Warunki pracy i płacy charakteryzujące każdy konkretny stosunek pracy powinny być jednoznacznie i wyczerpująco uzgodnione między pracownikiem i pracodawcą. Służy temu zasada dokumentowania nawiązania (i zmiany) tego stosunku pisemną umową o pracę. Niekiedy jednak dochodzi do powstania stosunku pracy bez sporządzenia takiego dokumentu. W artykule wyjaśniamy czym jest dorozumiane zawarcie umowy o pracę?
Nawiązanie stosunku pracy
Zgodnie z art. 11 Kodeksu pracy nawiązanie stosunku pracy oraz ustalenie warunków pracy i płacy, bez względu na podstawę prawną tego stosunku, wymaga zgodnego oświadczenia woli pracodawcy i pracownika.
W myśl art. 60 Kodeksu cywilnego – którego przepisy stosuje się odpowiednio do relacji pracodawca-pracownik na mocy art. 300 Kodeksu pracy – z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej. Takie zachowanie nazywamy oświadczeniem woli. Jak stanowi art. 61 Kodeksu cywilnego oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Odwołanie takiego oświadczenia jest skuteczne, jeżeli doszło jednocześnie z tym oświadczeniem lub wcześniej. Oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią.
Forma umowy o pracę
Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli nie została ona zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Także wszelkie zmiany warunków umowy o pracę wymagają zachowania formy pisemnej (art. 29 § 2 i 5 Kodeksu pracy).
Zgodnie z art. 78 ust. 1 Kodeksu cywilnego, aby spełnić wymóg zachowania formy pisemnej, osoby zawierające umowę o pracę muszą złożyć własnoręczne podpisy na dokumencie umowy. Podpis powinien obejmować co najmniej nazwisko, choć nie musi być ono zapisane w pełnym brzmieniu (np. w przypadku nazwisk wieloczłonowych). Dopuszcza się też używanie skrótu, który nawet nie musi być w całości czytelny. Powinien się jednak składać z możliwych do stwierdzenia liter umożliwiających identyfikację podpisującego, a także pozwalać na porównanie i ustalenie przez powtarzalność, że ma postać zwykle używaną, nawet gdy jest mało czytelny (cechy indywidualne i powtarzalne) (por. postanowienie Sądu Okręgowego w Katowicach z 11 marca 2014 roku, IV Cz 177/14).
Zgodnie z art. 781 § 2 Kodeksu cywilnego oświadczenie złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Oznacza to, że zachowanie wymogu pisemności przy zawieraniu umowy o pracę może polegać zarówno na zastosowaniu przez strony formy pisemnej, jak i formy elektronicznej.
W myśl art. 781 kc oświadczenie woli ma formę elektroniczną, gdy spełnione są łącznie dwa warunki:
- oświadczenie woli złożono w postaci elektronicznej oraz
- opatrzono je kwalifikowanym podpisem elektronicznym, tzn. zaawansowanym podpisem elektronicznym składanym za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i opierającym się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego (por. art. 3 pkt 12 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23 lipca 2014 roku w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE (Dz.Urz.UE.L nr 257, str. 73).
Konsekwencje niezachowania formy pisemnej (lub elektronicznej)
Kodeks pracy nie zastrzega wymogu pisemności pod rygorem nieważności. Oznacza to, że umowa o pracę zawarta bez zachowania formy pisemnej, względnie równoważnej jej formy elektronicznej, np. w formie ustnej, jest ważna – wywiera skutki prawne, choć jest wadliwa formalnie, co w szczególności może powodować określone problemy w przypadku, gdyby powstał między pracownikiem a pracodawcą spór co do treści zawartej umowy, np. dotyczący rodzaju pracy lub wysokości wynagrodzenia. Należy również wskazać, że brak potwierdzenia przez pracodawcę, na piśmie, zawartej z pracownikiem umowy o pracę przed dopuszczeniem go do pracy jest wykroczeniem zagrożonym karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł (art. 281 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy).
Dorozumiane zawarcie umowy o pracę
Jak wskazano w wyroku Sądu Apelacyjnego w Poznaniu – I Wydział Cywilny z 30 kwietnia 2019 roku, I ACa 591/18, przepis art. 60 Kodeksu cywilnego wyraża regułę, wedle której wola osoby skierowana na wywołanie zamierzonego skutku prawnego związanego z dokonywaną czynnością prawną może być uzewnętrzniona w każdy dowolny sposób ujawniający ją tak, że staje się dostatecznie zrozumiała dla adresata. Przede wszystkim sposobem tym jest bezpośredni przejaw woli słowem lub pismem za pomocą powszechnie zrozumiałych zwrotów, niewymagających tłumaczenia i zastanawiania się nad tym, co w rzeczywistości dany akt woli oznacza. Ujawnienie woli osoby dokonującej czynności prawnej może nastąpić także w sposób dorozumiany przez jakiekolwiek zachowanie się uzewnętrzniające tę wolę w sposób obiektywnie zrozumiały, a więc albo wyraźnie, albo dorozumianie przez jakiekolwiek zachowanie się (z użyciem słów lub bez – potakiwaniem, mimiką, gestami, czynem), które w okolicznościach towarzyszących w sposób dostatecznie zrozumiały wyraża wolę wywołania skutków prawnych objętych treścią czynności prawnej.
Skoro zatem brak dochowania formy pisemnej (lub elektronicznej) przy zawieraniu umowy o pracę nie skutkuje jej nieważnością i do jej skutecznego zawarcia dojść może również w innej formie, to możliwe jest w szczególności nawiązanie stosunku pracy w sposób dorozumiany.
Przykład
Do firmy hotelowej zgłosiła się osoba zainteresowana opublikowanym ogłoszeniem o naborze na stanowisko w recepcji. Kierownik firmy zaprowadził tę osobę na stanowisko pracy i po krótkim przeszkoleniu przystąpiła ona do realizacji obowiązków, które wykonywała pod kierownictwem przydzielonego jej przełożonego. Po pięciu dniach osobę tę poinformowano, że ma już nie przychodzić do pracy. Na zadane przez nią pytanie, czy otrzyma wynagrodzenie za przepracowane 5 dni, uzyskała odpowiedź negatywną, którą uzasadniono w ten sposób, że nie została z nią zawarta umowa o pracę – ani w formie pisemnej, ani nawet ustnej. W tych okolicznościach osoba ta może twierdzić, że doszło do nawiązania stosunku pracy w sposób dorozumiany, a zatem firma hotelowa jest pracodawcą, a osoba ta – pracownikiem, gdyż obie strony zachowywały się jak pracodawca i pracownik. Osoba została faktycznie zatrudniona i wykonywała pracę podporządkowaną (pod kierownictwem przełożonego, który reprezentował wobec niej pracodawcę). W konsekwencji pracownik może domagać się ustalenia przez sąd pracy konkretnych warunków tej umowy (warunków pracy i płacy) oraz żądać wypłaty należnego mu wynagrodzenia. Umowa zawarta w sposób dorozumiany trwa do chwili jej rozwiązania w jednym z trybów przewidzianych w Kodeksie pracy.
Nie w każdym przypadku faktyczne przystąpienie do pracy będzie oznaczało, że strony w sposób dorozumiany zawarły umowę o pracę, gdyż musi to być wynikiem ich porozumienia – dziać się za ich wzajemną wiedzą i zgodą. Jak wskazał Sąd Najwyższy – Izba Administracyjna, Pracy i Ubezpieczeń Społecznych w wyroku z 11 kwietnia 2000 roku, I PKN 575/99, brak oświadczeń pracodawcy co do dalszego trwania umowy o pracę zawartej na czas określony po jej rozwiązaniu nie może być rozumiany jako wola kontynuowania zatrudnienia. Warunkiem koniecznym uznania, że po rozwiązaniu się umowy terminowej doszło do nawiązania nowego stosunku pracy jest ustalenie, że pracodawca miał zamiar zatrudnić byłego pracownika na określonym stanowisku. Wykonywanie przez byłego pracownika w ciągu kilku dni czynności pracowniczych bez wiedzy pracodawcy nie świadczy o zgodnym zamiarze nawiązania umowy o pracę.
Zawarcie umowy o pracę w sposób dorozumiany jest prawnie skuteczne, chociaż wadliwe formalnie. Szczególną trudnością w takich przypadkach może być odtworzenie przez strony dokładnej treści takiej niespisanej umowy – nawet wówczas, gdy kierują się one zgodną wolą usunięcia tego braku formalnego.
