Prowadzę dwa sklepy osiedlowe. Zatrudniam 4 osoby w oparciu umowy o pracę, dodatkowo w okresie letnim zatrudniam 5 osób w ramach umowy zlecenie. W jaki sposób powinna zostać ujęta w podatkowej księdze przychodów i rozchodów lista płac pracowników etatowych i tych zatrudnionych na umowę zlecenie?
Robert, Białystok
Wynagrodzenia jako koszt uzyskania przychodu
Wynagrodzenia wypłacane pracownikom z tytułu wykonywanej pracy stanowią dla pracodawcy koszt uzyskania przychodu.
Wynagrodzenia ze stosunku pracy (etat) stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. Wynagrodzenia powinny zostać ujęte w kwocie brutto wraz z zaliczkami na podatek oraz składkami ZUS finansowanymi ze środków pracownika.
Kosztem uzyskania przychodów są również wynagrodzenia wypłacane na podstawie zawartych przez przedsiębiorcę umów cywilnoprawnych (zlecenie, dzieło).
Jednak w przeciwieństwie do wynagrodzeń pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, mogą one zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów dopiero z chwilą, gdy zostaną wypłacone lub postawione do dyspozycji zleceniobiorcy. Także składki ZUS od tych wynagrodzeń finansowane przez zleceniodawcę stanowią koszt podatkowy dopiero w dacie ich opłacenia.
Lista płac - ujęcie w KPiR
Zgodnie z pkt 12 objaśnień stanowiących załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów wynagrodzenia pracowników ujmuje się w kolumnie 12 KPiR - wynagrodzenia w gotówce i naturze.
W tej samej kolumnie należy również księgować składki ZUS od wynagrodzeń.
W zależności od rodzaju zatrudnienia i terminu wypłaty data księgowania listy płac jest inna.
Przykład 1.
Przedsiębiorca ma obowiązek wypłaty wynagrodzenia pracownikom zatrudnionym na umowę o pracę do 10. dnia następnego miesiąca. Wypłaty za maj trafiły na konta pracowników 6 czerwca, w związku z czym przedsiębiorca zalicza wypłacone pensje do kosztów w maju.
Jeśli wynagrodzenia zostałyby wypłacone po terminie, np. 15 czerwca, wówczas wynagrodzenia powinny zostać zaliczone do kosztów firmowych dopiero w dacie ich wypłaty, czyli w czerwcu.
Przykład 2.
Przedsiębiorca pracownikom zatrudnionym na umowę o pracę wypłaca wynagrodzenie do 10. dnia następnego miesiąca. Wynagrodzenia za maj z powodu problemów z płynnością finansową zostały wypłacone dopiero 15 czerwca.
Poniesiony wydatek przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów dopiero 15 czerwca.
Lista płac dla pracowników zatrudnionych na umowę zlecenie czy umowę o dzieło księguje się do kosztów w dacie ich faktycznej wypłaty lub pozostawienia do dyspozycji pracownika (w przypadku płatności przelewem).
Przykład 3.
Pracownik zatrudniony na umowę o dzieło wypłatę za maj powinien otrzymać do 7 czerwca. Wynagrodzenie zostało wypłacone w gotówce 5 czerwca.
Przedsiębiorca może zaliczyć wydatek do kosztów 5 czerwca.
