Poradnik Przedsiębiorcy

Okres przedawnienia urlopu wypoczynkowego

Pan Tomasz pracuje u nas w firmie od 1 stycznia 2016 roku. Przez 4 lata pracy nie miał ani jednego dnia wolnego. W styczniu i lutym 2021 roku chcemy udzielić mu całego zaległego urlopu. Nie wiemy jednak, czy urlop nie uległ przedawnieniu. Jak liczyć okres przedawnienia urlopu wypoczynkowego?

Karolina, Kołobrzeg

 

Każda osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę ma prawo wykorzystać przysługujący jej urlop wypoczynkowy. Należy jednak liczyć się z tym, iż prawo to może ulec przedawnieniu. Poniżej odpowiedź na pytanie, ile wynosi okres przedawnienia urlopu wypoczynkowego.

Urlop wypoczynkowy

Zgodnie z Kodeksem pracy urlop wypoczynkowy przysługuje każdemu zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę. Wymiar urlopu zależy od dotychczasowego stażu pracy pracownika i wynosi:

  • 20 dni na rok kalendarzowy dla pracownika ze stażem pracy poniżej 10 lat;
  • 26 dni na rok kalendarzowy dla pracownika ze stażem pracy co najmniej 10 lat.

Do stażu pracy zalicza się m.in. zatrudnienia na podstawie umowy o pracę oraz okresy nauki zgodnie z programem nauczania szkoły lub uczelni, zakończone odpowiednim świadectwem, zaświadczeniem lub dyplomem. Co ważne, nie sumuje się okresów ukończenia poszczególnych szkół, a jedynie bierze pod uwagę szkołę, która przy obliczaniu stażu pracy zapewnia pracownikowi najwyższą liczbę lat. Gdy pracownik ukończył szkołę:.

  • zasadniczą lub równorzędną zawodową – czas trwania nauki nie więcej niż 3 lata;
  • zawodową – czas trwania nauki nie więcej niż 5 lat;
  • średnią ogólnokształcącą – 4 lata;
  • policealną – 6 lat;
  • wyższą (w tym stopień licencjata) – 8 lat.

W sytuacji gdy pracownik pobierał naukę w czasie zatrudnienia, wówczas do stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego, wlicza albo okres zatrudnienia, albo okres nauki w zależności od tego, który jest korzystniejszy.

Co ważne, pracodawca powinien udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w tym roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. Termin ustala się albo w drodze planowania, albo poprzez porozumienie pracodawcy z pracownikiem. Niewykorzystany w ustalonym terminie urlop powinien być odebrany do końca września kolejnego roku kalendarzowego. Jeśli jednak do tego czasu pracownik nie zrealizuje zaległego urlopu, pracodawca ma prawo wysłać pracownika na urlop w dogodnym dla siebie terminie, nawet bez zgody zatrudnionego.

Art. 152 § 1 Kodeksu pracy
Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego, zwanego dalej „urlopem”.

Art. 163 § 1 Kodeksu pracy
Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi zgodnie z art. 167(2).

Art. 168 Kodeksu pracy
Urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego; nie dotyczy to części urlopu udzielanego zgodnie z art. 167(2).

Okres przedawnienia urlopu wypoczynkowego

W Kodeksie pracy zasadą jest, że roszczenia pracownicze przedawniają się po upływie 3 lat. Dotyczy to m.in. roszczeń o zaległe wynagrodzenie, o zaległy urlop wypoczynkowy czy ekwiwalent. Termin ten jest bezwzględnie obowiązujący i nie może być skracany ani wydłużany przez strony umowy o pracę.

Podstawową kwestią będzie ustalenie, od kiedy biegnie wskazany w przepisach 3-letni termin. Przyjmuje się, że bieg przedawnienia roszczenia rozpoczyna się w dniu jego wymagalności. W przypadku urlopu będzie to zatem bądź koniec roku kalendarzowego, za który należy się urlop, bądź w przypadku urlopu zaległego, który należy wykorzystać do końca września roku następnego, okres przedawnienia liczy się od 1 października tego roku, na który został przeniesiony urlop.

Przykład 1.

Pan Tomasz z pytania nie wykorzystał przysługującego mu w latach 2016–2020 roku urlopu. Urlop za cały rok 2016 uległ przedawnieniu i pracownik nie będzie mógł go wykorzystać, natomiast urlop za lata 2017–2020 może zostać wykorzystany w 2021 roku. Wynika to z faktu, że urlop 2016 roku został przeniesiony jako urlop zaległy na 2017 rok, więc przedawnienie tego urlopu nastąpiło 1 października 2020 roku.

Przedawnienie urlopu wypoczynkowego w czasie korzystania z urlopów rodzicielskich

Przepisy przewidują sytuacje, w których następuje zawieszenie biegu przedawnienia. Oznacza to, że w przypadkach dopuszczonych przez prawo, nawet gdy okres przedawnienia rozpocznie swój bieg, należy wstrzymać się z jego odliczaniem. Takie okoliczności zostały wymienione w Kodeksie pracy i są to:

  • okres trwania przeszkody wynikającej z powodu siły wyższej, w którym uprawniony nie może dochodzić przysługujących mu roszczeń przed właściwym organem powołanym do rozstrzygania sporów (art. 293 K.p.);
  • czas korzystania z urlopu wychowawczego – w zakresie urlopu wypoczynkowego (art. 2931 K.p.).

W przypadku korzystania z urlopu wychowawczego odliczanie biegu przedawnienia dla urlopu wypoczynkowego ulega zatem zawieszeniu, a termin przedawnienia przesuwa się.

Przykład 2.

Pani Anna od 15 października 2016 roku do 25 marca 2017 roku przebywała na zwolnieniu lekarskim, następnie od 26 marca 2017 roku do 24 marca 2018 roku korzystała z urlopu macierzyńskiego i urlopu rodzicielskiego; bezpośrednio po nich realizowała urlop wychowawczy do 23 stycznia 2021 roku. Pani Anna nie wykorzystała w 2016 roku 5 dni urlopu. W tej sytuacji po powrocie z urlopu wychowawczego ma prawo do 5 dni urlopu z 2016 roku oraz pełnego urlopu za 2017, 2018 oraz 2021 rok. Wynika to z faktu, że:

  • termin przedawnienia dla dni zaległego urlopu za 2016 rok rozpoczął swój bieg 1 października 2017 roku i biegł do 24 marca 2018 roku (5 miesięcy i 24 dni), a następnie został przerwany (na okres urlopu wychowawczego) i zaczął dalej biec dopiero od 24 stycznia 2021 roku;

  • termin przedawnienia dla roszczenia o urlop za 2017 i 2018 rok powinien rozpocząć swój bieg odpowiednio 1 października 2018 roku i 1 października 2019 roku, w tym czasie pracownica była na urlopie wychowawczym, więc bieg przedawnienia nie rozpoczął się (rozpocznie się od dnia jej powrotu do pracy, tj. od 24 stycznia 2020 roku).

Urlop wypoczynkowy jest jednym z uprawnień pracownika. Zazwyczaj wykorzystuje się go w roku bieżącym lub kolejnym. Jednak gdy nie jest to możliwe, warto pamiętać, że ulega on przedawnieniu.