Zgłaszanie pracowników do ZUS jest jednym z kluczowych obowiązków pracodawców. W listopadzie 2025 roku przedsiębiorców czeka wejście w życie kolejnych, istotnych zmian prawnych, będących częścią szerszego pakietu deregulacyjnego. Głównym celem tych nowelizacji jest ułatwienie prowadzenia biznesu oraz redukcja biurokracji, zwłaszcza w obszarach podatkowym i ubezpieczeniowym. Najważniejsze modyfikacje, które zaczną obowiązywać już od 4 listopada, dotyczą przede wszystkim Ordynacji Podatkowej oraz przepisów ZUS.
Dlaczego ta zmiana jest potrzebna?
Mmimo że większość zgłoszeń do ZUS odbywalo się elektronicznie, firmy były zobowiązane do archiwizowania ich papierowych odpowiedników z własnoręcznym podpisem zgłaszanej osoby przez pięć lat. Ten wymóg, zawarty był w art. 36 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, jest od dawna postrzegany przez płatników składek jako nadmiarowy i nieuzasadniony.
Autorzy projektu z Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej podkreślają, że dane dotyczące ubezpieczeń są już dostępne i bezpiecznie przechowywane w systemach ZUS oraz po stronie płatnika (w formie elektronicznej). Oznacza to, że nie ma realnej potrzeby dublowania tej archiwizacji w formie papierowej.
Zmiany w zgłoszeniach do ZUS
Przepisy wchodzącą w życie 4 listopada, jest zniesienie obowiązku przechowywania papierowych zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych (druków ZUS), o ile zostały one przekazane drogą elektroniczną. Uchylenie ustępu 8 w art. 36 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych to postulat, który został wprowadzony w ramach inicjatywy społecznej, mającej na celu cyfryzację i uproszczenie formalności.
Elektroniczny obieg dokumentów stanie się bardziej płynny. Dane będą dostępne szybciej i łatwiej w systemach, co usprawni procesy związane z zatrudnieniem i rozliczeniami ZUS.
Mniej obowiązków administracyjnych przełoży się na większy komfort pracy i mniejszy stres związany z potencjalnymi kontrolami dotyczącymi archiwizacji.
Nowe rozwiązanie, będące częścią szerszych działań deregulacyjnych MRPiPS, ma na celu ograniczenie biurokracji, usprawnienie procesów oraz oszczędność czasu i miejsca w firmach. Zmiany mają wejść w życie po 14 dniach od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.
