Poradnik Przedsiębiorcy

Czy dokument WZ stanowi dowód nabycia przy jednoczesnym braku faktury?

Przedsiębiorcy dokonują zakupów materiałów i towarów niezbędnych do zużycia w prowadzonej działalności gospodarczej. Z tytułu powyższych nabyć jako dowód zawarcia transakcji otrzymują najczęściej fakturę. Zdarzają się czasem sytuacje, w których otrzymają od dostawy jedynie dokument WZ. Czy taki dokument jest dowodem źródłowym umożliwiającym ujęcie go w kosztach firmy?

Dokumenty będące podstawą zapisu w PKPiR

Ustawodawca w § 12 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zwanym dalej rozporządzeniem, określił, które dokumenty stanowią dowód nabycia rzeczy przez przedsiębiorcę i jednocześnie są źródłowym dokumentem będącym podstawą zapisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów – są nimi faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami przez właściwy urząd celny oraz agencje celne.

Należy zauważyć, że rozporządzenie wskazuje także dodatkowo inne dokumenty źródłowe będące podstawą zapisu w PKPiR określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów, czyli mowa tutaj o wyciągu bankowym lub raporcie kasowym oraz o innych dokumentach stanowiących zapłatę za transakcję, które dokumentują uregulowanie dokonanej transakcji o wartości powyżej i poniżej 15 000zł i są podstawą do obniżania lub podwyższania kosztów. Powyższe dokumenty muszą zawierać:

  1. datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,

  2. wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów związanych z płatnościami dotyczącymi transakcji określonych w art. 19 Ustawy Prawo Przedsiębiorców, dokonanych bez pośrednictwa rachunku płatniczego,

  3. wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody,

  4. podpis osoby sporządzającej dokument.

Nie tylko faktury i dowody dokonania płatności

Oprócz powyższych dowodów źródłowych w rozporządzeniu w § 12 ust. 3 pk 2 wymieniono cechy innych dowodów (stanowiących dowód wewnętrzny oraz wymienione w następnym punkcie) stwierdzających fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i stanowiących jednocześnie dowód źródłowy będący podstawą zapisu w PKPiR. Dokumenty te, aby mogły zostać ujęte w danej ewidencji muszą zawierać:

 

  1. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

  2. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym, że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

  3. przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

  4. podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Inne dowody księgowe uznane za podstawę zapisu w PKPiR

Ustawodawca w § 13 rozporządzenia wymienia dodatkowo jeszcze inne dowody księgowe, które również będą podstawą do ujęcia w PKPiR. Dowodami tymi są:

  1. dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem,

  2. noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi,

  3. dowody przesunięć,

  4. dowody opłat pocztowych i bankowych,

  5. inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.

Czym jest dokument WZ?

Dokument WZ jest wewnętrznym dokumentem magazynowym przedsiębiorstwa i oznacza wydanie towarów, materiałów, innych materiałów pomocniczych, wyposażenia, narzędzi, innych rzeczy na zewnątrz przedsiębiorstwa. Wydanie na zewnątrz powyższych rzeczy może obejmować przekazanie kontrahentowi, pracownikowi, innym podmiotom.

Dokument WZ wystawiany jest w związku z wydaniem z magazynu określonej rzeczy, a samo wydanie związane jest ze sprzedażą rzeczy. Po jej wydaniu na ogół dział handlowy / finansowy wystawia na podstawie dokumentu WZ fakturę sprzedaży.

Dokument WZ najczęściej zawiera:

  1. datę wystawienia

  2. datę wydania rzeczy,

  3. numer kolejny dokumentu WZ,

  4. rodzaj wydanej rzeczy,

  5. cenę jednostkową,

  6. ilość wydanej rzeczy,

  7. dane adresowe oraz numer NIP wystawcy,

  8. dane adresowe oraz numer NIP odbiorcy,

  9. podpis osoby upoważnionej do wystawiania dokumentu WZ.

Charakter wymienionych dowodów a dokument WZ jako podstawa zapisu w PKPiR

Dokument WZ nie został wymieniony przez ustawodawcę jako dokument źródłowy stanowiący podstawę zapisu w PKPiR. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 10 stycznia 2014r. o sygn. ILPB1/415-1140/13-2/AMN wyjaśnił, że dokument WZ nie może być podstawą do ujęcia kosztów w PKPiR dlatego, że nie zawiera on wszystkich elementów zawartych w rozporządzeniu, a które są niezbędne do uznania go za dowód księgowy.