W przypadku kierowców, tak jak względem innych pracowników, prowadzone są akta osobowe. Prowadzone były też tzw. teczki kierowców. Jak aktualnie należy prowadzić akta osobowe kierowcy - jakie dokumenty w nich umieścić? Wyjaśniamy w tym tekście.
Kierowcy zawodowi muszą przedstawiać odpowiednie dokumenty pracownicze potwierdzające kwalifikacje i uprawnienia do wykonywania zawodu kierowcy zawodowego.
Dokumenty w przypadku zatrudniania kierowcy zawodowego
W teczce zawierającej dokumentację pracowniczą kierowcy zawodowego powinny się znaleźć:
zaświadczenia o odbytych szkoleniach, w tym świadectwo kwalifikacji zawodowej;
oświadczenie kierowcy o pozostawaniu lub niepozostawaniu w zatrudnieniu u innego pracodawcy;
potwierdzenia odbycia badań lekarskich i testów psychologicznych.
Oświadczenia kierowcy zawodowego
Ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 roku o czasie pracy kierowców dopuszcza w przypadku kierowców zakaz jednoczesnego pozostawania w stosunku pracy z innym pracodawcą lub jednoczesnego pozostawania w stosunku prawnym będącym podstawą świadczenia pracy innym niż stosunek pracy, o ile jest to uzasadnione względami bezpieczeństwa w transporcie drogowym lub koniecznością przestrzegania przepisów socjalnych w transporcie drogowym.
o wymiarze zatrudnienia albo o niepozostawaniu w zatrudnieniu u innego pracodawcy;
o przeciętnej tygodniowej liczbie godzin wykonywanych przewozów drogowych lub innych czynności, na innej podstawie niż stosunek pracy, albo o ich niewykonywaniu.
Akta osobowe kierowcy zawodowego
Akta osobowe kierowcy, tak jak akta osobowe każdego innego pracownika, składają się obecnie z 5 części. Różni je tylko to, że zawierają dodatkowe dokumenty wynikające z przepisów szczególnych dotyczących pracy kierowców.
Akta osobowe kierowcy w części A zawierają oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich.
Wśród dokumentów, które można tam znaleźć, będą m.in.:
kwestionariusz osobowy;
świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie;
świadectwo potwierdzające wykształcenie;
notatka dotycząca prawa jazdy (jego numer i seria, data ważności);
kserokopia dokumentów dotyczących ukończonych kursów zawodowych;
orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań zdrowotnych do wykonywania pracy na stanowisku kierowcy;
orzeczenie psychologiczne o braku przeciwwskazań psychologicznych do wykonywania pracy na stanowisku kierowcy;
zaświadczenie o niekaralności;
zaświadczenia o odbytych szkoleniach, w tym świadectwo kwalifikacji zawodowej;
potwierdzenia odbycia badań lekarskich i testów psychologicznych;
oświadczenie kierowcy o pozostawaniu lub niepozostawaniu w zatrudnieniu u innego pracodawcy.
Pracodawca prowadzący działalność w zakresie transportu, zatrudniając pracowników jako kierowców, może wykonać kserokopie dokumentów pracownika do uzyskania świadectwa kierowcy. Chodzi tu o prawo jazdy. Nie ma jednak przepisu, który pozwala na przechowywanie kopii dokumentów prawa jazdy w aktach osobowych pracownika. Wobec tego kserokopia prawa jazdy może znajdować się wyłącznie w dokumentacji dotyczącej uzyskiwania świadectw kierowcy.
Przykład 1.
Czy pan Rafał prowadzący firmę transportową może w aktach osobowych kierowcy zawodowego przechowywać świadectwo kwalifikacji zawodowej? Tak, przepisy dają panu Rafałowi tak możliwość.
Część B akt osobowych kierowcy zawiera zgromadzone oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:
oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy;
umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków;
zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę;
dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 19 grudnia 2008 roku o emeryturach pomostowych;
potwierdzenie zapoznania się przez pracownika:
z treścią regulaminu pracy albo obwieszczenia,
z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy,
z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji;
potwierdzenie poinformowania pracownika:
o warunkach zatrudnienia oraz o zmianie warunków zatrudnienia,
o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu,
o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami,
o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania;
potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami;
dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie;
dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się;
dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych;
dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia;
dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego;
dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu;
dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego;
oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem;
dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego;
skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:
wstępnych badań lekarskich,
okresowych i kontrolnych badań lekarskich;
umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy;
wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy;
dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania;
dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy;
dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej;
wniosek pracownika o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy, i odpowiedź pracodawcy na ten wniosek pracownika;
wniosek pracownika o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem albo zastosowanie działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę i odpowiedź pracodawcy na ten wniosek;
dokumenty dotyczące stosowania elastycznej organizacji pracy.
Akta osobowe zarówno każdego pracownika, jak i kierowcy zawodowego w części C obejmują oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym:
oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę;
wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy;
dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy;
kopię wydanego świadectwa pracy;
potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym;
umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę;
skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających.
W części D akt osobowych kierowcy zawodowego umieszcza się odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
Część E akt osobowych kierowcy zawodowego zawiera dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu:
informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę,
informację dotyczącą badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego,
informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu,
informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego.
Brak obowiązku prowadzenia odrębnego zbioru dokumentów, tzw. teczki kierowcy
Należy wskazać, że od 2007 roku nie ma obowiązku, aby pracodawca prowadził odrębną teczkę zawierającą określone dokumenty dotyczące zatrudnienia kierowcy zawodowego. Dokumenty z tym związane można obecnie przechowywać w aktach osobowych.
Jak prowadzić akta osobowe kierowcy? Podsumowanie
Podsumowując, dokumenty przechowywane w teczce kierowcy to dokumenty wymagane przy zatrudnianiu kierowcy zawodowego. Mogą one być przechowywane w aktach osobowych, nie ma potrzeby tworzyć dla nich odrębnego zbioru.
