Potwierdzenie salda jako metoda inwentaryzacji
Każda jednostka jest zobowiązana przeprowadzić inwentaryzację majątku, w celu porównania aktywów i pasywów wykazanych w księgach rachunkowych do ich stanu rzeczywistego. Jest to ważne z uwagi na konieczność dokonania prawidłowej wyceny bilansowej składników majątku oraz przeprowadzania okresowych kontroli wewnętrznych. Przy należnościach zwykle stosuje się metodę potwierdzenia sald, która w uproszczeniu polega na wzajemnym sprawdzaniu rozrachunków między kontrahentami, a w przypadku wykrycia różnic - wyjaśnianiu ich i rozliczaniu.
Uwaga! Dla porównywania stanu aktywów i pasywów, obok potwierdzania sald, występuje jeszcze metoda dokonywania spisu z natury (w przypadku np. towarów) czy porównywania stanów określonych w księgach rachunkowych z dokumentami źródłowymi. |
Potwierdzenie salda w praktyce
Celem metody jest uzgodnienie jednakowego wykazania stanu aktywów na dany dzień. W praktyce oznacza to, że wierzyciel wysyła do dłużnika pismo z rozrachunkami (które obejmuje niezapłacone na dany dzień należności) i prośbą o potwierdzenie ich stanu. Wówczas dłużnik zasadniczo ma za zadanie odesłać podpisaną kopię otrzymanego dokumentu wraz z stosowną adnotacją “saldo zgodne” lub “saldo niezgodne” (wskazując, z czego wynika ewentualna rozbieżność), datą, pieczątką i podpisem. Różnice powinny zostać wyjaśnione i odpowiednio rozliczone.
Uwaga! Z reguły druk potwierdzenia salda składa się z dwóch odcinków "A" i "B", przy czym “A” odbiorca powinien zatrzymać u siebie, "B" z kolei odesłać wystawcy. |
Kto może podpisać potwierdzenie salda?
Za inwentaryzację w firmie odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki, co oznacza, że potwierdzenie salda również powinno być podpisane bezpośrednio przez niego lub osobę upoważnioną do składania oświadczeń woli w imieniu jednostki i reprezentowania jej "na zewnątrz". Jest to istotne ze względu na przerwanie biegu przedawnienia należności, gdyż w wyniku potwierdzenia stanu należności wierzyciel uznaje istnienie długu.
Uwaga! Według orzeczeń Sądu Najwyższego bieg przedawnienia należności przerwać może podpis osoby upoważnionej, co oznacza, że nie mają tej mocy potwierdzenia sald podpisane przez służby finansowo-księgowe dłużnika nieupoważnione do reprezentowania dłużnika w stosunkach zewnętrznych. |
Inwentaryzacji należności nie należy traktować jako czynności zbędnej, nieprzynoszącej żadnych korzyści, ponieważ nie gwarantuje uregulowania przez dłużnika jego zobowiązania. Warto zauważyć, że dzięki metodzie potwierdzenia sald firma ma szansę otrzymać cenne informacje dotyczące uznania przez nabywcę faktur zakupu, co znacząco podnosi prawdopodobieństwo odzyskania należnej zapłaty.
