej wysokości. Jak prawidłowo ustalić stawki naliczania PPK? Odpowiadamy w artykule.

Stawki naliczania PPK a wysokość wpłat

Każdy uczestnik PPK posiada indywidualne konto, na które zostają przekazywane środki finansowe. Wpłaty pochodzą z trzech źródeł:

  • od samego pracownika;
  • od pracodawcy;
  • z budżetu państwa.

Zarówno wpłaty pobierane z wynagrodzenia pracownika, jak i te finansowane przez pracodawcę dzielimy na podstawowe i dodatkowe. Podstawę do ich naliczania stanowi wynagrodzenie brutto pracownika, a dokładnie podstawa składek społecznych.

Wpłaty podstawowe

Wysokość podstawowej wpłaty finansowanej z wynagrodzenia pracownika wynosi 2%. Może ona zostać obniżona maksymalnie do poziomu 0,5%, pod warunkiem że wysokość wynagrodzenia pracownika nie przekracza 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym roku.

Próg 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia w 2020 roku wynosi 2600 zł x 1,2 = 3120 zł
Z kolei wpłata podstawowa pracodawcy wynosi 1,5%. Pracodawca nie może zmniejszyć ani zwiększyć stawki naliczania PPK. W wyjątkowych sytuacjach ma jednak prawo zostać zwolniony z dokonywania wpłat. Wyjątki te zostały wskazane w art. 13 ust. 2 i art. 25 ust. 4 ustawy o PPK.

Na konto PPK pracownika zostaną również wpłacone środki z budżetu państwa. Wysokość tych wpłat została określona w ustawie i jest stała. Nie zależy od wysokości wynagrodzenia otrzymywanego przez pracownika. Pierwszą wpłatą jest tzw. „wpłata powitalna”, która wynosi 250 zł. W kolejnych latach będzie natomiast dokonywana jednorazowa tzw. „dopłata roczna” w wysokości 240 zł.

Wpłaty dodatkowe

Ustawodawca przewidział również możliwość dokonywania wpłat dodatkowych, na które może się zdecydować zarówno pracownik, jak i pracodawca. Wpłata dodatkowa pracownika może wynosić maksymalnie 2%, natomiast dodatkowa wpłata pracodawcy to maksymalnie 2,5%.

Minimalne stawki naliczania PPK ze strony pracownika mogą zatem wynosić 0,5%, a maksymalnie 4% (wpłata podstawowa i dodatkowa). Natomiast minimalna wpłata pracodawcy to 1,5%, a maksymalnie 4% (wpłata podstawowa i dodatkowa).

Przykład 1.

Pracownica Anna Kowalska po przystąpieniu do PPK od razu zadeklarowała się do dodatkowych wpłat w wysokości 2%. Ponieważ nie może skorzystać z obniżenia składki podstawowej, w sumie wysokość jej składek wynosi 4%.

Przykład 2.

W firmie XYZ żaden z pracowników, którzy przystąpili do PPK, nie zdecydował się na opłacanie wpłaty dodatkowej. Mimo to zarząd firmy postanowił dokonywać wpłat dodatkowych na konta pracowników w wysokości 1,5%.

Zarządzanie wpłatami dodatkowymi pracodawcy

Ustawodawca przewidział dużą elastyczność w zarządzaniu wpłatami dodatkowymi pracodawcy. W każdej chwili ma on prawo zrezygnować z ich realizowania, a w tym celu musi dokonać odpowiednich zapisów w umowie o zarządzaniu PPK. Przywrócenie wpłat dodatkowych wymaga dokładnie takich samych procedur.

Przykład 3.

Działalność firmy XYZ ma charakter sezonowy, co oznacza, że w określonych miesiącach przynosi dochody znacznie wyższe niż w pozostałej części roku. W związku z tym pracodawca podjął decyzję, że w miesiącach zwiększonej koniunktury będzie dokonywał dodatkowych wpłat na PPK w wysokości maksymalnej 2,5% W miesiącach pozostałych dokonywałby rezygnacji z tych wpłat. Dokładne miesiące wpłat i ich wysokość zostały określone w regulaminie wynagradzania.

Ponadto wpłaty dodatkowe pracodawcy nie muszą być takiej samej wysokości dla wszystkich pracowników – mogą różnić się ze względu na przyjęte kryteria. Wszystkie ustalone zasady muszą zostać zapisane w regulaminie wynagradzania lub w układzie zbiorowym pracy, które obowiązują w danym zakładzie pracy.

Przykład 4.

Pracodawca XYZ zdecydował się na dokonywanie dodatkowych wpłat na PPK swoich pracowników. Wysokość wpłaty uzależnił jednak od stażu zatrudnienia pracownika w swojej firmie. Kryterium to zostało szczegółowo opisane w regulaminie wynagradzania, który obowiązuje w tym zakładzie pracy.

Pracodawca, określając zasady różnicowania wpłat dodatkowych na PPK, musi pamiętać o zachowaniu zasad równego traktowania w zatrudnieniu.

Przykład 5.

W zakładzie pracy XYZ, w którym pracownikami specjalistycznymi są w większości kobiety, postanowiono, że dodatkowe wpłaty na PPK będą wynosiły 2% dla kobiet i 1% dla mężczyzn – pracujących głównie jako pracownicy pomocniczy. Zapis ten jest jawnym naruszeniem zasad równego traktowania w zatrudnieniu, dlatego nie może zostać zastosowany. W przeciwnym razie zakład pracy naraża się na odpowiedzialność karną.

Stawki naliczania PPK można zmienić

To często zadawane pytanie, szczególnie przez pracodawców. Czy można dokonywać zmian w zadeklarowanej wysokości składki PPK? Odpowiedź brzmi: tak. Wynika to przede wszystkim z wyżej wymienionych przesłanek.

Każda zmiana wysokości wpłaty – zarówno podstawowej, jak i dodatkowej – wymaga od pracownika lub pracodawcy złożenia odpowiedniej deklaracji zgłoszeniowej. Zgłoszona zmiana zaczyna obowiązywać od miesiąca kolejnego po miesiącu, w którym zmiana taka została zasygnalizowana.

Obniżenie wpłaty podstawowej pracownika

Jak już zostało wspomniane, pracownik ma prawo do obniżenia wpłaty podstawowej z 2% do maksymalnie 0,5%, jeśli jego wynagrodzenie w danym miesiącu nie przekracza 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia. Należy jednak wiedzieć, kiedy faktycznie dochodzi do obniżenia tego wynagrodzenia.

Pracownik może złożyć deklarację o obniżenie wpłaty podstawowej, jednak pracodawca uwzględnią ją tylko w miesiącach, w których rzeczywiście wynagrodzenie pracownika (podstawa do naliczenia składek społecznych) nie przekroczy 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia. W pozostałych okresach pracodawca zobowiązany jest naliczyć składkę w wysokości 2%.

Przykład 6.

Jan Kowalski zatrudniony jest na ¾ etatu i zarabia 2500 zł brutto (czyli poniżej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia), ale w październiku dostał premię kwartalną w wysokości 1000 zł i tym samym przekroczył próg. Pomimo złożonej deklaracji obniżającej składkę podstawową do 0,5% pracodawca nalicza 2%. W kolejnych miesiącach, kiedy pracownik nie będzie otrzymywał premii, pracodawca naliczy 0,5%.

Bardzo istotne jest właściwe określenie podstawy składek społecznych (a tym samym podstawy do wpłat na PPK), jeśli w danym miesiącu pracownik był nieobecny w pracy z różnych przyczyn. Należy rozróżnić poniższe sytuacje:

  1. Pracownik z powodu usprawiedliwionej absencji otrzymuje wynagrodzenie poniżej poziomu 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia, ale w przeliczeniu na pełny miesiąc próg ten jest przekroczony (w umowie o pracę wysokość wynagrodzenia przekracza próg 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia) – pracodawca nalicza 2% wpłaty na PPK.
  2. Pracownik z powodu usprawiedliwionej absencji otrzymuje wynagrodzenie poniżej poziomu 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia oraz w przeliczeniu na pełny miesiąc próg ten jest nieprzekroczony (w umowie o pracę wysokość wynagrodzenia nie przekracza progu 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia) – pracodawca nalicza wysokość wpłaty zgodnie z deklaracją pracownika.
  3. Zleceniobiorca, który w umowie ma określone wynagrodzenie całościowej kwoty, z powodu usprawiedliwionej absencji (np. choroby) uzyskuje niższe wynagrodzenie – pracodawca uwzględnia wysokość wynagrodzenia określoną w umowie. (Zasada ta nie dotyczy zleceniobiorców z umową ze stawką godzinową, akordową lub prowizyjną).

Przykład 7.

Anna Kowalska jest zatrudniona na cały etat i zarabia 3200 zł brutto. We wrześniu przebywała na zwolnieniu lekarskim i jej wynagrodzenie wyniosło 2500 zł. Pracownica nie może skorzystać z możliwości obniżenia składki podstawowej do 0,5%, ponieważ jej wynagrodzenie w przeliczeniu na cały miesiąc przekracza wymagany próg 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia.

Jedynym kryterium pozwalającym na obniżenie podstawowej wpłaty pracownika na PPK jest wysokość jego wynagrodzenia. Oznacza to, że nie ma znaczenia, czy pracownik zatrudniony jest na cały, czy na część etatu. Ważna jest kwota osiąganego wynagrodzenia, bez przeliczania do pełnego etatu.

Zmiana wysokości wpłat dodatkowych

Zarówno pracodawca, jak i pracownik mogą dowolnie przystępować lub rezygnować z dokonywania wpłat dodatkowych do PPK. Jeśli chodzi o pracownika, to wystarczy jego deklaracja zgłoszeniowa. Natomiast pracodawca musi dokonać zmian w umowie o zarządzaniu PPK.

W odróżnieniu od deklaracji obniżającej wysokość wpłaty lub rezygnacji z dokonywania wpłat dodatkowych – deklaracja dotycząca przystąpienia pracownika do dodatkowych wpłat na PPK obowiązuje od dnia złożenia danej deklaracji zgłoszeniowej.

Szybkie zarządzanie wpłatami PPK w systemie wFirma.pl – deklaracje zgłoszeniowe

Zarządzanie zarówno wpłatami, jak i deklaracjami zgłoszeniami dotyczącymi zmian w wysokości wpłat na PPK może być uciążliwe, skomplikowane i bardzo czasochłonne, jeśli nie korzysta się z odpowiednich narzędzi. Jednym z najlepiej przygotowanych programów do zarządzania Pracowniczymi Planami Kapitałowymi jest system wFirma.pl. Korzystając z niego, każdą zmianę wysokości wpłat na PPK wystarczy wykonać tylko w dwóch krokach:

  1. W zakładce KADRY » PRACOWNICY » Szczegóły pracownika » PPK » DODAJ » ZMIANA STAWKI PPK i uzupełnić lub zmienić/skorygować dane zadeklarowane przez pracownika.

  2. Wygenerować deklarację zgłoszeniową START » PPK » DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ. Po zapisaniu deklaracji wystarczy wygenerować plik XML i przesłać go do odpowiedniego systemu firmy ubezpieczeniowej, z którą pracodawca ma podpisaną umowę o prowadzenie PPK.

Stawki naliczania PPK w wFirma.pl

Podsumowując, program daje uczestnikom dużą elastyczność w określeniu stawki naliczania PPK. W zależności od wysokości swojego wynagrodzenia pracownicy mogą obniżyć wpłaty lub zadeklarować wpłaty dodatkowe – podobnie jak pracodawcy, którzy mają prawo zmienić wysokość wpłat dodatkowych nawet okresowo. Kwoty odprowadzane co miesiąc z reguły będą niewielkie, jednak w skali roku uzbierana suma ma już swoje znaczenie, a po kilku latach oszczędności może stanowić spory zapas gotówki.

Artykuły
Brak wyników.
Więcej artykułów
Wzory
Brak wyników.
Więcej wzorów