Każdego roku przed końcem trzeciego kwartału pracodawcy analizują stan wykorzystania urlopów wypoczynkowych, aby stwierdzić ewentualne zaległości. 30 września jest bowiem ostatnim dniem, w którym bez naruszania przepisów prawa pracy mogą udzielić urlop za poprzednie lata. Czy nieudzielenie zaległego urlopu pracownikowi niesie dla pracodawcy negatywne konsekwencje?
Urlop w całości czy w częściach?
Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Może on zawnioskować, by urlop był podzielony na części. W takim jednak przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.
Przykład 1.
Pracownik, którego rozkład czasu pracy przewiduje pracę w każdym tygodniu od poniedziałku do piątku, wykorzystał 9 dni urlopu wypoczynkowego w okresie od 4 do 14 maja 2021 roku, dzięki czemu jego wypoczynek przypadł na 16 dni kalendarzowych (wolna sobota – Święto Pracy – 1 maja; niedziela – 2 maja; poniedziałek – Święto Narodowe Trzeciego Maja – 3 maja; wtorek–piątek – 4–7 maja; wolna sobota – 8 maja; niedziela – 9 maja; poniedziałek–piątek – 10–14 maja; wolna sobota – 15 maja i niedziela – 16 maja). Oznacza to, że pracownik wykorzystał wymagany prawem odcinek urlopu umożliwiający mu wypoczynek trwający co najmniej 14 dni kalendarzowych, chociaż urlopu udzielono mu tylko na 4–7 i 10–14 maja.
Zasada planowania urlopu
Urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Harmonogram taki ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi zgodnie z art. 167.2 Kodeksu pracy, czyli tzw. urlopu na żądanie.
Plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Jego ogłoszenie jest równoznaczne ze zobowiązaniem się przez pracodawcę wobec pracowników do udzielenia urlopów w dniach wskazanych w harmonogramie. Przesunięcie terminu urlopu jest co prawda możliwe, ale konieczne jest dokonanie tego w trybie określonym w art. 165 kp, który stanowi, że jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a w szczególności z powodu:
- czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby;
- odosobnienia w związku z chorobą zakaźną;
- powołania na ćwiczenia wojskowe lub na przeszkolenie wojskowe albo stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, na czas do 3 miesięcy;
- urlopu macierzyńskiego
- pracodawca jest obowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy.
Czy można nie ustalić planu urlopów?
Pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę; dotyczy to także pracodawcy, u którego ona nie działa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem.
Chociaż odstąpienie od ustalenia planu urlopów jest dopuszczalne, to ze względów zarządczych może być dla pracodawcy uciążliwe. O ile bowiem w planie urlopów pracodawca jednostronnie określa terminy wykorzystywania urlopu przez poszczególnych pracowników, to przy braku harmonogramu daty te musi każdorazowo uzgodnić z pracownikiem. Decyzja wyznaczająca czas urlopu ma tu zatem charakter dwustronny.
Przy braku planu urlopów wypoczynkowych samo złożenie wniosku o udzielenie urlopu nie usprawiedliwia nieobecności pracownika.
Kiedy pracownik powinien wykorzystać urlop?
Pracodawca jest zobligowany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo (art. 161 kp). Nie jest to jednak obowiązek bezwzględny, zważywszy na brzmienie art. 168 kp, który stanowi, że urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym w planie, albo uzgodnionym z pracownikiem, należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego, przy czym nie dotyczy to części urlopu udzielanego zgodnie z art. 1672 kp, czyli urlopu na żądanie.
Przykład 2.
Pracownik z ponad 10-letnim stażem pracy 1 stycznia 2020 roku nabył prawo do urlopu wypoczynkowego w przysługującym mu wymiarze 26 dni (w tym 4 dni urlopu na żądanie). Do 31 grudnia 2020 roku wykorzystał 16 dni (w tym 2 dni urlopu na żądanie). 1 stycznia 2021 roku niewykorzystanie 10 dni urlopu za 2020 roku stanowi tzw. urlop zaległy, a 2 dni niewykorzystanego urlopu na żądanie, zaliczone do tych 10 dni, 1 stycznia 2021 roku tracą status urlopu na żądanie i stają się zaległym urlopem zwykłym, tak samo jak pozostałe 8 dni (por. art. 1672 kp). Na udzielenie wspomnianych 10 dni urlopu zaległego pracodawca ma 9 miesięcy 2021 roku – od 1 stycznia do 30 września 2021 roku.
Już tylko udzielenie urlopu w kolejnym roku kalendarzowym (art. 168 KP) stanowi wyjątek od reguły udzielania urlopu na bieżącego (art. 161 KP). Regulacja ta łącznie z podstawową zasadą wykorzystywania urlopu jako okresu odpoczynku od pracy, uzasadnia wnioskowanie, choćby z mniejszego na większe (a minori ad maius), że urlop zaległy powinien być wykorzystywany (udzielany) przed urlopem bieżącym. Potwierdza to wniosek wynikający z przedawnienia urlopu, gdyż przy przeciwnej wykładni kompensata niewykorzystanego urlopu może nie być pełna.
Jak rozumieć obowiązek udzielenia zaległego urlopu do 30 września?
Wymóg udzielenia urlopu zaległego do 30 września następnego roku kalendarzowego nie oznacza, że musi on zostać wykorzystany do tego dnia. Wystarczy, że będzie udzielony najpóźniej w tym dniu, przy czym wówczas trzeba udzielić pracownikowi całego zaległego urlopu, a nie tylko jego części. Urlop zaległy może więc być realizowany również po 30 września, ale pod warunkiem, że rozpocznie się właśnie tego dnia.
Przykład 3.
Pracodawca udziela pracownikowi, o którym mowa wyżej w przykładzie 2., nieprzerwanego 10-dniowego urlopu zaległego w ten sposób, że pierwszym jego dniem jest 30 września 2021 roku. Przy założeniu, że rozkład czasu pracy tego pracownika przewiduje pracę od poniedziałku do piątku, po 8 godzin każdego dnia, pracownik zakończy realizowanie tego urlopu 13 października 2021 roku, zważywszy, że 2 i 9 października (wolne soboty) oraz 3 i 10 października 2021 roku (niedziele) urlop nie jest wykorzystywany. W tych okolicznościach pracodawca dochowa kodeksowego wymogu udzielenia pracownikowi urlopu zaległego najpóźniej do 30 września 2021 roku.
Kto, wbrew obowiązkowi, nie udziela przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniża wymiar tego urlopu, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.
Kiedy nieudzielenie zaległego urlopu do 30 września nie jest naruszeniem prawa?
Nieudzielenie zaległego urlopu w terminie do 30 września może być zasadne tylko wówczas, gdy wynika to z okoliczności niezależnych od pracodawcy i od pracownika. W praktyce będzie dotyczyć przypadków, w których pracownik nie może korzystać z urlopu z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy m.in. z powodu:
- czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby;
- odosobnienia w związku z chorobą zakaźną;
- powołania na ćwiczenia wojskowe lub na przeszkolenie wojskowe albo stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, na czas do 3 miesięcy;
- urlopu macierzyńskiego (por. art. 165 Kodeksu pracy).
W takiej sytuacji należy udzielić pracownikowi urlopu zaraz po ustaniu jego nieobecności w pracy.
Możliwość udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego najpóźniej do 30 września trzeba traktować jako dopuszczony prawem wyjątek od kodeksowej reguły wykorzystywania urlopu w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo, czyli reguły niedopuszczania do zaległości urlopowych.
