Poradnik Przedsiębiorcy

Dochodzenie roszczeń z nieopłaconej faktury

Niestety każdy przedsiębiorca, przynajmniej raz, natrafi w swojej działalności na nieuczciwego kontrahenta. Telefony i maile nie skutkują, przypomnienia i prośby nie dają żadnego rezultatu – faktura pozostaje niezapłacona.
Dochodzenie roszczeń z nieopłaconej faktury nie zawsze jest proste, jednak przedsiębiorca nie powinien się poddawać. W większości przypadków uda mu się odzyskać należność, często nawet z odsetkami za opóźnienie.

Dochodzenie roszczeń - czy faktura może służyć jako dowód żądania zapłaty?

W pierwszej kolejności należy wskazać, iż sama faktura niestety nie zawsze będzie dokumentem wystarczającym do dochodzenia zapłaty. Kodeks cywilny nie wymaga wprawdzie zawierania wszystkich umów w formie pisemnej, zastrzeżonej pod rygorem nieważności. Roztropny przedsiębiorca powinien jednak dopilnować, aby wszelkie umowy z kontrahentami, były zawierane w formie pisemnej. Taki zabieg ułatwi mu dochodzenie należności w przypadku, gdy druga strona umowy postanowi nie przestrzegać jej warunków.

Ważne!
Wystawiana przez przedsiębiorcę faktura, musi spełniać wymogi określone w przepisie art. 106e ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, m. in. zawierać datę wystawienia, imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy, nazwę towaru lub usługi, cenę jednostkową, stawkę podatku oraz cenę ogółem.

Fakt, iż faktura jest niepodpisana przez kontrahenta, dodatkowo utrudnia sprawę. Zgodnie z poglądami powszechnie wyrażanymi w orzecznictwie polskich sądów, niepodpisana faktura nie powinna stanowić dowodu zawarcia umowy sprzedaży, ustalonej przez przedsiębiorców ceny i terminu wymagalności roszczenia. Mimo tej okoliczności, sąd jest zobowiązany wziąć pod uwagę wszelkie okoliczności sprawy, w tym również zachowanie kontrahentów – przykładowo: jeżeli strona powodowa na każdej z wystawionych faktur wypisała tytuł zapłaty, to sąd orzekający w ramach swobodnej oceny dowodów władny jest przyjąć, że wskazane w fakturach podstawy żądania zapłaty odpowiadają rzeczywistości, wyrok Sądu Najwyższego z 8 czerwca 2001 roku, sygn. V CKN 291/00. Również zachowanie kontrahenta polegające na zaniechaniu domagania się korekty otrzymanej faktury, nie może pozostać bez znaczenia w sprawie. Z tego względu należy uznać, iż przyjęcie faktury, rodzi nie tylko skutki w sferze podatkowej, ale i w sferze stosunków cywilnoprawnych, wyrok Sądu Najwyższego z 6 lipca 2005 roku, sygn. III CZP 40/05.
Faktura wystawiana jest przede wszystkim dla celów podatkowych, jednak stwierdza również dokonanie operacji gospodarczej. Jeśli przedsiębiorca wystawi fakturę, a jego kontrahent przyjmie ją i zaksięguje bez żadnych zastrzeżeń, wówczas sąd może domniemywać, iż wystawiona faktura odzwierciedla stan faktyczny.

Mimo korzystnej linii orzeczniczej sądów należy wskazać, iż przedsiębiorca przy dokonywaniu transakcji handlowych, powinien zachować wyjątkową ostrożność – najlepszym rozwiązaniem, będzie nie tylko sporządzenie umowy w formie pisemnej, ale i zachowanie wszelkiej dokumentacji związanej z przedmiotową transakcją, przykładowo formularze zamówień, dowody wz, czy korespondencja e-mail.

Czy przedsiębiorca musi wysyłać wezwania do zapłaty?

Zazwyczaj pierwszym krokiem do skutecznego dochodzenia roszczenia, jest skierowanie do drugiej strony wezwania do zapłaty. Wezwanie stanowi formalne żądanie uiszczenia należności i zawiera określenie kwoty, dane niezbędne do uiszczenia płatności oraz termin, w jakim płatność powinna zostać dokonana. Przekroczenie tego terminu, powoduje rozpoczęcie naliczania odsetek za opóźnienie.

W przypadku faktur, przedsiębiorca nie musi wysyłać do nieuczciwego kontrahenta odrębnego wezwania do zapłaty. Przepisy Kodeksu cywilnego i Kodeksu postępowania cywilnego, nie nakładają na stronę obowiązku skutecznego doręczenia wezwania do zapłaty i nie precyzują, w jaki sposób ewentualne wezwanie do zapłaty ma wyglądać.

Uwaga!
Faktura vat może stanowić wezwanie do zapłaty. Przedsiębiorca nie ma obowiązku wysyłania do nierzetelnego kontrahenta odrębnego wezwania do uregulowania należności.

Faktura zawsze określa dochodzoną kwotę i termin zapłaty, a zatem może być traktowana jako wezwanie do zapłaty.

Czy brak reakcji musi skutkować pozwem o zapłatę?

Jeśli faktura jako wezwanie do zapłaty nie przyniesie spodziewanego efektu, pokrzywdzony przedsiębiorca, w celu skutecznego dochodzenia swojego roszczenia, będzie musiał udać się do sądu.

Najprostszym i najbardziej efektywnym sposobem dochodzenia zapłaty, będzie skorzystanie ze specjalnego trybu przewidzianego w przepisach Kodeksu postępowania cywilnego – postępowania nakazowego. Jeśli przedsiębiorca skutecznie wniesie pozew w trybie postępowania nakazowego, sąd wyda nakaz zapłaty, w którym nakaże nieuczciwemu przedsiębiorcy – pozwanemu, uiszczenie określonej w nakazie kwoty wraz z kosztami postępowania, o ile pozwany w terminie dwóch tygodni, nie wniesie zarzutów od doręczonego nakazu.

Przepis art. 485 Kodeksu postępowania cywilnego
§ 1. Sąd wydaje nakaz zapłaty, jeżeli powód dochodzi roszczenia pieniężnego albo świadczenia innych rzeczy zamiennych, a okoliczności uzasadniające dochodzone żądanie są udowodnione dołączonym do pozwu:
1) dokumentem urzędowym;
2) zaakceptowanym przez dłużnika rachunkiem;
3) wezwaniem dłużnika do zapłaty i pisemnym oświadczeniem dłużnika o uznaniu długu;
4) zaakceptowanym przez dłużnika żądaniem zapłaty, zwróconym przez bank i niezapłaconym z powodu braku środków na rachunku bankowym.
§ 2a. Sąd wydaje nakaz zapłaty na podstawie dołączonej do pozwu umowy, dowodu spełnienia wzajemnego świadczenia niepieniężnego, dowodu doręczenia dłużnikowi faktury lub rachunku, jeżeli powód dochodzi należności zapłaty świadczenia pieniężnego, odsetek w transakcjach handlowych określonych w ustawie z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych lub kwoty, o której mowa w art. 10 ust. 1 tej ustawy, oraz na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów odzyskiwania należności, jeżeli powód dochodzi również zwrotu kosztów, o których mowa w art. 10 ust. 2 tej ustawy.

Jak wynika z przywołanego powyżej przepisu, faktura może być podstawą do wydania przez sąd nakazu zapłaty. Przedsiębiorca składający pozew w tym trybie musi pamiętać, iż do pozwu musi zostać załączony oryginalny dokument, a nie jego kserokopia. Wyjątkiem może być odpis poświadczony przez adwokata lub radcę prawnego, albo odpis poświadczony notarialnie.

Aby faktura spełniała opisany powyżej warunek „zaakceptowanego przez dłużnika rachunku”, musi zostać podpisana przez dłużnika – jeżeli faktura zostanie przyjęta przez dłużnika (co najczęściej następuje poprzez jej podpisanie przez osobę uprawnioną, tj. czynność równoznaczną z niewłaściwym uznaniem długu) to może ona stanowić podstawę do wydania nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym wymienioną w art. 485 § 1 pkt 3 kpc por. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 19 lutego 2014 roku, sygn. I CSK 1071/13.

Uwaga!
Pozew w postępowaniu nakazowym może zostać wniesiony w zwykłej formie pisemnej (spełniającej wymagania określone w Kodeksie postępowania cywilnego), albo na formularzu urzędowym. Jeśli pozew został wniesiony na formularzu, wówczas zarzuty od nakazu zapłaty muszą zostać zgłoszone w tej samej formie.

Pozew wnosi się do sądu, właściwego miejscowo dla pozwanego przedsiębiorcy. Przedsiębiorca może skorzystać również z regulacji przewidzianej przez przepis art. 34 Kodeksu postępowania cywilnego, zgodnie z którym pozew może zostać złożony do sądu właściwego miejscowo, ze względu na miejsce wykonania umowy. W takim przypadku powód w treści pozwu, będzie musiał skutecznie wykazać, dlaczego zmienia właściwość ogólną sądu.

Opłata od pozwu wynosi zazwyczaj 5% wartości dochodzonej przez powoda kwoty. W przypadku postępowania nakazowego, opłata ta jest niższa – będzie to równowartość ¼ opłaty podstawowej, jednakże nie mniej niż 30,00 zł.

Ważne!
Roszczenia w stosunkach z przedsiębiorcami, przedawniają się co do zasady po upływie trzech lat. Oznacza to, iż zazwyczaj, o ile przepisy szczególne nie stanowią inaczej, przedsiębiorca ma trzy lata na dochodzenie roszczenia z nieopłaconej faktury. Po upływie tego terminu, powództwo będzie w zasadzie nieskuteczne, jeśli pozwany podniesie zarzut przedawnienia.

Co to jest EPU?

Przedsiębiorca może również skorzystać z bardziej nowoczesnej formy i wnieść pozew w elektronicznym postępowaniu upominawczym.

Nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym może być wydany wówczas, gdy powód dochodzi roszczenia pieniężnego, przy czym sąd nie wyda nakazu zapłaty, jeśli:

  • roszczenie jest oczywiście bezzasadne;

  • przytoczone w treści pozwu okoliczności budzą wątpliwość;

  • zaspokojenie roszczenia zależy od świadczenia wzajemnego;

  • miejsce pobytu pozwanego nie jest znane, albo gdyby doręczenie mu nakazu nie mogło nastąpić w kraju.

Pozew w tzw. EPU składa się za pośrednictwem portalu e-sad.gov.pl. Wszystkie dokumenty przedstawiane są w formie elektronicznej. Sprawa będzie rozpoznana przez Sąd Rejonowy Lublin – Zachód w Lublinie.

Mimo tej uproszczonej formy wydaje się, iż postępowanie nakazowe jest trybem korzystniejszym dla powoda. W przypadku EPU, sprzeciw od nakazu zapłaty nie będzie wiązał się dla dłużnika z żadnymi kosztami, w przypadku zarzutów w postępowaniu nakazowym, dłużnik musi uiścić opłatę odpowiadającą ¾ opłaty od pozwu. Ten warunek może skutecznie zniechęcić nieuczciwego kontrahenta od wnoszenia środka odwoławczego i tym samym przedłużenia postępowania.

Czy komornik pomoże w odzyskaniu należności?

Nakaz zapłaty lub wyrok sądu stanowi tylko połowę sukcesu. Kolejnym krokiem, będzie bowiem skierowanie sprawy do postępowania egzekucyjnego. Jeśli dłużnik nie zapłaci wszystkich należności (zarówno kwoty wynikającej z faktury, jak i odsetek oraz kosztów postępowania), konieczne jest wyegzekwowanie roszczenia przez komornika sądowego. Wniosek o wszczęcie i prowadzenie egzekucji, należy sporządzić w formie pisemnej. Do wniosku bezwzględnie należy załączyć oryginał orzeczenia sądowego, bowiem dopiero po jego otrzymaniu, komornik będzie mógł przystąpić do swoich czynności. Wniosek może zostać skierowany do dowolnego komornika sądowego, o ile egzekucja nie ma być prowadzona z posiadanej przez dłużnika nieruchomości – w takim przypadku komornikiem właściwym, będzie komornik działający przy sądzie w miejscu, w którym położona jest nieruchomość.

Warto pamiętać, że roszczenie stwierdzone prawomocnym orzeczeniem sądu, przedawnia się po upływie 10 lat. Nawet jeśli pierwsza egzekucja okaże się nieskuteczna, wierzyciel będzie miał dziesięć lat na odzyskanie swoich należności.