Poradnik Przedsiębiorcy

Zbiorcze zapisy w KPiR a obowiązki ewidencyjne

Prowadząc księgę przychodów i rozchodów, podatnicy zobowiązani są do dokonywania zapisów każdego dnia lub na zasadach określonych dla biur rachunkowych. Zgodnie z § 13 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów dowody księgowe mogą być zaksięgowane zbiorczym zapisem. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, kiedy i w jaki sposób mogą być dokonywane zbiorcze zapisy w KPiR!

Zbiorcze ewidencjonowanie przychodów w sytuacji gdy nie jest prowadzona ewidencja sprzedaży i ewidencja przy zastosowaniu kas rejestrujących

Zgodnie z § 19 rozporządzenia w sprawie prowadzenia PKPiR w sytuacji, kiedy podatnik prowadzi sprzedaż nieudokumentowaną fakturami, w KPiR zapisów dotyczących sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług dokonuje za pomocą wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego. Dowód ten powinien zawierać wartość przychodów za dany dzień.

Zbiorcze zapisy przychodów w sytuacji gdy sprzedaż udokumentowana jest fakturami

W praktyce bardzo często zdarzają się sytuacje, w których przedsiębiorca wystawia wiele faktur każdego dnia, dlatego też można księgować zbiorcze zapisy w KPiR na podstawie jednej kwoty, która wynika z dziennego zestawienia faktur, zwanego również zestawieniem sprzedaży. Zgodnie z § 19 ust. 4 rozporządzenia zestawienie to powinno zawierać co najmniej:

  • datę i kolejny numer zestawienia,

  • numery od-do faktur, których dotyczy dane zestawienie,

  • sumę zbiorczą faktur,

  • podpis podatnika lub osoby, która sporządziła zestawienie.

Zbiorcze zapisy w KPiR na podstawie ewidencji sprzedaży

Z § 19 ust. 6 rozporządzenia wynika, że jeżeli przedsiębiorca prowadzi ewidencję sprzedaży, zapisy w KPiR dotyczące przychodów ze sprzedaży towarów i usług mogą być ewidencjonowane na koniec każdego miesiąca, w jednej pozycji w łącznej kwocie. Kwota ta wynika ze sporządzonego zestawienia na podstawie ewidencji sprzedaży.

Ważne!

Ewidencja sprzedaży powinna zawierać co najmniej: numer kolejnego wpisu, datę i kwotę uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturami i rachunkami.

Warto również zaznaczyć, że ewidencję sprzedaży muszą prowadzić podatnicy, którzy:

  • zlecili prowadzenie KPiR biuru rachunkowemu i nie ewidencjonują sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej,

  • prowadzą KPiR we własnym zakresie na zasadach określonych dla biur rachunkowych i nie prowadzą sprzedaży udokumentowanej wyłącznie fakturami,

  • prowadzą handel obwoźny lub obnośny,

  • prowadzą KPiR w miejscu wskazanym jako siedziba przedsiębiorstwa wielozakładowego; wówczas ewidencja sprzedaży musi być prowadzona w poszczególnych zakładach.

Ewidencjonowanie obrotu za pomocą kasy rejestrującej

Podatnicy, którzy ewidencjonują obrót za pomocą kasy rejestrującej, mogą dokonywać zbiorcze zapisy w KPiR na podstawie danych zawartych w raportach dobowych, skorygowanych o wartości mające wpływ na wysokość przychodu. Warto zaznaczyć, że podatnicy mogą również dokonywać zapisów na podstawie danych z raportów miesięcznych, skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu. Dodatkowo należy dodać, że zbiorcze zapisy w KPiR muszą zostać dokonane nie później niż do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Ważne!

Jeżeli zapisy dokonywane są na podstawie danych z raportów, podatnicy nie wpisują do KPiR kwot wynikających z faktur dokumentujących sprzedaż wcześniej zewidencjonowaną za pomocą kasy fiskalnej. Co więcej, oryginały zwróconych paragonów należy podpiąć w sposób trwały z kopiami wystawionych faktur.

Ewidencja sprzedaży VAT a zbiorcze zapisy w KPiR

Zgodnie z art. 109 ustawy o VAT zbiorcze zapisy w KPiR mogą ewidencjonować również podatnicy VAT oraz ci, którzy korzystają ze zwolnienia od tego podatku ze względu na wysokość osiągniętych obrotów i prowadzą odrębną ewidencję sprzedaży. Zapisy te powinny być dokonywane na koniec miesiąca w łącznej kwocie wynikającej z zestawienia sporządzanego na podstawie danych z prowadzonej ewidencji.

Prowadzenie działalności lombardowej i kantorowej a zapisy w KPiR

Podatnicy prowadzący działalność lombardową wpisują do KPiR na koniec miesiąca kwotę prowizji, która stanowi wartość spłaconych odsetek lub różnicę między kwotą uzyskaną ze sprzedaży zastawionych rzeczy a kwotą udzielonych pożyczek. Wartość kwoty wynika z prowadzonej ewidencji pożyczek i zastawionych rzeczy. Natomiast podatnicy zajmujący się działalnością kantorową ewidencjonują zbiorczo (w jednej pozycji) kwotę przychodu, która wynika z prowadzonej ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych.

Przykład 1.

Podatnik Jan Kowalski prowadzi sprzedaż materiałów biurowych. Każdego dnia wystawia około 20 faktur. Prowadzona działalność opodatkowana jest na zasadach ogólnych na podstawie KPiR. Czy w związku z tym Kowalski może księgować zbiorcze zapisy w KPiR?

W sytuacji gdy sprzedaż udokumentowana jest fakturami, podatnik może dokonywać wpisu do KPiR na podstawie jednej kwoty. Kwota ta wynika z dziennego zestawienia faktur (zestawienia sprzedaży).

Przykład 2.

Podatnik prowadzi działalność lombardową. Czy w tej sytuacji zapisy w KPiR może ewidencjonować zbiorczo?

Podatnicy prowadzący działalność lombardową mogą wprowadzać zbiorcze zapisy w KPiR (w jednej pozycji) na koniec miesiąca na podstawie prowadzonej ewidencji pożyczek i zastawionych rzeczy.

Ewidencjonowanie wydatków

Co do zasady, nie jest możliwe zbiorcze ujmowanie wydatków w KPiR. Wyjątek stanowią wydatki z tytułu używania na potrzeby działalności samochodów osobowych, które nie są ujęte w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, dla których prowadzona jest ewidencja przebiegu pojazdu. Wydatki, o których mowa powinny zostać wpisane do KPiR na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków.