Zgłaszanie pracowników do ZUS jest jednym z kluczowych obowiązków pracodawców. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (MRPiPS) przygotowało projekt ustawy (UDER42), który ma na celu zlikwidowanie obowiązku przechowywania przez przedsiębiorców papierowych zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych ZUS. Co zakłada projekt i jakie zmiany w zgłoszeniach do ZUS są przewidywane? Wyjaśniamy.
Dlaczego ta zmiana jest potrzebna?
Obecnie, mimo że większość zgłoszeń do ZUS odbywa się elektronicznie, firmy są zobowiązane do archiwizowania ich papierowych odpowiedników z własnoręcznym podpisem zgłaszanej osoby przez pięć lat. Ten wymóg, zawarty w art. 36 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, jest od dawna postrzegany przez płatników składek jako nadmiarowy i nieuzasadniony.
Autorzy projektu z Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej podkreślają, że dane dotyczące ubezpieczeń są już dostępne i bezpiecznie przechowywane w systemach ZUS oraz po stronie płatnika (w formie elektronicznej). Oznacza to, że nie ma realnej potrzeby dublowania tej archiwizacji w formie papierowej.
Projekt uchyla wspomniany przepis (art. 36 ust. 8 ustawy systemowej), co bezpośrednio eliminuje konieczność przechowywania papierowych zgłoszeń.
Ta zmiana to część szerszych działań deregulacyjnych, które mają na celu usprawnienie i uproszczenie procesów administracyjnych związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej.
Zmiany w zgłoszeniach do ZUS
Projekt nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, który znosi obowiązek przechowywania papierowych zgłoszeń do ZUS, przyniesie przedsiębiorcom szereg wymiernych korzyści. Ta deregulacja ma na celu ułatwienie prowadzenia działalności gospodarczej i dostosowanie przepisów do ery cyfrowej.
Przedsiębiorcy nie będą już musieli drukować, archiwizować ani zarządzać stosami papierowych dokumentów zgłoszeniowych. Oszczędzi to miejsce w biurach i czas poświęcony na segregowanie i przechowywanie.
Elektroniczny obieg dokumentów stanie się bardziej płynny. Dane będą dostępne szybciej i łatwiej w systemach, co usprawni procesy związane z zatrudnieniem i rozliczeniami ZUS.
Mniej obowiązków administracyjnych przełoży się na większy komfort pracy i mniejszy stres związany z potencjalnymi kontrolami dotyczącymi archiwizacji.
Nowe rozwiązanie, będące częścią szerszych działań deregulacyjnych MRPiPS, ma na celu ograniczenie biurokracji, usprawnienie procesów oraz oszczędność czasu i miejsca w firmach. Zmiany mają wejść w życie po 14 dniach od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.
