Aktualizacja VAT-26 przy złomowaniu pojazdu - co warto wiedzieć?

Podatnicy wykorzystujący pojazdy samochodowe wyłącznie do celów firmowych mają wiele obowiązków formalnych pod względem możliwości pełnego odliczenia podatku naliczonego VAT. Wśród nich można wymienić konieczność złożenia oraz aktualizowania informacji VAT-26. W poniższym artykule zastanowimy się, czy aktualizacja VAT-26 przy złomowaniu pojazdu jest obowiązkowa.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z wydatkami na samochód osobowy

Kwestie dotyczące prawa do odliczenia podatku naliczonego od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi zostały uregulowane w art. 86a ustawy VAT. Zgodnie z art. 86a ust. 1 ustawy w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi kwotę podatku naliczonego stanowi 50% kwoty podatku wynikającej z faktury otrzymanej przez podatnika.

Zatem zgodnie z powyższymi regulacjami podatnikowi przysługuje ograniczone do 50% prawo do odliczenia podatku w odniesieniu do wszystkich wydatków związanych z pojazdami samochodowymi przeznaczonymi do użytku „mieszanego”, czyli takiego, gdzie istnieje możliwość jego użycia również do celów niezwiązanych z tą działalnością, np. do celów prywatnych. 

Organy podatkowe wskazują, że wystarczy przy tym możliwość nawet tylko jednorazowego użycia pojazdu do celów prywatnych, aby uznać, że może być on wykorzystywany w sposób „mieszany”. Jednocześnie nie jest przy tym istotny moment, w którym użycie to ma miejsce podczas całego okresu użytkowania przez podatnika danego pojazdu, żeby uznać ten pojazd za wykorzystywany do celów „mieszanych”.

Jednakże od wynikającej z art. 86a ust. 1 ustawy zasady przewidziano wyjątki. W świetle art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a ustawy VAT pełne prawo do odliczenia wydatków ma zastosowanie w przypadku, gdy pojazdy samochodowe są wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika.

Według art. 86a ust. 4 pkt 1 ww. ustawy pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli sposób ich wykorzystywania przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez niego dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.

Zatem podatnicy użytkujący samochody osobowe w działalności gospodarczej mają ograniczone prawo do odliczenia podatku VAT od wydatków poniesionych na ich zakup, eksploatację i bieżące użytkowanie. W sytuacji, gdy przedsiębiorca zdecyduje się na pełne odliczenie VAT, jest zobowiązany wykazać, że pojazd jest użytkowany wyłącznie w celach prowadzonej działalności gospodarczej.

Obowiązek złożenia informacji VAT-26

W przypadku pojazdów uznawanych za wykorzystywane wyłącznie w działalności gospodarczej obowiązkiem podatników jest również złożenie informacji VAT-26. Jak wynika z treści art. 86a ust. 12 ustawy VAT, podatnicy wykorzystujący wyłącznie do działalności gospodarczej pojazdy samochodowe, dla których są obowiązani prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, mają obowiązek złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego informację VAT-26 o tych pojazdach w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniosą pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami, nie później jednak niż w dniu przesłania ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3.

Z przypadkiem niedopełnienia tego obowiązku wiążą się dotkliwe sankcje podatkowe, ponieważ w myśl art. 86a ust. 13 ustawy VAT w przypadku niezłożenia w terminie informacji, o której mowa w ust. 12, uznaje się, że pojazd samochodowy jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika dopiero od pierwszego dnia miesiąca, w którym podatnik złoży tę informację.

Powyższe oznacza zatem, że niezłożenie ww. informacji powoduje, iż pomimo wykorzystywania pojazdu wyłącznie do celów firmowych podatnik ma prawo do odliczenia jedynie 50% kwoty podatku naliczonego z faktur dokumentujących wydatki związane z samochodem osobowym.

Aktualizacja VAT-26 przy złomowaniu pojazdu

Wskazana informacja VAT-26 musi być aktualizowana w przypadku zmiany okoliczności faktycznych. Jak bowiem wynika z treści art. 86a ust. 14 ustawy VAT w przypadku zmiany wykorzystywania pojazdu samochodowego podatnik jest obowiązany do aktualizacji informacji, o której mowa w ust. 12, najpóźniej do końca miesiąca, w którym dokonał tej zmiany.

Dyrektor KIS w interpretacji z 5 września 2024 roku (nr 0113-KDIPT1-3.4012.420.2024.2.OS) wskazał, że przepisy ustawy o VAT nie precyzują, co należy rozumieć przez zmianę wykorzystywania pojazdu samochodowego. W ocenie organu należy ten przepis interpretować szeroko, tzn. aktualizację informacji składa się w przypadku zmiany wykorzystywania pojazdu samochodowego z wykorzystywania wyłącznie do działalności gospodarczej na wykorzystywane do celów mieszanych lub w ogóle niesłużących prowadzeniu działalności gospodarczej.

Złożenie w odpowiednim terminie właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego informacji VAT-26 jest jednym z wymogów, którego spełnienie uprawnia podatnika do pełnego odliczenia podatku naliczonego w odniesieniu do pojazdu samochodowego. Jednocześnie ustawodawca nakłada na podatnika obowiązek aktualizacji złożonej uprzednio informacji VAT-26, gdy nastąpi zmiana wykorzystywania pojazdu samochodowego. Do takiej sytuacji dochodzi m.in., gdy pojazd zgłoszony na druku VAT-26 nie jest wykorzystywany w prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej.

W świetle powyższego nie ulega wątpliwości, że w przypadku, gdy dochodzi do likwidacji samochodu osobowego na skutek jego złomowania, taki pojazd przestaje służyć w działalności gospodarczej podatnika. To z kolei oznacza, że przedsiębiorca powinien w takim przypadku złożyć aktualizację informacji VAT-26.

Przykład 1.

Pani Paulina wykorzystuje w swojej jednoosobowej działalności gospodarczej samochód osobowy, który służy wyłącznie celom firmowym. Prowadzi ewidencję przebiegu pojazdów oraz złożyła informację VAT-26. 10 września samochód w wyniku wypadku uległ całkowitemu zniszczeniu. Po 5 dniach pani Paulina przekazała pojazd na złom. Jakie obowiązki na niej spoczywają?

Podatniczka powinna w terminie do 30 września złożyć aktualizację informacji VAT-26, wskazując, że pojazd przestał być wykorzystywany do celów służbowych.

Mając powyższe na uwadze, warto podkreślić, jak ważne dla kwestii pełnego odliczenia podatku naliczonego w związku z wydatkami na samochód osobowy jest złożenie informacji VAT-26. Należy także pamiętać, że w przypadku, gdy pojazd przestaje być wykorzystywany na potrzeby działalności gospodarczej, należy dokonać aktualizacji ww. informacji.