Obecnie w obiegu gospodarczym funkcjonują zarówno faktury niepodpisane, jak i zaopatrzone w podpisy oraz pieczątki obu stron transakcji. Coraz częściej przedsiębiorcy korzystają jednak z elektronicznego obiegu faktur. Ten fakt wzbudza wątpliwości u niektórych przedsiębiorców, niepewnych, czy posiadane przez nich faktury bez podpisu są w pełni zgodne z przepisami. Sprawdź, czy brak podpisu na fakturze jest błędem?
Jakie dane powinna zawierać faktura?
Art. 106e ust. 1 ustawy o VAT wskazuje, iż faktura powinna zawierać m.in. takie dane jak:
- datę wystawienia;
- kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;
- numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
- miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
- cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
- kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
- wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
- stawkę podatku;
- sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
- kwotę należności ogółem.
Czy brak podpisu na fakturze jest błędem?
Powyższy katalog danych, jakie powinna zawierać faktura, jest katalogiem otwartym, co oznacza, że oprócz tych danych wystawca może umieścić na fakturze dodatkowe elementy, w tym np. podpisy i pieczątki.
Faktura z podpisem vs. brak podpisu na fakturze - różnice
Mimo, że faktura z podpisem od faktury bez podpisu w zasadzie niczym się nie różną, w praktyce zdarza się inaczej. W sytuacji, gdy z powodu nieuregulowanych należności wystawca faktury odda sprawę do sądu, to nieopłacona faktura podpisana przez kontrahenta będzie automatycznie stanowiła dowód w sprawie. Niejednokrotnie w takiej sytuacji decyzją sądu wydawany jest po prostu nakaz zapłaty. Natomiast dokument niepodpisany (np. brak podpisu na fakturze) nie stanowi w sprawach sądowych bezspornego dowodu. I co za tym idzie - dla sądu niezbędne będzie przesłuchanie stron, zebranie dowodów itp. Wiąże się to oczywiście ze znacznie większą ilością czasu.
Reasumując, brak podpisu na fakturze nie jest błędem, ponieważ na dokumencie tym nie muszą znajdować się podpisy wystawcy i odbiorcy ani ich firmowe pieczątki. Taka faktura - pod warunkiem, że zawiera wszystkie wymienione w ustawie elementy - jest w pełni zgodnym z przepisami dowodem księgowym. Nie różni się ona od podpisanego dokumentu w normalnych sytuacjach, natomiast staje się nieco mniej “wartościowa” niż faktura podpisana, w momencie gdy strony wchodzą na drogę sądową.
