Poradnik Przedsiębiorcy

Kasy fiskalne online - ostateczny termin wdrożenia

Prezydent podpisał ustawę o kasach fiskalnych online. Przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej będą zobowiązani stopniowo wycofywać kasy fiskalne tradycyjne na rzecz kas fiskalnych online. Dla kogo i od kiedy kasy fiskalne online będą obowiązkowe? 

Obowiązek stosowania kas fiskalnych online 

Pierwotnie obowiązek stosowania kas fiskalnych online miał dotyczyć wszystkich przedsiębiorców i obowiązywać od stycznia 2018 rok. Ale Ministerstwo Finansów ostatecznie zmieniło podejście do tego tematu i postanowiło rozłożyć obowiązek stosowania kas fiskalnych online w czasie wyznaczając dość spory okres przejściowy. W związku z COVID-19 terminy te zostały przedłużone. 

Styczeń 2020 r - jako pierwsze warsztaty samochodowe

Od stycznia 2020 roku kasę fiskalną online są zobowiązani posiadać:

a) świadczący usługi naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania, oraz w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów;

b) sprzedający benzynę silnikową, olej napędowy, gaz przeznaczony do napędu silników spalinowych.

Styczeń 2021 r - hotele, pensjonaty, gastronomia

Od lipca 2020 zobowiązane do rejestracji na kasach fiskalnych online będą działalności:

a) świadczące stale lub sezonowo usługi, związane z wyżywieniem – stacjonarne placówki gastronomiczne oraz usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania;

b) zajmujące się sprzedażą węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych.

Lipiec 2021 r – fryzjerzy, kosmetyczki, lekarze, prawnicy, budowlańcy, fitnessy i siłownie

Do grupy firm z obowiązkową kasą online, trafią również świadczący usługi:

a) fryzjerskie;

b) kosmetyczne i kosmetologiczne;

c) budowlane;

d) w zakresie opieki medycznej świadczone przez lekarzy i lekarzy dentystów;

e) prawnicze;

f) związane z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej – wyłącznie w zakresie wstępu.

Od 2023 roku podatnicy, niewymienieni w powyższych grupach będą mogli nadal wykorzystywać stare kasy fiskalne do czasu ich wyeksploatowania lub wymiany pamięci fiskalnej. Zgodnie z przepisami ustawy o VAT podatnicy mogą zakupić starą kasę fiskalną w następujących terminach:
- kasy z elektronicznym zapisem kopii - do 31 grudnia 2022 r.;
- kasy z papierowym zapisem kopii - do 31 sierpnia 2019 roku.
Powyższe nie oznacza jednak, że wszyscy podatnicy będą zobowiązani do zakupu kasy fiskalnej online od 2023 roku.

Kasy fiskalne online - terminy zastosowania

Wymiana kas na kasy fiskalne online - co ze starą kasą?

Jak wynikało z doniesień Ministerstwa Finansów, koszt wymiany kas fiskalnych będzie poniekąd refundowany. Zgodnie z projektem rozporządzenia Ministra Finansów, w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących ulga utrzyma się na poziomie 90% wartości netto kasy, jednak nie więcej niż 700 zł.

Nie ma obowiązku zgłaszania kasy fiskalnej online aby możliwe było skorzystanie z ulgi na zakup kasy fiskalnej. Należy jedynie zakupić kasę fiskalną w ciągu 6 miesięcy od rozpoczęcia prowadzenia ewidencji. Wynika to z art. 1 pkt 3g ustawy z dnia 15 marca 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy – Prawo o miarach.

Zarządzanie danymi z kas w rękach KAS

Zarządzanie danymi z kas fiskalnych online przypada na Szefa KAS czyli Krajowej Administracji Skarbowej. Może on udostępniać dane z kas Ministrowi Finansów oraz reprezentantom izb administracji skarbowej, urzędów skarbowych i celno-skarbowych. Dodatkowo Szef Krajowej Administracji Skarbowej prowadzi Centralne Repozytorium Kas (CRF) - czyli ma możliwość formułowania polecenia zapytań do kas rejestrujących i jest administratorem danych w nim zawartych. 

CRK czyli Centralne Repozytorium Kas a kasy fiskalne online

Kasy fiskalne online zapewniają możliwość przesyłania informacji do Centralnego Repozytorium Kas za pośrednictwem sieci teleinformatycznej umożliwiającej przesyłanie informacji między kasą a rejestrem. Co ważne, system ten odbiera i gromadzi informacje z kas fiskalnych online w celach analitycznych i kontrolnych.

Jakie dane znajdą się w Centralnym Repozytorium Kas (CRK)?

W CRK znajdą się głównie dane z paragonów czyli co, kiedy i za ile zostało sprzedane oraz dane o zdarzeniach zapisywanych w pamięciach kas rejestrujących, mających znaczenie dla pracy kas rejestrujących, które wystąpiły podczas używania tych kas, w tym informacje o fiskalizacji kasy, zmianach stawek podatku, zmianach adresu punktu sprzedaży i datach dokonania przeglądów technicznych.

Kasy fiskalne online - cel zmian 

Nowelizacja ustawy o VAT pod kątem kas fiskalnych online to temat, który wywołuje wiele obaw i wątpliwości u przedsiębiorców. Należy jednak pamiętać, że wprowadzenie zmian w tym zakresie ma poprawić kondycję finansową państwa oraz wykrywać i ograniczać oszustwa podatkowe. Cele wdrożenia nowych przepisów dotyczących rejestrowania przez podatników sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych zostały wyszczególnione poniżej i są to:

  • uszczelnienie i walka z luką w VAT,
  • zwiększenie akceptacji płatności bezgotówkowych oraz zapewnienie konsumentom dostępu do pieniądza elektronicznego oraz paragonów elektronicznych,

  • wprowadzenie nowego standardu protokołu komunikacyjnego do centralnego repozytorium kas dla nowych urządzeń fiskalnych wchodzących do eksploatacji,

  • możliwie szybkie wycofanie z eksploatacji urządzeń, które są przestarzałe i nie mogą być dostosowane do nowych wymagań, a ich kontrola jest utrudniona.

Kwestia wprowadzenia kas fiskalnych online jest uregulowana w znowelizowanej ustawie o podatku VAT oraz rozporządzeniu w sprawie kas fiskalnych. Nowelizacja ustawy weszła w życie 1 maja 2019 roku. Nie oznacza to jednak że od tego momentu podatnicy są zobowiązani do zakupu kas fiskalnych online i ewidencjonowania na nich sprzedaży - obowiązek ten bowiem będzie wprowadzany stopniowo dla danych grup przedsiębiorców. 

Kasy fiskalne online - pozostałe planowane zmiany - NIP na paragonie

Początkowo nowelizacje przepisów poza zmianą dotychczas stosowanych urządzeń rejestrujących na kasy fiskalne online czy wprowadzeniem CRK (Centralne Repozytorium Kas) przewidywały np. wprowadzenie obowiązku zamieszania NIP na paragonie, gdy nabywcą jest przedsiębiorca. W tamtym okresie przepisy nie zostały jednak uchwalone, ale jedynie do końca roku 2019. Od stycznia 2020 roku znowelizowane przepisy ustawy o VAT wskazują, że możliwość wystawienia faktury do paragonu, możliwa jest wyłącznie, gdy na paragonie fiskalnym zawarty jest numer NIP nabywcy. W innym wypadku sprzedawca nie może wystawić faktury do paragonu.

Art. 106b ust. 5 znowelizowanej ustawy o VAT
W przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

Przykład 1.

Pani Marianna prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, w ramach której dokonuje sprzedaży akcesoriów kuchennych. W styczniu 2020 roku dokonała sprzedaży kompletu garnków i sprzedaż udokumentowała paragonem fiskalnym. 2 tygodnie po sprzedaży klient zwrócił się z prośbą o wystawienie faktury. Czy z uwagi na nowe przepisy możliwe jest wystawienie faktury do paragonu, na którym nie było wskazanego numeru NIP nabywcy?

Nie, pani Marianna nie może wystawić faktury do paragonu, jeżeli na paragonie tym nie ma zamieszczonego numeru NIP nabywcy. 

Przykład 2. 

Pan Marian dokonuje sprzedaży części samochodowych. W styczniu 2020 roku dokonał sprzedaży klocków hamulcowych dla kontrahenta. W celu udokumentowania sprzedaży wystawił paragon fiskalny na kasie fiskalnej, na którym zawarł NIP kontrahenta. W kolejnym dniu kontrahent wystąpił do pana Mariana z prośbą o wystawienie faktury do paragonu. Czy pan Marian może wystawić fakturę do paragonu? 

Tak, z uwagi na fakt że na paragonie fiskalnym zawarty jest NIP nabywcy, pan Marian ma obowiązek wystawienia faktury na żądanie nabywcy.

Kasy fiskalne online w systemie wfirma.pl

Przedsiębiorcy, którzy rejestrują swoją sprzedaż przy użyciu kasy fiskalnej w systemie wFirma.pl, maja możliwość wprowadzania przychodów z łącznego raportu okresowego lub skorzystania z integracji systemu z drukarkami online. Integracja z drukarkami fiskalnymi online daje możliwość wystawiania paragonów fiskalnych bezpośrednio z systemu. Drukarka fiskalna online daje również możliwość korzystania wielu użytkownikom jednocześnie w ramach jednej firmy.

Obecnie zintegrowane z systemem są dwie drukarki online: Elzab Mera ONLINE oraz Elzab Cuba ONLINE. Lista zintegrowanych drukarek online będzie stale uzupełniania.

Integracja z drukarką online

W celu połączenia drukarki fiskalnej online z systemem wFirma.pl konieczne jest połączenie z siecią WiFi lub złącze LAN (RJ45). Aby podłączyć drukarkę fiskalną online należy skorzystać z zakładki: USTAWIENIA » INTEGRACJE » DRUKARKI FISKALNE. W pojawiającym się oknie należy przejść do zakładki DRUKARKI ONLINE i skorzystać z opcji DODAJ i uzupełnić pola dotyczące nazwy drukarki oraz jej numeru fiskalnego. 

Kasy fiskalne online w systemie wFirma.pl

Ustawienia po stronie drukarki fiskalnej zostały szczegółowo omówione w artykule pomocy: Drukarki fiskalne online - integracja z systemem

Wystawianie paragonów z NIP 

Aby wystawić paragon, na którym będzie zawarty NIP nabywcy należy skorzystać z opcji PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » PARAGON FISKALNY, gdzie w polu NABYWCA należy uzupełnić dane wraz z numerem NIP nabywcy. Wówczas na wydruku paragonu fiskalnego pojawi się informacja dotycząca danych kontrahenta oraz jego numer identyfikacji podatkowej (NIP). 

Kasy fiskalne online a paragony w systemie wFirma.pl