Delegowanie i ewidencja czasu pracy kierowców po zmianach z pakietu mobilności

Zmiany wynikające z tzw. pakietu mobilności zakładają szereg głębokich korekt legislacyjnych w regulacjach prawnych dotyczących działalności w transporcie drogowym. Dla przedsiębiorców zatrudniających kierowców z pewnością jednymi z najważniejszych są nowe rozwiązania związane z podróżami służbowymi oraz ewidencją czasu pracy. Jakie zatem nowości prawne wprowadzono w tym zakresie za pośrednictwem pakietu mobilności? W artykule wyjaśniamy, jak powinna być prowadzona ewidencja czasu pracy kierowców oraz ich podróże służbowe.

Pakiet mobilności – podstawa prawna oraz zakres nowelizacji

Wprowadzenie pakietu mobilności służy realizacji 2 zasadniczych celów, mianowicie:

1. wdrożeniu Dyrektywy 2006/22/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 15 marca 2006 roku w sprawie minimalnych warunków wykonania rozporządzeń (WE) nr 561/2006 i (UE) nr 165/2014 oraz dyrektywy 2002/15/WE w odniesieniu do przepisów socjalnych dotyczących działalności w transporcie drogowym oraz uchylającej dyrektywę Rady 88/599/EWG;
2. umożliwieniu stosowania:

• rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1054 z dnia 15 lipca 2020 roku zmieniającego rozporządzenie (WE) nr 561/2006 w odniesieniu do minimalnych wymogów dotyczących maksymalnego dziennego i tygodniowego czasu prowadzenia pojazdu, minimalnych przerw oraz dziennego i tygodniowego okresu odpoczynku oraz zmieniającego rozporządzenie (UE) nr 165/2014 w odniesieniu do określania położenia za pomocą tachografów,

• rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1055 z dnia 15 lipca 2020 roku zmieniającego rozporządzenia (WE) nr 1071/2009, (WE) nr 1072/200 (WE) i (UE) nr 1024/2012 w celu dostosowania ich do zmian w transporcie drogowym (Dz. Urz. UE L 249 z 31.07.2020, str. 17).

Wspomniana nowelizacja weszła w życie 1 marca 2022 roku, jednak dla kilku przepisów przewidziane zostały inne terminy wejścia w życie.

Znowelizowano przede wszystkim przepisy:

• Ustawy z dnia 6 września 2001 roku o transporcie drogowym,
• Ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 roku o czasie pracy kierowców.

Nowelizacja odnosi się także do Ustawy z dnia 5 lipca 2018 roku o tachografach.

Definicja podróży służbowej kierowcy

Jedną ze zmian, wywołujących najpoważniejsze konsekwencje jest ta dotycząca podróży służbowych. W ramach nowelizacji skorygowano dotychczasowe brzmienie art. 2 pkt 7 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 roku, w którym zdefiniowano pojęcie „podróż służbowa”. Wskutek nowego zredagowania wymienionego przepisu podróż służbowa oznacza każde zadanie służbowe wykonywane w ramach krajowych przewozów drogowych polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy:

1. przewozu drogowego poza siedzibę pracodawcy, na którego rzecz kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały, lub 
2. wyjazdu poza miejscowość, o której wyżej mowa w pkt 1, w celu wykonania przewozu drogowego.

Zasadność takiej regulacji wynika z orzecznictwa Sądu Najwyższego – w tej materii warto odwołać się do uchwały składu 7 sędziów SN z dnia 19 listopada 2008 roku (II PZP 11/08). W powołanej uchwale SN wyjaśnił, że przepisy Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy (kp), stosowane na zasadzie odesłania ustawowego do kierowców, wskazują na incydentalny w stosunku do pracy umówionej i wykonywanej zwykle w ramach stosunku pracy, tymczasowy i krótkotrwały charakter podróży służbowej. Nieustanne przebywanie w podróży jest sprzeczne z istotą instytucji podróży służbowej. Podróż nie stanowi u kierowców zjawiska wyjątkowego, lecz jest normalnym wykonywaniem obowiązków pracowniczych. Skład orzekający SN uznał zatem, że do kierowców w transporcie międzynarodowym nie ma zastosowania art. 77(5) kp, ponieważ są oni ze względu na charakter swego zatrudnienia nieustannie w podróży służbowej.

Należności przysługujące kierowcy z tytułu podróży służbowej wykonywanej w ramach krajowych przewozów drogowych

Kwestie należności przysługujących z tytułu podróży służbowych odbywanych przez kierowcę w ramach krajowych przewozów drogowych reguluje znowelizowany art. 21a ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 roku.

Oznacza to, że warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi (kierowcy) zatrudnionemu u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy (uzp) lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty uzp lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Postanowienia uzp, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż taka dieta określona dla pracownika sfery budżetowej w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, zwanym dalej „rozp. w sprawie podróży służbowych”.

Kierowca wykonujący zadania w ramach międzynarodowych przewozów drogowych – wyłączenie stosowania przepisów o podróżach służbowych

Bodaj najbardziej kontrowersyjną zmianą, choć przecież spodziewaną, jeśli się uwzględni orzecznictwo SN oraz Trybunału Konstytucyjnego w tej sprawie, jest określenie w nowy sposób statusu kierowcy wykonującego czynności służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych. Odpowiednie zapisy w tej sprawie zawarto w art. 21b ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 roku, który został dodany za pośrednictwem nowelizacji.

Do kierowców realizujących swe obowiązki poprzez międzynarodowe przewozy drogowe będą miały zastosowanie – w zakresie ustalania podstawy wymiaru podatku dochodowego od osób fizycznych – przepisy dotyczące osób zatrudnionych w kraju i przebywających czasowo za granicą, wskazanych w konkretnym przepisie Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: „ustawa o PIT”). Chodzi w tym przypadku o art. 21 ust. 1 pkt 20 ustawy o PIT, zgodnie z którym wolna od podatku dochodowego jest część przychodów osób objętych obowiązkiem podatkowym przebywających czasowo za granicą i uzyskujących przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy, za każdy dzień pobytu za granicą, w którym podatnik pozostawał w stosunku służbowym, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczym stosunku pracy, w kwocie odpowiadającej 30% diety, określonej w przepisach rozp. w sprawie podróży służbowych.

Również w odniesieniu do oskładkowania art. 21b ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 roku przewiduje zapisy mające na celu zniwelować wyłączenie stosowania przepisów o podróżach służbowych do kierowców wykonujących zadania służbowe w ramach przewozów międzynarodowych. W tym zakresie będzie można zastosować przepisy § 2 ust. 1 pkt 16 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, dotyczące pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców. Oznacza to zwolnienie ze składek ZUS części wynagrodzenia pracowników, których przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy w wysokości równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu, określonej w przepisach rozp. w sprawie podróży służbowych, z tym zastrzeżeniem, że tak ustalony miesięczny przychód tych osób stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy od kwoty wspomnianego przeciętnego wynagrodzenia.

Ewidencja czasu pracy kierowców – zmiany od 29 maja 2022 roku

29 maja 2022 roku wejdą w życie nowe rozwiązania dotyczące ewidencji czasu pracy kierowcy – oznacza to zmiany w art. 25 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 roku. Dotychczasowe zapisy tego artykułu nie uwzględniały wszystkich niezbędnych informacji koniecznych do ustalenia należności pracowniczych.

Ewidencja czasu pracy kierowców obejmuje liczbę przepracowanych godzin oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej, liczbę godzin nadliczbowych, dni wolne od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, liczbę godzin dyżuru oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem, czy jest to dyżur pełniony w domu, rodzaj i wymiar zwolnień od pracy, rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy, z uwzględnieniem:

1. zapisów na wykresówkach;
2. wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego;
3. plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego;
4. innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności;
5. rejestrów opracowanych na podstawie dokumentów, o których mowa w pkt 1-3.

W odniesieniu do pracowników objętych zadaniowym czasem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub ryczałt za porę nocną nie ewidencjonuje się godzin pracy. Pracodawcy zatrudniający wskazanych powyżej pracowników zobowiązani są do prowadzenia indywidualnych kart ewidencji nieobecności pracownika w pracy z podziałem na rodzaj i wymiar.

Delegowanie i ewidencja czasu pracy kierowców – podsumowanie

Nowelizacja ustawy o czasie pracy kierowców, wprowadzona za pośrednictwem pakietu mobilności, przewiduje istotne zmiany w zakresie podróży służbowych. Według nowych zasad podróż służbowa będzie miała miejsce wyłącznie w przypadku wykonywania zadań służbowych w ramach krajowych przewozów drogowych. W odniesieniu do międzynarodowych przewozów drogowych nie będzie już możliwości wypłaty diet i innych należności przysługujących z tytułu podróży służbowych. W zamian za to będzie możliwe odliczenie od podatku dochodowego części przychodów pracownika. Kolejnym udogodnieniem jest możliwość zwolnienia z oskładkowania części wynagrodzenia. Doprecyzowano ponadto przepisy określające obowiązki pracodawcy dotyczące tego, jak ewidencja czasu pracy kierowców.