Dokument WZ jest dowodem magazynowym dokumentującym wydanie materiałów bądź towarów na zewnątrz. Jest on ściśle związany z prowadzoną przez przedsiębiorstwo gospodarką magazynową i obowiązującymi w tym zakresie zasadami. Sprzedający nie ma obowiązku wystawiania WZ do każdego dokumentu sprzedaży, ale zobowiązany jest wystawić fakturę/paragon do każdej wystawionej WZ, przy czym dla jednego kontrahenta mogą to być faktury zbiorcze dla kilku dokumentów WZ.
Dokument WZ jako dowód księgowy
Zgodnie z § 12. ust 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:
1) faktury VAT, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej „fakturami”, odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub
2) inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
- wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
- przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych - oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
W związku z powyższym WZ może być dowodem księgowym, gdyż zawiera zarówno dane wystawcy jak i odbiorcy, datę, specyfikację dotyczącą przeprowadzonej transakcji pod względem przedmiotowym i ilościowym oraz podpisy osób uprawnionych.
Dokument WZ w przypadku wystawcy
Jeśli podatnik, dokonujący sprzedaży wystawia WZ w związku z tą sprzedażą, to dokument ten nie jest dla niego dokumentem księgowym i nie podlega ewidencji w KPiR. Jest to jedynie dowód wydania z magazynu towarów bądź materiałów, który w konsekwencji zostanie zafakturowany i tym samym przychód z tej transakcji trafi do KPiR. Zgodnie z art. 14 ust. 1c za datę powstania przychodu uznaje się dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, nie później jednak niż dzień wystawienia faktury lub otrzymania należności.
Dokument WZ w przypadku otrzymującego
Dla podatnika otrzymującego dokument WZ, może on być dowodem księgowym i zostać ujęty w KPiR, jeśli dotyczy on zakupu materiałów podstawowych bądź towarów handlowych, które zostały dostarczone do zakładu lub dokonano nimi obrotu przed otrzymaniem faktury. Gdyż zgodnie z § 17. 1. zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych powinien być wpisany do księgi, niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.
W wypadku takim dostawę należy zaksięgować do KPiR zgodnie ze specyfikacją WZ. Przedsiębiorca powinien zwrócić uwagę na to by specyfikacja spełniała wymogi określone przepisami dla opisu, który sporządza się w analogicznym przypadku, lecz przy braku stosownego dokumentu od sprzedawcy. Opis taki zawierać musi zgodnie z § 16. ust. 2. rozporządzenia MF w sprawie prowadzenia KPiR - imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału (lub towaru handlowego).
Jeśli więc otrzymany dokument WZ spełnia powyższe kryteria, na jego podstawie dokonuje się zapisu w księdze i przechowuje się go jako dowód zakupu wraz z podpiętą nadesłaną w okresie późniejszym fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze musi być wpisana do księgi (ewidencji) w dniu otrzymania faktury.
Jeżeli podatnik otrzymał materiał lub towar handlowy oraz fakturę na ten materiał lub towar handlowy w tym samym miesiącu, dokument WZ dołącza do otrzymanej faktury, a zapisów w księdze dokonuje na podstawie otrzymanej faktury. Podobnie w przypadku gdy podatnik otrzymuje WZ jednocześnie z fakturą, dokument WZ nie stanowi dla niego dowodu księgowego i zapisów w księdze dokonuje tylko na podstawie faktury.
