Przedsiębiorcy dokonują zakupów materiałów i towarów niezbędnych do zużycia w prowadzonej działalności gospodarczej. Z tytułu powyższych nabyć jako dowód zawarcia transakcji otrzymują najczęściej fakturę. Zdarzają się czasem sytuacje, w których otrzymają od dostawy jedynie dokument WZ. Czy taki dokument jest dowodem źródłowym umożliwiającym ujęcie go w kosztach firmy?
Dokumenty będące podstawą zapisu w PKPiR
Ustawodawca w § 12 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zwanym dalej rozporządzeniem, określił, które dokumenty stanowią dowód nabycia rzeczy przez przedsiębiorcę i jednocześnie są źródłowym dokumentem będącym podstawą zapisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów – są nimi faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami przez właściwy urząd celny oraz agencje celne.
Należy zauważyć, że rozporządzenie wskazuje także dodatkowo inne dokumenty źródłowe będące podstawą zapisu w PKPiR określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów, czyli mowa tutaj o wyciągu bankowym lub raporcie kasowym oraz o innych dokumentach stanowiących zapłatę za transakcję, które dokumentują uregulowanie dokonanej transakcji o wartości powyżej i poniżej 15 000zł i są podstawą do obniżania lub podwyższania kosztów. Powyższe dokumenty muszą zawierać:
-
datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,
-
wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów związanych z płatnościami dotyczącymi transakcji określonych w art. 19 Ustawy Prawo Przedsiębiorców, dokonanych bez pośrednictwa rachunku płatniczego,
-
wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody,
-
podpis osoby sporządzającej dokument.
Nie tylko faktury i dowody dokonania płatności
Oprócz powyższych dowodów źródłowych w rozporządzeniu w § 12 ust. 3 pk 2 wymieniono cechy innych dowodów (stanowiących dowód wewnętrzny oraz wymienione w następnym punkcie) stwierdzających fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i stanowiących jednocześnie dowód źródłowy będący podstawą zapisu w PKPiR. Dokumenty te, aby mogły zostać ujęte w danej ewidencji muszą zawierać:
-
wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
-
datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym, że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
-
przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
-
podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Inne dowody księgowe uznane za podstawę zapisu w PKPiR
Ustawodawca w § 13 rozporządzenia wymienia dodatkowo jeszcze inne dowody księgowe, które również będą podstawą do ujęcia w PKPiR. Dowodami tymi są:
-
dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem,
-
noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi,
-
dowody przesunięć,
-
dowody opłat pocztowych i bankowych,
-
inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.
Czym jest dokument WZ?
Dokument WZ jest wewnętrznym dokumentem magazynowym przedsiębiorstwa i oznacza wydanie towarów, materiałów, innych materiałów pomocniczych, wyposażenia, narzędzi, innych rzeczy na zewnątrz przedsiębiorstwa. Wydanie na zewnątrz powyższych rzeczy może obejmować przekazanie kontrahentowi, pracownikowi, innym podmiotom.
Dokument WZ wystawiany jest w związku z wydaniem z magazynu określonej rzeczy, a samo wydanie związane jest ze sprzedażą rzeczy. Po jej wydaniu na ogół dział handlowy / finansowy wystawia na podstawie dokumentu WZ fakturę sprzedaży.
Dokument WZ najczęściej zawiera:
-
datę wystawienia
-
datę wydania rzeczy,
-
numer kolejny dokumentu WZ,
-
rodzaj wydanej rzeczy,
-
cenę jednostkową,
-
ilość wydanej rzeczy,
-
dane adresowe oraz numer NIP wystawcy,
-
dane adresowe oraz numer NIP odbiorcy,
-
podpis osoby upoważnionej do wystawiania dokumentu WZ.
Charakter wymienionych dowodów a dokument WZ jako podstawa zapisu w PKPiR
Dokument WZ nie został wymieniony przez ustawodawcę jako dokument źródłowy stanowiący podstawę zapisu w PKPiR. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 10 stycznia 2014r. o sygn. ILPB1/415-1140/13-2/AMN wyjaśnił, że dokument WZ nie może być podstawą do ujęcia kosztów w PKPiR dlatego, że nie zawiera on wszystkich elementów zawartych w rozporządzeniu, a które są niezbędne do uznania go za dowód księgowy.
