Poradnik Przedsiębiorcy

Zmiana formy wykorzystywania samochodu osobowego - konsekwencje na gruncie podatku VAT

Wybór formy wykorzystywania samochodu osobowego w firmie nie ma charakteru stałego, w związku z czym podatnik może dokonać zmiany w tej kwestii. Jednak taka modyfikacja rodzi pewne obowiązki. Jakie? Odpowiedź znajdziesz w niniejszym artykule.

Odliczenie VAT od samochodu osobowego - przepisy

Nowelizacja prawa podatkowego w 2014 r. w kontekście sposobu odliczenia VAT od samochodów osobowych spowodowała spore zamieszanie wśród przedsiębiorców. Największy problem sprawił wybór formy wykorzystywania tego typu pojazdów, który stanowi fundament w kwestii odliczenia VAT od wydatków na bieżącą eksploatację.

Dla przypomnienia, z dniem 1 kwietnia 2014 r. w Ustawie o podatku od towarów i usług pojawił się art. 86a, w treści którego kompleksowo objaśniono problem rozliczania VAT. Od tego momentu podatnicy, których pojazdy firmowe nie przekraczają 3,5 tony oraz poza wyjątkami określonymi w tej ustawie, musieli podjąć decyzję w kwestii odliczenia VAT od wydatków poniesionych w związku z użytkowaniem tego typu pojazdów. Do wyboru są dwie opcje: odliczenie 100% lub 50% VAT.

50 % odliczenia VAT - system mieszany

Podstawowym i najmniej problematycznym rozwiązaniem okazał się wybór formy mieszanej. Zgodnie z jej założeniem firmowy samochód osobowy jest wykorzystywany na potrzeby działalności gospodarczej, ale również w celach prywatnych. W tych okolicznościach podatnik nabywa prawo do odliczenia wyłącznie połowy wartości VAT. Oznacza to, że przedsiębiorca odliczy wyłącznie 50% podatku od faktury za nabycie samochodu osobowego, od wydatków na zakup części, kosztów naprawy oraz innych wydatków związanych z eksploatacją tego pojazdu. Co ważne, w takim wypadku nie przysługuje prawo do odliczenia VAT od zakupu paliwa – zgodnie z art. 12 ust. 1 Ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw z 7 lutego 2014 r. jest to niemożliwe do 30 czerwca 2015 r.

100% odliczenia VAT - samochód wyłącznie do celów firmowych

Druga opcja daje podatnikowi możliwość pełnego odliczenia podatku VAT od wszystkich wydatków poniesionych w związku z użytkowaniem pojazdu osobowego, łącznie z zakupem paliwa. Podstawowy problem stanowi warunek wynikający z przepisów - pojazd musi być wykorzystywany wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej, bez możliwości używania go w celach prywatnych. Ten wybór niesie za sobą ustawowy obowiązek powiadomienia naczelnika właściwego urzędu skarbowego poprzez złożenie deklaracji VAT-26 oraz prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu wraz z informacją o stanie licznika przejechanych kilometrów.  

Formę wykorzystywania samochodu osobowego można zmienić - jak i kiedy?

Wybór formy wykorzystywania pojazdu osobowego w odniesieniu do odliczenia VAT nie ma charakteru stałego. Nie poruszono również tej kwestii na łamach przepisów o podatku VAT, jednak nie należy zmieniać sposobu rozliczenia nagminnie. Przed podjęciem decyzji warto się zastanowić i podejść do problemu ze zdrowym rozsądkiem. Jeżeli już nastąpi konieczność dokonania zmiany formy odliczania VAT od pojazdu (z pełnego na częściowe lub odwrotnie_, decyzja powinna być uzasadniona obiektywnymi okolicznościami. Kiedy zostanie już podjęta, dobrze by było, jakby była trwała. Zbyt częste aktualizacje mogą bowiem zwrócić uwagę urzędu skarbowego i sprowokować kontrolę.

Zmiany formy rozliczania VAT od wydatków eksploatacyjnych należy dokonać poprzez zgłoszenie lub aktualizację danych w urzędzie skarbowym za pomocą druku VAT-26.

Przedsiębiorca, który dokonuje pierwszego zgłoszenia samochodu osobowego do pełnego odliczenia VAT od kosztów eksploatacyjnych musi złożyć wspomnianą deklarację do naczelnika właściwego urzędu skarbowego w ciągu 7 dni od terminu poniesienia pierwszego wydatku. Natomiast w sytuacji odwrotnej, kiedy podatnik uzna, że chce zmienić formę wykorzystywania pojazdu osobowego na system mieszany, musi zgłosić aktualizację VAT-26 do urzędu skarbowego dzień przed ty, w którym będzie obowiązywała deklarowana zmiana.  

Chcesz zmienić formę wykorzystywania samochodu? Czeka cię korekta VAT na plus lub na minus!

Podatnicy, którzy zdecydują się na zmianę formy wykorzystywania pojazdu osobowego w firmie powinni wiedzieć, że konieczna może okazać się korekta VAT naliczonego przy jego nabyciu. Wynika to z art. 90b ustawy o VAT i dotyczy przedsiębiorców, którzy zdecydują się na taką modyfikację przed upływem 60 miesięcy od miesiąca, w którym nabyto, dokonano importu albo oddano do użytkowania pojazd. Wyjątek dotyczy samochodów o wartości mniejszej niż 15 000 zł - w takim wypadku okres korekty obejmuje 12 miesięcy, licząc od wskazanych dat.

To, czy korekta będzie miała charakter konieczny czy dobrowolny zależy od tego “w którą stronę” zmieniono zasady używania pojazdu w firmie. W sytuacji, kiedy zmiana idzie w kierunku od pełnego odliczenia VAT do odliczenia mieszanego (pół na pół), wówczas zaistnieje konieczność dokonania korekty odliczonego podatku od towarów i usług. Dzieje się tak dlatego, że pierwotnie podatnik miał prawo do pełnego odliczenia VAT, więc po zmianie musi oddać nienależnie odliczoną wartość, czyli dokonać korekty na minus.

W odwrotnej sytuacji, jeżeli podatnik dokona zmiany w kierunku odliczenie VAT mieszane - odliczenie VAT pełne, nabędzie prawo do korekty naliczonego podatku VAT na plus i będzie mógł odliczyć połowę wartości VAT, czego nie mógł zrobić wcześniej.  

Korekty należy dokonywać w sposób proporcjonalny do dotychczasowego okresu wykorzystywania samochodu w firmie. Dla obliczenia korekty należy zacząć od miesiąca, w którym nastąpiła zmiana wykorzystywania.

Zmiana formy wykorzystywania samochodu osobowego - korekta naliczonego VAT w praktyce

Przykład 1. Korekta VAT na minus…

Przedsiębiorca nabył do firmy samochód osobowy o wartości 43 478,26 zł netto, 10 000 zł podatku VAT naliczonego. W maju 2014 r. samochód ten został wprowadzony do ewidencji środków trwałych jako samochód przeznaczony wyłącznie na cele firmowe, z pełnym odliczeniem VAT. Przedsiębiorca w deklaracji VAT-7 za maj 2014 r. odliczył zatem 10 000 zł podatku naliczonego przy zakupie samochodu.

 W sierpniu 2015 r., po 15 miesiącach użytkowania, przedsiębiorca zdecydował się na przeznaczenie samochodu na cele mieszane. Do zakończenia okresu korekty zostało 45 miesięcy, zatem do proporcjonalnego odliczenia podatku VAT pozostało:

45/60 * 10 000 = 7500 zł.

Przekazując samochód na cele mieszane, podatnik ma prawo do odliczenia tylko 50% podatku VAT - zatem 50% * 7500 zł = 3750 zł. W deklaracji za sierpień 2015 r. podatnik powinien skorygować VAT na minus o 3750 zł odliczonego przy nabyciu auta podatku.

Przykład 2. Korekta VAT na plus …

Przedsiębiorca nabył do firmy samochód osobowy o wartości 43 478,26 zł netto, 10 000 zł VAT naliczonego. W maju 2014 r. samochód ten został wprowadzony do ewidencji środków trwałych jako samochód wykorzystywany w sposób mieszany, co uprawniało właściciela firmy do odliczenia 50% podatku VAT naliczonego przy nabyciu. Przedsiębiorca w deklaracji VAT-7 za maj 2014 r. odliczył zatem 50% * 10 000 zł = 5000 zł VAT naliczonego przy zakupie samochodu.

W sierpniu 2015 r., po 15 miesiącach użytkowania, przedsiębiorca zdecydował się na przekazanie samochodu na cele wyłącznie firmowe. Do zakończenia okresu korekty zostało 45 miesięcy, zatem do proporcjonalnego odliczenia podatku VAT pozostało:

45/60 * 10 000 = 7500 zł.

Skoro podatnik odliczył przy nabyciu 5000 zł podatku VAT, kwotę do odliczenia należy proporcjonalnie pomniejszyć:

7500 zł - 45/60 * 5000 = 3750

W deklaracji za sierpień przedsiębiorca powinien skorygować VAT na plus o 3750 zł podatku naliczonego przy zakupie auta, lecz nieodliczonego.

Reasumując, zmiana formy wykorzystywania samochodu osobowego w firmie jest możliwa, przy czym należy spełnić warunek formalny - dokonać zgłoszenia lub aktualizacji na druku VAT-26. W niektórych sytuacjach wymagana jest również korekta VAT naliczonego przy nabyciu samochodu na plus lub na minus, w zależności od tego, w którym kierunku dokonano zmiany.