Prawo do pełnego odliczenia VAT-u od wydatków związanych z samochodem osobowym daje wykorzystywanie pojazdu wyłącznie do czynności opodatkowanych. Warunkiem uznania, że takie okoliczności występują, jest m.in. złożenie informacji VAT-26. Przepisy ustawy o VAT określają termin, w jakim należy złożyć taką informację. W związku z tym w ramach naszego dzisiejszego artykułu zastanowimy się, jakie są konsekwencje za niezłożenie VAT-26 w terminie.
Warunki skorzystania z pełnego prawa do odliczenia podatku VAT przy wykorzystywaniu samochodów osobowych
Z podstawowej reguły wynikającej z art. 86a ust. 1 ustawy o VAT wynika, że wydatki związane z samochodami osobowymi uprawniają podatnika do odliczenia 50% kwoty podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących wydatki.
Chodzi tutaj zarówno o wydatki na nabycie pojazdu, jak i o wydatki eksploatacyjne (typu paliwo, naprawy, części zamienne itp.).
Natomiast pełne prawo do odliczenia przysługuje w zakresie, w jakim samochód jest wykorzystywany wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Jednak w tym zakresie podatnik musi spełnić określone warunki.
Przede wszystkim podatnik ma obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów. Ewidencja przebiegu pojazdu jest prowadzona od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu wyłącznie do tej działalności.
Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:
- numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
- dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
- stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
- wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:
- kolejny numer wpisu,
- datę i cel wyjazdu,
- opis trasy (skąd – dokąd),
- liczbę przejechanych kilometrów,
- imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem
– potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;
liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.
Dodatkowo, jak wynika z treści art. 86a ust. 12 ustawy o VAT, podatnicy wykorzystujący wyłącznie do działalności gospodarczej pojazdy samochodowe, dla których są obowiązani prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, mają obowiązek złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego informację o tych pojazdach (VAT-26) w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniosą pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami, nie później jednak niż w dniu przesłania ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3.
Za pierwszy wydatek związany z pojazdem, o którym mowa w art. 86a ust. 12 ustawy o VAT należy uznać czynność, która będzie podlegać ustawie o VAT. Zatem trzeba zauważyć, że złożenie informacji, o której mowa w art. 86a ust. 12 ustawy (VAT-26), jest jednym z warunków uprawniających do pełnego odliczenia podatku naliczonego z tytułu wydatków związanych z pojazdami samochodowymi wykorzystywanymi wyłącznie do działalności gospodarczej podatników.
Przez „poniesienie wydatku” należy rozumieć dokonanie wpłaty zaliczki na poczet zakupu towaru czy usługi lub nabycie towaru bądź usługi, w zależności od tego, która z tych sytuacji wystąpiła jako pierwsza.
Przykład 1.
Podatnik zawarł umowę zakupu samochodu osobowego, który zamierza wykorzystywać do prowadzenia działalności gospodarczej. Zaliczkę na poczet ceny zakupu wpłacił 10 października. 10 listopada podatnik zapłacił resztę ceny. W takim przypadku informacja VAT-26 powinna zostać złożona do 25 listopada, ponieważ pierwszym wydatkiem było opłacenie zaliczki.
Podkreślenia wymaga, że oba warunki muszą być spełnione łącznie.
Konsekwencje za niezłożenie VAT-26 w terminie
Ustawa o VAT w sposób precyzyjny określa termin, w jakim należy złożyć do US informację VAT-26. Pojawia się w związku z tym pytanie o podatkowe konsekwencje przekroczenia terminu.
W tym zakresie trzeba sięgnąć do treści art. 86a ust. 13 ustawy o VAT, który podaje, że w przypadku niezłożenia w terminie informacji VAT-26 uznaje się, że pojazd samochodowy jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika dopiero od pierwszego dnia miesiąca, w którym podatnik złoży tę informację.
Wynika z tego, że do momentu złożenia informacji nie można uznać, że pojazd samochodowy jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika. Dopiero dzień złożenia informacji we właściwym urzędzie skarbowym potwierdza fakt wykorzystywania pojazdu wyłącznie do działalności gospodarczej i od tego momentu przysługuje podatnikowi pełne prawo do odliczenia podatku.
W przypadku gdy nastąpi niezłożenie VAT-26 w terminie dla celów stosowania odliczenia uznaje się, że pojazd samochodowy jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej dopiero od dnia jej złożenia. W konsekwencji do czasu złożenia tej informacji podatnikowi będzie przysługiwać prawo tylko do ograniczonego (50%) odliczenia podatku VAT. Pełne odliczenie znajdzie zastosowanie dopiero do wydatków poniesionych od dnia jej złożenia. Jeśli zatem podatnik odliczył w całości podatek naliczony od wszystkich wydatków związanych z pojazdem, w odniesieniu do którego nie złożono w terminie informacji, będzie on zobowiązany do dokonania korekty wszystkich dokonanych odliczeń.
W interpretacji Dyrektora KIS z 24 września 2021 roku (nr 0114-KDIP4-2.4012.548.2021.1.WH) czytamy, że: „Jak ustalono powyżej, Wnioskodawca 23 czerwca 2021 r. poniósł pierwszy wydatek związany z pojazdem samochodowym. Natomiast 5 lipca 2021 r. Wnioskodawca złożył naczelnikowi urzędu skarbowego informację o tym pojeździe. Zatem zgodnie z powyższym Wnioskodawcy do czasu złożenia tej informacji przysługiwało prawo tylko do ograniczonego (50%) odliczenia podatku VAT. Pełne odliczenie znajdzie zastosowanie dopiero do wydatków poniesionych od dnia złożenia informacji, tj. od 5 lipca 2021 r. W związku z powyższym stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym informacja VAT-26 została złożona w terminie i w konsekwencji ma on prawo dokonać odliczenia pełnej kwoty podatku naliczonego, należy uznać za nieprawidłowe”.
Przykład 2.
Podatnik zawarł umowę zakupu samochodu osobowego, który zamierza wykorzystywać do prowadzenia działalności gospodarczej. Zaliczkę na poczet ceny zakupu wpłacił 10 października. 10 listopada podatnik zapłacił resztę ceny. Informację VAT-26 złożył dopiero 25 stycznia kolejnego roku. To oznacza, że pełne prawo do odliczenia przysługuje mu dopiero od 25 stycznia. W zakresie odliczeń dokonanych przed tą datą zobligowany jest do dokonania korekty, ponieważ miał prawo jedynie do 50% odliczenia podatku naliczonego.
Na koniec dodajmy też, że wzór formularza VAT-26 nie przewiduje możliwości złożenia go z datą wsteczną. Ponadto z uwagi na fakt, że termin określony w art. 86a ust. 12 ustawy o VAT ma charakter terminu prawa materialnego, nie może on zostać przywrócony na wniosek podatnika na mocy art. 162 Ordynacji podatkowej.
Reasumując, niezłożenie VAT-26 w terminie skutkuje brakiem uznania, że samochód osobowy jest wykorzystywany wyłącznie do czynności opodatkowanych, co w dalszej kolejności wyklucza możliwość odliczenia 100% podatku VAT do momentu złożenia informacji we właściwym US.
