Podstawowym dokumentem księgowym będącym podstawą ujęcia wydatku w kosztach jest faktura dokumentująca zdarzenie gospodarcze. Nierzadko zdarza się, że występują braki formalne faktury kosztowej. W związku z tym pojawia się pytanie, czy pozbawia to kupującego zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów.
Dokumentowanie kosztu podatkowego
Z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT wynika, że aby wydatki poczynione przez podatnika można było uznać za koszty uzyskania przychodu, muszą być one poniesione w sposób celowy. Podatnik, podejmując decyzję o dokonaniu wydatku, musi być przeświadczony o racjonalności, z punktu widzenia prowadzonej przez niego działalności, wydatkowania środków finansowych.
Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów).
Poza tym ważne jest, aby wydatek został właściwie udokumentowany. Pamiętajmy, że to na podatniku spoczywa ciężar wykazania celu oraz związku wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Dodatkowo podatnik musi wykazać, że wydatek został rzeczywiście poniesiony i nie jest fikcyjny.
Zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR dokumentem księgowym jest m.in. faktura.
Na podstawie art. 106b ustawy o VAT fakturę wystawia podatnik dokonujący sprzedaży towarów i usług w celu udokumentowania dokonanej transakcji. Faktura jest dokumentem sformalizowanym (potwierdzającym zaistnienie określonego zdarzenia gospodarczego), który powinien spełniać wiele wymogów przewidzianych przepisami prawa.
Prawidłowość zachodzi wówczas, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze, czyli w istocie stwierdza fakt dostawy określonych towarów lub świadczenie usług. Wystawienie faktury należy rozumieć jako sporządzenie dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi, a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego. Faktura jest więc dokumentem stwierdzającym wystąpienie u podatnika okoliczności powodujących powstanie obowiązku podatkowego.
Elementy konstrukcyjne faktury
Elementy, z jakich powinna składać się faktura, zostały określone w art. 106e ustawy o VAT. Jednocześnie na mocy art. 106j ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT w wyniku stwierdzenia błędu na fakturze błędna faktura powinna zostać skorygowana poprzez wystawienie faktury korygującej.
W przypadku błędów formalnych możliwe jest też zastosowanie noty korygującej. Otóż, jak wynika z treści art. 106k ustawy o VAT, nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki, z wyjątkiem pomyłek (w zakresie danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15), może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą.
Nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury. Powinna ona zawierać:
- wyrazy „NOTA KORYGUJĄCA”;
- numer kolejny i datę jej wystawienia;
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej;
- dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura, o której mowa w ust. 1, określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-6;
- wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.
Braki formalne faktury kosztowej nie pozbawiają prawa do zaliczenia wydatku w koszty
W praktyce gospodarczej możliwe są przypadki, gdy wystawca faktury wpisuje błędny NIP kupującego (lub go pomija) i nie ma możliwości uzyskania korekty faktury lub akceptacji noty korygującej.
W związku z tym pojawia się pytanie o prawną skuteczność takiej faktury pod względem dokumentowania kosztu podatkowego.
Zaznaczmy, że nie można uznać faktury za prawidłową, jeżeli sprzecznie z jej treścią wskazuje ona zdarzenie gospodarcze, które w ogóle nie zaistniało bądź zaistniało w innych rozmiarach albo między innymi podmiotami. Faktura potwierdza zaistniałe zdarzenia gospodarcze, a jej elementy formalne wymagane przez art. 106e ust. 1 ustawy mają wyłącznie znaczenie dowodowe.
Jak wskazał Dyrektor KIS z 18 sierpnia 2021 roku (nr 0112-KDIL1-2.4012.287.2021.2.DS), o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe. A zatem, jeżeli w fakturach dokumentujących transakcje występują tzw. wadliwości mniejszej wagi, należy uznać, że nie ma podstawy do kwestionowania faktur, w tym prawa do odliczenia podatku naliczonego, wyłącznie z powodu braków mających charakter tzw. wadliwości mniejszej wagi.
Są to tego rodzaju wadliwości, które co prawda powodują, że faktura nie odpowiada wymogom określonym w przepisach, jednakże same w sobie nie wpływają na przedmiot i podstawę opodatkowania.
Należy zauważyć, że chociaż faktura powinna zawierać dane dotyczące nabywcy wymienione w art. 106e ustawy, to jednak niewskazanie niektórych z tych informacji nie wyklucza możliwości jego identyfikacji na podstawie pozostałych danych zawartych na fakturze.
Przykładowo brak NIP-u przy jednoczesnym prawidłowym wskazaniu pozostałych danych podmiotu będącego nabywcą jest wadą techniczną, niewyłączającą możliwości zweryfikowania dokonania zdarzenia gospodarczego i prawidłowego określenia nabywcy towaru.
Naturalnie błąd tego rodzaju powinien zostać skorygowany w jednym z ww. trybów, jednakże sam w sobie nie pozbawia podatnika prawa do zaliczenia wydatku w koszty podatkowe, jeżeli wydatek rzeczywiście miał miejsce oraz jeżeli pozostaje w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Oceniając możliwość zaliczenia wydatku do kosztu podatkowego na podstawie dokumentu, jakim jest faktura, należy mieć na uwadze, że art. 22 ust. 1 ustawy o PIT nie odnosi się do kwestii formalnych. Celowy wydatek pozostający w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą może być kosztem podatkowym.
