Poradnik Przedsiębiorcy

Awaria kasy fiskalnej – co należy zrobić?

Przedsiębiorcy borykają się z różnego rodzaju problemami. Części z nich mogą zapobiec, natomiast występują również takie, których przewidzieć nie można. Jedną z takich sytuacji jest awaria kasy fiskalnej. Sprawdźmy, jak należy postąpić, gdy kasa ulegnie awarii lub gdy zostanie utracone połączenie z internetem w przypadku kasy fiskalnej online.

Awaria kasy fiskalnej a możliwe sankcje

Zgodnie z art. 111 ust. 2 ustawy o VAT w sytuacji gdy przedsiębiorca nie wywiązuje się z obowiązku rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej, organ skarbowy nakłada na niego sankcję w wysokości odpowiadającej 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług. Sankcja ta ustalana jest za okres od zaprzestania do wznowienia rejestracji sprzedaży na kasie fiskalnej. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się.

Sprzedaż z pominięciem kasy fiskalnej grozi zatem nałożeniem na przedsiębiorcę sankcji 30% kwoty podatku VAT naliczonego do czasu wznowienia rejestrowania sprzedaży na kasie.
Awaria kasy fiskalnej nie oznacza jednak, że w każdym przypadku zostaną zastosowane sankcje. Rozwiązaniem, jakie może podjąć przedsiębiorca w przypadku awarii kasy fiskalnej, jest rejestrowanie sprzedaży na rezerwowej kasie. Zgodnie z art. 111 ust. 3 ustawy o VAT w przypadku gdy ewidencjonowanie sprzedaży przy zastosowaniu rezerwowej kasy fiskalnej jest niemożliwe, podatnik nie może dokonywać sprzedaży.

Jeżeli jednak przedsiębiorca pomimo awarii kasy fiskalnej i braku rezerwowej kasy fiskalnej będzie dokonywał sprzedaży z pominięciem jej rejestracji na kasie, zostanie ukarany grzywną. Zgodnie z art. 62 § 4 Kodeksu karno-skarbowego w przypadku:

  • sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej albo
  • niewydania dokumentu z kasy rejestrującej, stwierdzającego dokonanie sprzedaży, czyli paragonu fiskalnego

– na przedsiębiorcę zostanie nałożona kara grzywny w wysokości do 180 stawek dziennych.

W 2021 roku stawka dzienna waha się w granicach: od 93,34 zł do 37 333,33 zł. Oznacza to, że za sprzedaż z pominięciem kasy fiskalnej grozi kara grzywny w wysokości od 16 801,20 zł do 6 719 999,40 zł.

Przykład 1.

Pani Katarzyna posiada kasę fiskalną z elektronicznym zapisem kopii. Na początku miesiąca miała miejsce jej awaria. Pani Katarzyna dysponuje rezerwową kasą fiskalną, jednak bez ważnego przeglądu. Czy może kontynuować sprzedaż, prowadząc dodatkową ewidencję sprzedaży?

Nie, jeżeli pani Katarzyna nie chce narazić się na sankcje lub karę grzywny, powinna zaprzestać sprzedaży na rzecz osób prywatnych i rolników ryczałtowych do czasu naprawy kasy fiskalnej lub przeprowadzenia przeglądu rezerwowej kasy fiskalnej. 

Sankcja 30% nakładana jest na podmioty, które nie prowadzą działalności jako osoby fizyczne. W przypadku prowadzenia jednoosobowej działalności przez osobę fizyczną nakładaną sankcją jest kara grzywny do 180 stawek dziennych.

Awaria kasy fiskalnej online – brak połączenia z internetem

Przedsiębiorcy, którzy wykorzystują w działalności kasę fiskalną online, mają obowiązek zapewnić jej połączenie z internetem. Dzięki temu kasa fiskalna jest stale połączona z Centralnym Repozytorium Kas. Natomiast może zdarzyć się sytuacja, że połączenie z internetem zostanie utracone na skutek awarii. W takiej sytuacji należy rozpatrzyć, czy połączenie zostało utracone czasowo, czy trwale. Zgodnie z art. 111 ust. 3ab ustawy o VAT

w przypadku gdy z przyczyn niezależnych od podatnika nie jest możliwe zapewnienie połączenia z Centralnym Repozytorium Kas:

  • czasowo – podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i zapewnić to połączenie niezwłocznie po ustaniu tych przyczyn;
  • trwale – podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i za zgodą naczelnika urzędu skarbowego zapewnić to połączenie w ustalonych z naczelnikiem urzędu skarbowego odstępach czasowych.

Przykład 2.

Pan Łukasz prowadzi sprzedaż przy wykorzystaniu kasy fiskalnej online. 1 lutego 2021 roku utracił czasowo połączenie z internetem, w związku z czym kasa fiskalna online nie była połączona z Centralnym Repozytorium Kas. Czy w takiej sytuacji pan Łukasz powinien zaprzestać prowadzenia sprzedaży do czasu przywrócenia połączenia z siecią?

Jeżeli połączenie z internetem zostało utracone czasowo, pan Łukasz może dokonywać sprzedaży, z tym że ma obowiązek prowadzenia dodatkowej ewidencji sprzedaży. Ponadto powinien dołożyć wszelkich starań, aby połączenie to zostało przywrócone.

Przykład 3.

Pan Aleksander wykorzystuje w działalności kasę fiskalną online. W związku z problemami z dostawcą internetu utracił trwale połączenie z siecią. Czy w takiej sytuacji pan Aleksander może prowadzić dodatkową ewidencję sprzedaży i kontynuować sprzedaż?

Tak, pan Aleksander powinien prowadzić dodatkową ewidencję sprzedaży, jednak ma obowiązek zwrócić się do naczelnika urzędu skarbowego, aby ustalić, w jakich odstępach czasowych będzie musiał zapewnić połączenie posiadanej kasy z Centralnym Repozytorium Kas.

Obowiązek połączenia kasy fiskalnej online z Centralnym Repozytorium Kas nie wymaga dostępu do internetu przez cały czas. Jeżeli połączenie z internetem zostanie utracone lub nastąpi awaria kasy fiskalnej poza godzinami pracy przedsiębiorcy – czyli w czasie, gdy nie prowadzi regularnej sprzedaży – nie ma obowiązku informowania o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego. Potwierdzeniem takiego stanowiska jest interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 24 listopada 2020 roku, 0114-KDIP1-3.4012.601.2020.1.KP, w której czytamy, że:

„(...) Wnioskodawczyni nie musi mieć włączonej i podłączonej kasy do internetu, kiedy nie ma jej w firmie i nie dokonuje transakcji sprzedaży urządzeń. Jednakże należy wskazać, że Wnioskodawczyni powinna kasę fiskalną włączać w czasie pracy w firmie i podczas sprzedaży, (...) nawet w momencie gdy nie dokonuje sprzedaży, ale jest w firmie i w gotowości do sprzedaży powinna mieć kasę online włączoną i połączoną z internetem”.

Sprzedaż z pominięciem kasy fiskalnej w związku z awarią – co zrobić?

Jeżeli przedsiębiorca dokona sprzedaży z pominięciem kasy fiskalnej, powinien naprawić swój błąd natychmiast po jego wykryciu. W takiej sytuacji, gdy awaria kasy fiskalnej zostanie wyeliminowana, należy niezwłocznie nabić pominiętą sprzedaż. Jeżeli zdarzenie to będzie miało miejsce na przełomie miesiąca bądź roku, sprzedaż należy wykazać w okresie, kiedy faktycznie miała miejsce.

Przykład 4.

Pani Natalia 1 lutego 2021 roku odkryła, że kasa fiskalna, z której korzysta, uległa awarii i nie rejestrowała sprzedaży, jaka miała miejsce 31 stycznia 2021 roku. Jak w takiej sytuacji powinna postąpić pani Natalia, aby uniknąć sankcji?

Przede wszystkim pani Natalia powinna niezwłocznie nabić sprzedaż na kasie fiskalnej 1 lutego 2021 roku. Księgując okresowy raport z kasy fiskalnej za styczeń 2021 roku, powinna powiększyć go o wartość sprzedaży, która nie została w nim zawarta, a miala miejsce w styczniu. Natomiast księgując okresowy raport z kasy z lutego, powinna o tę kwotę pomniejszyć podsumowanie raportu, tak aby sprzedaż nie została zdublowana.

Nabicie pominiętej sprzedaży na kasie fiskalnej po naprawie awarii kasy fiskalnej jest pierwszy krokiem, o którym muszą pamiętać przedsiębiorcy. Kolejnym jest złożenie tzw. czynnego żalu w związku z popełnieniem czynu zabronionego.

Art. 16 § 1 Kodeksu karnego skarbowego:

Nie podlega karze za przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe sprawca, który po popełnieniu czynu zabronionego zawiadomił o tym organ powołany do ścigania, ujawniając istotne okoliczności tego czynu, w szczególności osoby współdziałające w jego popełnieniu”.

Dobrowolne przyznanie się do sprzedaży z pominięciem kasy fiskalnej może uchronić przedsiębiorcę przed nałożeniem sankcji, pod warunkiem że popełniony czyn zabroniony (w tym przypadku sprzedaż z pominięciem kasy fiskalnej) został naprawiony oraz podatnik dopłacił powstałą ewentualną zaległość podatkową z tego tytułu.

Czynny żal może być złożony w formie elektronicznej, o czym więcej w artykule: Elektroniczny czynny żal – jakie elementy powinien zawierać?
Podsumowując, awaria kasy fiskalnej nie musi powodować nałożenia na przedsiębiorcę sankcji. Ważne w tym przypadku jest szybkie zareagowanie na zaistniałą sytuację. Warto posiadać rezerwową kasę fiskalną, która została zafiskalizowana i ma aktualny przegląd. W przypadku kasy fiskalnej online, która utraciła połączenie z internetem, w celu podjęcia odpowiednich kroków należy ustalić, czy połączenie zostało utracone czasowo, czy trwale. Jeżeli natomiast zdarzy się sytuacja, w której sprzedaż nie zostanie nabita na kasie fiskalnej, trzeba niezwłocznie zarejestrować ją na kasie i złożyć w urzędzie skarbowym tzw. czynny żal.