Rok 2025 zapowiada się jako czas kolejnych wyzwań dla biur rachunkowych. To nie tylko okres na wdrażanie nowych rozwiązań, lecz przede wszystkim moment, w którym trzeba zdecydować, czy Twoje biuro nadąży za dynamicznie zmieniającymi się przepisami i rosnącymi oczekiwaniami rynku. Zmiany nie ominą nikogo – brak przygotowania może oznaczać utratę klientów, zwiększone koszty operacyjne, a nawet problemy z utrzymaniem konkurencyjności. Czy Twoje biuro jest gotowe na ten przełomowy rok? Czy wdrożyłeś już rozwiązania, które zapewnią Ci spokój i bezpieczeństwo w obliczu nadchodzących zmian? Jeśli nie, czas działać – 2025 rok to ostatni moment, aby zyskać przewagę i przygotować się na to, co nieuchronne. Sprawdź, jakie obowiązki biur rachunkowych w 2025 rok będą obowiązywać, jakie kroki musisz podjąć, by nie tylko przetrwać, lecz także rozwijać się w nowej rzeczywistości!
Jakie obowiązki biur rachunkowych w 2025 roku?
Biura rachunkowe staną przed wyzwaniem dostosowania swoich usług do nowych wymagań, co z jednej strony zwiększy ich odpowiedzialność, a z drugiej stworzy szansę na podniesienie jakości obsługi klientów i usprawnienie codziennych procesów.
Obowiązki związane z JPK
W 2025 roku biura rachunkowe będą musiały przygotować się do nowych obowiązków związanych z Jednolitym Plikiem Kontrolnym (JPK), szczególnie w zakresie raportowania podatku dochodowego od osób prawnych (JPK_CIT). Nowe przepisy obejmą początkowo największych podatników, a w kolejnych latach stopniowo również mniejsze firmy. Obowiązki te będą wymagały dostosowania systemów księgowych do nowych struktur logicznych plików JPK, prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz ewidencji środków trwałych w odpowiedniej formie elektronicznej, a także terminowego przekazywania plików do urzędów skarbowych. Biura rachunkowe będą również odpowiedzialne za zapewnienie zgodności przesyłanych danych z rzeczywistą dokumentacją klientów, co wymagać będzie zarówno aktualizacji oprogramowania, jak i przeszkolenia personelu w zakresie nowych procedur.
Kasowy PIT
Wprowadzenie kasowego PIT-u, który umożliwia rozliczanie przychodów i kosztów w momencie faktycznego otrzymania lub dokonania zapłaty, oznacza dla biur rachunkowych konieczność prowadzenia precyzyjnej ewidencji przepływów pieniężnych klientów. Właściciele biur muszą zadbać o terminowe i poprawne ujęcie operacji finansowych oraz mieć na uwadze wszystkie wyjątki, w których metody kasowej zastosować nie wolno.
Wakacje składkowe
Wprowadzenie tzw. wakacji składkowych, które pozwalają przedsiębiorcom na czasowe zawieszenie obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne w określonych sytuacjach, stawia przed biurami rachunkowymi nowe zadania. Właściciele biur, którzy podejmują się świadczenia takich usług, muszą dokładnie analizować, czy klienci spełniają wymagane kryteria, odpowiednio składać najpierw wnioski w imieniu przedsiębiorców, a na koniec deklaracje rozliczeniowe ZUS DRA. Ponadto ważne będzie monitorowanie konsekwencji takiego rozwiązania, na przykład wpływu wakacji składkowych na przyszłe świadczenia lub bieżące zobowiązania podatkowe.
Zmiany w prawie pracy i ubezpieczeniach społecznych
W związku ze zmianami w prawie pracy i ubezpieczeniach społecznych, które wejdą w życie w 2025 roku, biura rachunkowe będą musiały sprostać nowym wymaganiom swoich klientów. Od przyszłego roku zmienią się również zasady dotyczące składki zdrowotnej dla przedsiębiorców. Przychody ze sprzedaży środków trwałych zostaną wyłączone z podstawy jej wymiaru, a minimalna podstawa składki zdrowotnej zostanie obniżona do 75% minimalnego wynagrodzenia. Ponadto biura rachunkowe będą zobowiązane do prawidłowego naliczania wynagrodzeń i świadczeń, uwzględniając wzrost minimalnego wynagrodzenia.
Przygotowanie do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)
Choć obowiązek korzystania z KSeF został przesunięty na 2026 rok, rok 2025 to czas intensywnych przygotowań zarówno dla przedsiębiorców, jak i biur rachunkowych. Już teraz warto zadbać o:
- testowanie systemów – sprawdzenie, czy używane narzędzia księgowe są zgodne z wymaganiami KSeF i umożliwiają wygodne przesyłanie oraz odbieranie faktur;
- edukację klientów – uświadamianie klientów o nadchodzących zmianach i korzyściach wynikających z e-faktur;
- automatyzację procesów – wdrożenie rozwiązań, które zautomatyzują wprowadzanie i rozliczanie faktur.
Dzięki odpowiedniemu przygotowaniu biura rachunkowe będą mogły płynnie przejść do nowego systemu, jednocześnie zapewniając klientom pełną zgodność z przepisami.
Na rynku dostępne są systemy dla biur rachunkowych, takie jak wFirma, które od dawna są gotowe na obowiązkowe wprowadzenie KSeF. Funkcja ta jest nieustannie rozwijana i dostosowywana do zmieniających się przepisów, aby zapewnić zgodność ze wszystkimi wymaganiami. To niezwykle istotny temat, ponieważ wybór systemu bez integracji z KSeF w 2025 roku może wiązać się z poważnymi konsekwencjami dla biura rachunkowego. W efekcie na przełomie 2025 i 2026 roku konieczna może być ponowna zmiana systemu na taki, który spełnia wymagania KSeF. Taka sytuacja oznaczałaby stracony czas oraz ryzyko błędów wynikających z braku dostosowania obecnego systemu do obowiązujących przepisów. Poszukując oprogramowania zintegrowanego z KSeF, warto również wziąć pod uwagę, czy dany producent na bazie KSeF wprowadza rozwiązania automatyzujące codzienną pracę.
Bezpieczeństwo danych – priorytet w pracy biura rachunkowego
W 2025 roku jeszcze większy nacisk zostanie położony na ochronę danych klientów. W erze cyfryzacji i pracy w chmurze biura rachunkowe muszą zadbać o:
- zgodność z RODO – regularne aktualizowanie polityk bezpieczeństwa oraz zapewnienie odpowiednich zabezpieczeń technicznych;
- infrastrukturę IT – sprawdzanie zabezpieczeń przed atakami hakerskimi, które mogą stanowić poważne zagrożenie dla danych finansowych klientów;
- szkolenia pracowników – edukacja w zakresie ochrony danych to podstawa w minimalizowaniu ryzyka wynikającego z ludzkich błędów.
Nowoczesne systemy chmurowe, choć budzą czasem obawy, oferują wiele rozwiązań zwiększających bezpieczeństwo, takich jak szyfrowanie danych czy dwustopniowe uwierzytelnianie dostępu. Ponadto to już po stronie dostawców oprogramowania leży obowiązek czuwania nad jego bezpieczeństwem, o co dbają inżynierowie od serwerów.
Edukacja klientów jako element strategii biura rachunkowego
W 2025 roku biura rachunkowe będą grać istotną rolę w przekazywaniu klientom informacji o zmianach w przepisach i technologiach. Nie oznacza to jednak potrzeby organizowania szkoleń czy poświęcania wielu godzin na przygotowywanie szczegółowych materiałów.
Zamiast tego, biura mogą postawić na proste formy komunikacji, takie jak:
- krótkie wiadomości e-mail z najważniejszymi informacjami;
- wskazówki umieszczane w systemach obsługi klienta;
- gotowe szablony i checklisty, które klient może łatwo wykorzystać.
Takie podejście pozwala szybko i efektywnie przekazać kluczowe informacje, minimalizując błędy w dokumentach dostarczanych przez klientów, a jednocześnie oszczędzając czas biura rachunkowego. Edukacja w tej formie to praktyczne wsparcie, które upraszcza współpracę i podnosi jej jakość.
Ekologia i cyfryzacja – nowe trendy w księgowości
Zrównoważony rozwój i cyfryzacja to tematy, które zyskują na znaczeniu w każdej branży, w tym także w księgowości. Biura rachunkowe mogą odegrać ważną rolę w promowaniu rozwiązań ekologicznych, takich jak:
- ograniczenie papierowej dokumentacji;
- promowanie e-faktur;
- korzystanie z cyfrowych archiwów dokumentów.
Tego typu działania nie tylko wpływają pozytywnie na środowisko, lecz także przyczyniają się do poprawy efektywności pracy biura rachunkowego.
Jak biura rachunkowe powinny się przygotować na rok 2025?
Profesjonalne biuro rachunkowe to takie, które potrafi elastycznie reagować na zmiany i wdrażać rozwiązania wspierające codzienną pracę. Przygotowanie do nowych regulacji, zwiększająca się ilość dokumentacji oraz rosnące oczekiwania klientów wymagają od właścicieli biur inwestycji w narzędzia, które usprawnią wykonywanie obowiązków. Ważnym krokiem będzie wdrożenie nowoczesnych systemów automatyzujących pracę, które nie tylko odciążą pracowników od powtarzalnych zadań, lecz także pomogą w zachowaniu zgodności z przepisami oraz zwiększą efektywność obsługi klientów. Właściwe przygotowanie pozwoli biurom rachunkowym sprostać wyzwaniom nadchodzącego roku i utrzymać silną pozycję na rynku.
Wdrożenie systemów, które automatyzują pracę biura rachunkowego
W 2025 roku wdrożenie systemów automatyzujących pracę biura rachunkowego stanie się kluczowym krokiem dla zwiększenia efektywności i sprostania rosnącym wymaganiom rynku. Automatyzacja pozwala na usprawnienie wielu procesów w pracy księgowych. Dzięki wykorzystaniu technologii, takich jak OCR do rozpoznawania tekstu na fakturach czy algorytmy podpowiadające schematy księgowe, biura mogą znacząco ograniczyć czas poświęcany na rutynowe zadania oraz zredukować ryzyko błędów. Wdrożenie takich rozwiązań nie tylko ułatwia bieżącą pracę, lecz także umożliwia lepsze dostosowanie się do zmian w przepisach. Automatyzacja wspiera również bezpieczeństwo danych i umożliwia lepsze zarządzanie dużą ilością dokumentów, co jest szczególnie istotne w obliczu rosnących oczekiwań klientów.
Szkolenia i kursy z wiedzy o nowych przepisach i zmianach
Przygotowanie biur rachunkowych na 2025 rok nie może odbyć się bez regularnych szkoleń i kursów dotyczących zmieniających się przepisów. Dynamiczne zmiany w prawie podatkowym, pracy i ubezpieczeniach społecznych wymagają od księgowych ciągłego aktualizowania wiedzy. Udział w szkoleniach pozwala nie tylko na zrozumienie nowych regulacji, lecz także na praktyczne zastosowanie ich w codziennej pracy. To również szansa na zdobycie informacji o najlepszych praktykach i narzędziach, które ułatwiają dostosowanie się do nowych wymagań. Inwestowanie w rozwój zespołu jest niezwykle ważne, aby biuro mogło zapewniać klientom najwyższą jakość świadczonych usług.
Pozyskiwanie nowych klientów i ciągły rozwój biura
Nowy rok to także dobra okazja do aktywnego poszukiwania nowych klientów i stałego rozwoju. Kluczowe znaczenie będzie miało budowanie wizerunku jako nowoczesnego i zaufanego partnera biznesowego, który potrafi sprostać zarówno standardowym, jak i niestandardowym potrzebom klientów. Ważnym krokiem w rozwoju biura rachunkowego jest poszerzanie oferty usług, tak aby dostosować się do zmieniającego się otoczenia biznesowego. Co istotne, reklama i pozyskiwanie nowych klientów nie muszą wiązać się z wysokimi kosztami. Biura rachunkowe mają możliwość korzystania z prostych i efektywnych rozwiązań, takich jak utworzenie darmowej wizytówki w katalogu biur rachunkowych, np. w systemie wFirma dla Biur Rachunkowych. Pomaga ona zwiększyć widoczność w sieci, ułatwia kontakt z potencjalnymi klientami i buduje profesjonalny wizerunek.
Dzięki takim działaniom, jak aktywność w mediach społecznościowych, rekomendacje zadowolonych klientów czy obecność w branżowych katalogach, biura mogą efektywnie przyciągać nowych klientów bez obciążania budżetu. Rozwój to ciągła adaptacja i poszukiwanie nowych możliwości, które przekładają się na stabilny wzrost oraz przewagę konkurencyjną.
