Pracownik przebywający na urlopie wypoczynkowym zazwyczaj dostaje wynagrodzenie za czas urlopu w wysokości takiej, jak gdyby praca była przez niego wykonywana. Oznacza to, że łączna suma wynagrodzenia do wypłaty jest taka sama jak wynagrodzenie zasadnicze. Jednakże są przypadki, kiedy wynagrodzenie urlopowe może być wyższe. Jest to spowodowane tym, że pracownik oprócz wynagrodzenia zasadniczego otrzymuje również wynagrodzenie zmienne, które wchodzi do podstawy wynagrodzenia urlopowego. Pracownik otrzymujący wynagrodzenie zasadnicze oraz wynagrodzenie zmienne i przebywający na urlopie wypoczynkowym, za czas tej absencji powinien dostać wynagrodzenie z uwzględnieniem składników zmiennych. Relacja składniki zmienne a urlop wypoczynkowy jest zatem bardzo wyraźna, lecz nie zawsze jasna.
Co to są składniki zmienne?
W celu wyliczenia wynagrodzenia urlopowego ze składników zmiennych na wstępie należy wyjaśnić, które składniki należy zakwalifikować do składników zmiennych.
Składnikiem zmiennym jest:
- wynagrodzenie zasadnicze określone w stawce godzinowej,
- wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych,
- premia regulaminowa, prowizja ze sprzedaży,
- dodatek za pracę w porze nocnej,
- dodatek funkcyjny, stażowy, brygadzistowski, motywacyjny,
- oraz składnik przysługujący za pracę w charakterze roszczeniowym.
Sposób wyliczenia czyli relacja składniki zmienne a urlop wypoczynkowy z bliska
Wynagrodzenie urlopowe wyliczane ze składników zmiennych ustalamy, uwzględniając w podstawie urlopowej wszelkie zmienne miesięczne, roszczeniowe składniki wynagrodzenia, które mają związek z wykonywaną pracą. Składniki nieroszczeniowe pomijamy, np. premie uznaniowe. Składniki, które należy wykluczyć z podstawy urlopowej, szczegółowo określone są w par. 6 rozporządzenia urlopowego.
Par. 8 rozporządzenia urlopowego wskazuje nam zasadę wyliczania wynagrodzenia urlopowego z uwzględnieniem składników zmiennych, z której wynika, że zmienne składniki przysługujące za okres nie dłuższy niż jeden miesiąc uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. W celu wyliczenia wynagrodzenia urlopowego należy najpierw przeanalizować łączną kwotę wypłacanych zmiennych w okresie 3 miesięcy poprzedzających urlop, a następnie wyliczyć wynagrodzenie urlopowe.
Jednakże należy mieć na uwadze, że w przypadku znacznego wahania wysokości zmiennych miesięcznych składników wynagrodzenia, składniki te mogą być uwzględnione przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających rozpoczęcie urlopu.
Co w sytuacji, gdy w ostatnich 3 miesiącach składnik zmienny nie występował?
Jeśli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, poprzedzający miesiąc wykorzystywania urlopu wypoczynkowego, lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie zmienne miesięczne, przy uwzględnieniu podstawy wymiaru uwzględnia się najbliższe miesiące, za które pracownikowi przysługiwało takie wynagrodzenie. Co znaczy, że cofamy się do miesięcy, w którym te składniki były wypłacane. Nie ma limitu miesięcy w szukaniu wstecz, w celu znalezienia miesięcy ze zmiennymi.
Jak wykazać wynagrodzenie urlopowe na liście płac?
W przypadku gdy pracownik obok stałej pensji otrzymuje zmienne miesięczne składniki wynagrodzenia, w miesiącu wykorzystania urlopu należy wypłacić pensję zasadniczą w całości oraz dodatkowo, jako odrębny składnik wyliczony ze zmiennych składników.
Przykład 1.
Pracownik wykorzystał urlop w dniach 11.01.2024 - 12.01.2024 r. Dodatek zmienny i premia za jakość wypłacane są ostatniego dnia miesiąca za dany miesiąc.
Pracownik przepracował 488 godz., w tym:
- grudzień - 152 godz.,
- listopad - 160 godz.,
- październik - 176 godz.
Pracownik w marcu 16 godzin przebywał na urlopie wypoczynkowym.
Zmienny dodatek pracownika z 3 miesięcy wynosi:
2 016,00 zł (grudzień) + 2 016,00 zł (listopad) + 1 920,00 zł (październik) = 5 952,00 zł
Premia za jakość - 300 zł (grudzień) + 520 zł (listopad) + 150 (październik) = 970,00 zł
Razem 5 952,00 zł + 970,00 zł = 6 922,00 zł
Następnie sumę zmiennych składników roszczeniowych dzielimy przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona podstawa:
6 922,00 zł / 488 godzin = 14,18 zł x 16 godzin urlopu = 226,88 zł wynagrodzenie za 16 godz. wyliczone ze zmiennych.
W takiej sytuacji pracownik otrzyma wynagrodzenie urlopowe 226,88 zł.
Gdy pracownik ostatecznie do wypłaty dostanie kwotę poniżej minimalnej krajowej i dostanie wyrównanie do pensji minimalnej, to zgodnie z par. 6 pkt 7a rozporządzenia urlopowego wyrównanie do wynagrodzenia minimalnego nie będzie wchodziło do podstawy wyliczenia wynagrodzenia urlopowego.
Ponadto w przypadku jednomiesięcznych okresów rozliczeniowych zarówno wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, jak i dodatek wchodzą do podstawy naliczenia wynagrodzenia urlopowego. W przypadku trzymiesięcznych okresów rozliczeniowych, tylko wynagrodzenie wypłacane na koniec miesiąca za przekroczenia dobowe wchodzi do podstawy urlopowej. Dodatek z tytułu przekroczenia norm średniotygodniowych nie wchodzi do podstawy wynagrodzenia urlopowego, ponieważ jest składnikiem wypłacanym za okresy dłuższe niż miesięczne.
Przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego ze składników zmiennych należy zwrócić uwagę na kilka kwestii. Przede wszystkim warto pamiętać, że do jego wyliczenia przyjmuje się wszystkie składniki wypłacone w ciągu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc urlopu. Jednak ustalając czy składnik jest zmienny nie można się przy tym kierować wyłącznie tym, czy różna jest jedynie kwota.
