Prowadząc księgę przychodów i rozchodów, podatnicy zobowiązani są do dokonywania zapisów każdego dnia lub na zasadach określonych dla biur rachunkowych. Zgodnie z § 13 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów dowody księgowe mogą być zaksięgowane zbiorczym zapisem. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, kiedy i w jaki sposób mogą być dokonywane zbiorcze zapisy w KPiR!
Zbiorcze ewidencjonowanie przychodów w sytuacji gdy nie jest prowadzona ewidencja sprzedaży i ewidencja przy zastosowaniu kas rejestrujących
Zgodnie z § 19 rozporządzenia w sprawie prowadzenia PKPiR w sytuacji, kiedy podatnik prowadzi sprzedaż nieudokumentowaną fakturami, w KPiR zapisów dotyczących sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług dokonuje za pomocą wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego. Dowód ten powinien zawierać wartość przychodów za dany dzień.
Zbiorcze zapisy przychodów w sytuacji gdy sprzedaż udokumentowana jest fakturami
W praktyce bardzo często zdarzają się sytuacje, w których przedsiębiorca wystawia wiele faktur każdego dnia, dlatego też można księgować zbiorcze zapisy w KPiR na podstawie jednej kwoty, która wynika z dziennego zestawienia faktur, zwanego również zestawieniem sprzedaży. Zgodnie z § 19 ust. 4 rozporządzenia zestawienie to powinno zawierać co najmniej:
-
datę i kolejny numer zestawienia,
-
numery od-do faktur, których dotyczy dane zestawienie,
-
sumę zbiorczą faktur,
-
podpis podatnika lub osoby, która sporządziła zestawienie.
Zbiorcze zapisy w KPiR na podstawie ewidencji sprzedaży
Z § 19 ust. 6 rozporządzenia wynika, że jeżeli przedsiębiorca prowadzi ewidencję sprzedaży, zapisy w KPiR dotyczące przychodów ze sprzedaży towarów i usług mogą być ewidencjonowane na koniec każdego miesiąca, w jednej pozycji w łącznej kwocie. Kwota ta wynika ze sporządzonego zestawienia na podstawie ewidencji sprzedaży.
| Ważne! Ewidencja sprzedaży powinna zawierać co najmniej: numer kolejnego wpisu, datę i kwotę uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturami i rachunkami. |
Warto również zaznaczyć, że ewidencję sprzedaży muszą prowadzić podatnicy, którzy:
-
zlecili prowadzenie KPiR biuru rachunkowemu i nie ewidencjonują sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej,
-
prowadzą KPiR we własnym zakresie na zasadach określonych dla biur rachunkowych i nie prowadzą sprzedaży udokumentowanej wyłącznie fakturami,
-
prowadzą handel obwoźny lub obnośny,
-
prowadzą KPiR w miejscu wskazanym jako siedziba przedsiębiorstwa wielozakładowego; wówczas ewidencja sprzedaży musi być prowadzona w poszczególnych zakładach.
Ewidencjonowanie obrotu za pomocą kasy rejestrującej
Podatnicy, którzy ewidencjonują obrót za pomocą kasy rejestrującej, mogą dokonywać zbiorcze zapisy w KPiR na podstawie danych zawartych w raportach dobowych, skorygowanych o wartości mające wpływ na wysokość przychodu. Warto zaznaczyć, że podatnicy mogą również dokonywać zapisów na podstawie danych z raportów miesięcznych, skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu. Dodatkowo należy dodać, że zbiorcze zapisy w KPiR muszą zostać dokonane nie później niż do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.
| Ważne! Jeżeli zapisy dokonywane są na podstawie danych z raportów, podatnicy nie wpisują do KPiR kwot wynikających z faktur dokumentujących sprzedaż wcześniej zewidencjonowaną za pomocą kasy fiskalnej. Co więcej, oryginały zwróconych paragonów należy podpiąć w sposób trwały z kopiami wystawionych faktur. |
Ewidencja sprzedaży VAT a zbiorcze zapisy w KPiR
Zgodnie z art. 109 ustawy o VAT zbiorcze zapisy w KPiR mogą ewidencjonować również podatnicy VAT oraz ci, którzy korzystają ze zwolnienia od tego podatku ze względu na wysokość osiągniętych obrotów i prowadzą odrębną ewidencję sprzedaży. Zapisy te powinny być dokonywane na koniec miesiąca w łącznej kwocie wynikającej z zestawienia sporządzanego na podstawie danych z prowadzonej ewidencji.
Prowadzenie działalności lombardowej i kantorowej a zapisy w KPiR
Podatnicy prowadzący działalność lombardową wpisują do KPiR na koniec miesiąca kwotę prowizji, która stanowi wartość spłaconych odsetek lub różnicę między kwotą uzyskaną ze sprzedaży zastawionych rzeczy a kwotą udzielonych pożyczek. Wartość kwoty wynika z prowadzonej ewidencji pożyczek i zastawionych rzeczy. Natomiast podatnicy zajmujący się działalnością kantorową ewidencjonują zbiorczo (w jednej pozycji) kwotę przychodu, która wynika z prowadzonej ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych.
Przykład 1.
Podatnik Jan Kowalski prowadzi sprzedaż materiałów biurowych. Każdego dnia wystawia około 20 faktur. Prowadzona działalność opodatkowana jest na zasadach ogólnych na podstawie KPiR. Czy w związku z tym Kowalski może księgować zbiorcze zapisy w KPiR?
W sytuacji gdy sprzedaż udokumentowana jest fakturami, podatnik może dokonywać wpisu do KPiR na podstawie jednej kwoty. Kwota ta wynika z dziennego zestawienia faktur (zestawienia sprzedaży).
Przykład 2.
Podatnik prowadzi działalność lombardową. Czy w tej sytuacji zapisy w KPiR może ewidencjonować zbiorczo?
Podatnicy prowadzący działalność lombardową mogą wprowadzać zbiorcze zapisy w KPiR (w jednej pozycji) na koniec miesiąca na podstawie prowadzonej ewidencji pożyczek i zastawionych rzeczy.
Ewidencjonowanie wydatków
Co do zasady, nie jest możliwe zbiorcze ujmowanie wydatków w KPiR. Wyjątek stanowią wydatki z tytułu używania na potrzeby działalności samochodów osobowych, które nie są ujęte w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, dla których prowadzona jest ewidencja przebiegu pojazdu. Wydatki, o których mowa powinny zostać wpisane do KPiR na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków.
