Reguła ogólna wskazuje, że podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Aktualnie obowiązują różne typy kas rejestrujących, natomiast przedmiotem poniższej analizy będzie pytanie, czy drukarka fiskalna może zastąpić kasę fiskalną.
Aktualnie obowiązujące przepisy dotyczące kas rejestrujących
Z zasady podstawowej wyrażonej w art. 111 ust. 1 ustawy VAT wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zatem jednym z podstawowych kryteriów decydujących o obowiązku stosowania do ewidencjonowania kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń.
W obecnym brzmieniu ustawa VAT zakłada możliwość, a dla podatników prowadzących działalność gospodarczą w określonych w ustawie wrażliwych branżach – obowiązek, stosowania nowego rodzaju kas rejestrujących (kas on-line) w celu prowadzenia ewidencji sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.
Kasy on-line wyposażone są w nowe funkcje umożliwiające, oprócz zapisu w pamięci fiskalnej i chronionej kasy, również przekazywanie w sposób ciągły, zautomatyzowany i bezpośredni danych rejestrowanych przy ich użyciu z prowadzonej ewidencji oraz danych o zdarzeniach mających znaczenie dla pracy kas do systemu teleinformatycznego Centralnego Repozytorium Kas.
W myśl art. 111 ust. 6a ustawy VAT kasa rejestrująca musi zapewniać prawidłowe zewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiać połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3. Pamięć fiskalna kasy rejestrującej musi posiadać numer unikatowy nadawany w drodze czynności materialno-technicznych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.
Zgodnie zaś z art. 111 ust. 6b ustawy VAT producenci krajowi i podmioty dokonujące wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas rejestrujących w celu wprowadzenia ich na terytorium kraju do obrotu są obowiązani do uzyskania dla danego typu kas rejestrujących potwierdzenia Prezesa Głównego Urzędu Miar, że kasy te spełniają funkcje wymienione w ust. 6a i wymagania techniczne dla kas rejestrujących.
Jak podaje art. 111 ust. 3c ustawy VAT do prowadzenia ewidencji sprzedaży mogą być stosowane wyłącznie kasy rejestrujące, które zostały nabyte w okresie obowiązywania potwierdzenia, o którym mowa w ust. 6b.
Kasa rejestrująca w postaci drukarki fiskalnej
W art. 145b ustawy VAT wskazano terminy i grupy podatników, których obejmie obowiązek posiadania kasy on-line. Natomiast podatnicy prowadzący działalność w innych obszarach niż określone w ustawie zostali zwolnieni z obowiązku posiadania kas fiskalnych on-line.
W ich przypadku ewidencja sprzedaży może być prowadzona z wykorzystaniem dotychczas stosowanych „tradycyjnych” kas fiskalnych. Zgodnie bowiem z art. 145a ust. 1 ustawy, z zastrzeżeniem art. 145b, podatnicy mogą prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, które nie umożliwiają połączenia i przesyłania danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, określonych w art. 111a ust. 3.
Zgodnie z art. 145a ust. 2 ustawy kasa rejestrująca z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii musi zapewniać prawidłowe zewidencjonowanie podstawowych danych dotyczących dokonywanych sprzedaży, w tym wysokości podstawy opodatkowania i podatku należnego, oraz musi przechowywać te dane, a w przypadku kasy z elektronicznym zapisem kopii – ponadto zapewniać bezpieczne ich przesyłanie na zewnętrzne nośniki danych.
Na mocy delegacji ustawowej wydano Rozporządzenie z dnia 12 września 2021 roku w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii, które określa szczegółowe kryteria i warunki techniczne kas z elektronicznym zapisem kopii oraz sposób oznaczania pamięci fiskalnej takich kas numerami unikatowymi, warunki ich przydzielania oraz dokumenty, które powinny być dołączone do takiej kasy przy wprowadzaniu jej do obrotu.
Zgodnie z § 2 pkt 5 tego rozporządzenia, ilekroć jest mowa o kasie, rozumie się przez to kasę rejestrującą z elektronicznym zapisem kopii, konstrukcyjnie dostosowaną do sporządzania kopii dokumentów fiskalnych i niefiskalnych w postaci zapisu na informatycznych nośnikach danych.
Natomiast w § 4 rozporządzenia podano, że kasy, ze względu na konstrukcję lub przeznaczenie, dzieli się na następujące rodzaje:
- kasy elektroniczne – kasy z programem aplikacyjnym posiadające własną bazę danych o towarach i usługach, zwaną dalej bazą towarową, z możliwością jej zmiany wyłącznie poprzez zdefiniowaną funkcję niezmiennego programu aplikacyjnego;
- drukarki fiskalne – kasy bez programu aplikacyjnego, sterowane przez interfejs komunikacyjny zewnętrznym programem aplikacyjnym, które zamiast bazy towarowej zawierają algorytm weryfikujący zmiany przypisania stawek podatku oraz zwolnienia od podatku do nazw towarów lub usług;
- kasy komputerowe – kasy zbudowane na bazie komputera ze standardowym systemem operacyjnym z możliwością współpracy z komputerowym programem aplikacyjnym;
- terminale kasowe – kasy bez programu aplikacyjnego, sterowane komputerowym programem aplikacyjnym uruchomionym na komputerze poza stanowiskiem sprzedaży i stanowiące wraz z nim zamknięty system kasowy;
- kasy o zastosowaniu specjalnym – kasy, których konstrukcja i program pracy kasy uwzględniają szczególne zastosowanie tych kas i odpowiadają dodatkowym kryteriom i warunkom technicznym określonym w rozporządzeniu.
Drukarka fiskalna a obowiązujące przepisy
W § 7 rozporządzenia czytamy, że w drukarkach fiskalnych, o których mowa w § 4 pkt 2, komunikacja bezprzewodowa między programem aplikacyjnym a kasą jest dostępna jedynie poprzez elementy konstrukcyjne i programowe zamknięte w obudowie kasy i jest dozwolona jedynie za pośrednictwem szyfrowanego kanału komunikacyjnego z wykorzystaniem mechanizmów wzajemnej autoryzacji.
Niewątpliwą zaletą drukarki fiskalnej jest możliwość zintegrowania jej z systemami komputerowymi przedsiębiorcy. Pozwala to na sprawniejsze zarządzanie systemami księgowymi. Ponadto drukarka fiskalna daje możliwość drukowania nie tylko paragonów, lecz także faktur. Nic zatem dziwnego, że przedsiębiorca może być zainteresowany wymianą kasy fiskalnej na drukarkę fiskalną.
W tym zakresie należy wskazać, że nie obowiązują żadne przepisy zabraniające dokonania takiej zamiany.
Przejście na rejestrowanie sprzedaży konsumenckiej przy użyciu drukarki fiskalnej daje przedsiębiorcy nowe możliwości oraz ułatwienia, jeżeli chodzi o ewidencjonowanie zdarzeń gospodarczych. Co do zasady przepisy podatkowe nie stawiają przeszkód, jeżeli chodzi o zamianę kasy fiskalnej na drukarkę fiskalną.
