Poradnik Przedsiębiorcy

Dofinansowanie do wypoczynku pracownika z ZFŚS

Poza wynagrodzeniem za czas urlopu wielu pracownikom przysługuje także dodatkowe wsparcie finansowe ze strony pracodawcy w zorganizowaniu wypoczynku urlopowego, takie jak dofinansowanie do wypoczynku z funduszu socjalnego.

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych tworzą pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz jednostki budżetowe i ich gospodarstwa pomocnicze, a także zakłady budżetowe bez względu na liczbę pracowników. Dofinansowanie do wypoczynku dla pracowników i innych osób uprawnionych wraz z rodzinami stanowią z reguły najważniejszą pozycję w wydatkach funduszu w większości zakładów pracy tworzących ZFŚS.

Ważne!

Pracodawcy pozabudżetowi, którzy w dniu 1 stycznia zatrudniali co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tworzą ZFŚS obowiązkowo. Jeżeli posiadają mniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, wówczas będą mogli tworzyć Fundusz lub wypłacać świadczenie urlopowe na zasadzie dobrowolności.

Sposób i termin wypłaty dofinansowania powinien wyraźnie określać regulamin funduszu. W każdej firmie tworzącej ZFŚS regulamin wydatkowania jego środków powinien być ustalany przez pracodawcę w uzgodnieniu z działającymi związkami zawodowymi lub w razie ich braku z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Regulamin ten powinien określać m.in. terminy i sposoby wypłat przyznawanych ze środków ZFŚS.

Dofinansowanie do wypoczynku z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych jest przyznane dla wypoczynku zorganizowanego przez podmioty zewnętrzne (wczasy, kolonie, obozy), a także organizowany we własnym zakresie, potocznie nazywany wczasami pod gruszą.

Zasady wypłaty dofinansowania do wypoczynku z ZFŚS

Zasady przyznawania dofinansowania w tej formie powinien określać regulamin ZFŚS, a podstawowym kryterium powinna być sytuacja życiowa, rodzinna i materialna pracownika. Ponadto środki te powinny być przeznaczane jedynie na działalność socjalną, za którą ustawa o ZFŚS uznaje m.in. usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku.

Przepisy nie regulują, w jakiej liczbie dni pracownicy powinni wykorzystać urlop wypoczynkowy, by otrzymać dofinansowanie do wypoczynku. Formą pomocy pracodawcy w zorganizowaniu wypoczynku urlopowego pracowników i ich rodzin jest udzielanie finansowej pomocy socjalnej, warunkowanej korzystaniem przez pracowników z urlopu wypoczynkowego, którego wymagany wymiar jest najczęściej odnoszony do przepisów kodeksu pracy regulujących zasady podziału na części przysługującego pracownikowi urlopu. Art. 162 kp stanowi, że co najmniej jedna część wypoczynku pracownika powinna obejmować 14 kolejnych dni kalendarzowych. W przypadku wczasów pod gruszą nie musi być jednak spełniony warunek 14-dniowego nieprzerwanego wypoczynku, konieczny przy świadczeniu urlopowym.

Jednak często regulaminy ZFŚS stawiają warunek wykorzystania co najmniej 2 tygodni nieprzerwanego wypoczynku, ponieważ pomaga to pracodawcom spełnić kodeksowy wymóg, aby przynajmniej jedna część urlopu obejmowała nieprzerwanie 14 dni.

Nie ma znaczenia, w jakiej porze roku pracownik wykorzystuje urlop wypoczynkowy, czy na wolne idzie w wakacje, czy w innym okresie. Nie jest też ważne, czy urlop spędzi w  sposób zorganizowany, czy też wspomniane dwa tygodnie zostanie w domu. Również przyznane świadczenie z ZFŚS nie jest uzależnione od tego, czy wypoczynek odbywa się na terenie kraju, czy poza jego granicami. Dofinansowanie do wypoczynku wynikające z regulaminu ZFŚS i tak będzie się należało, jeśli zostanie złożony wniosek przez pracownika.

Regulamin ZFŚS powinien również określać dokumenty, na podstawie których będzie ustalane prawo do świadczeń z ZFŚS oraz ich wysokość.

Kiedy można wypłacić dofinansowanie do wypoczynku?

W przypadku świadczeń finansowanych z ZFŚS termin ich wypłaty jest regulowany w regulaminie ZFŚS. Dofinansowanie do wypoczynku może być więc wypłacone przed rozpoczęciem urlopu wypoczynkowego albo po urlopie. Jednak wielu pracodawców ze względu na przeznaczenie tego świadczenia wypłaca je przed rozpoczęciem urlopu, z uwagi na konieczność poniesienia przez pracownika wydatków związanych z rezerwacją określonych usług, np. noclegów, lub dojazdem do miejsca wypoczynku.

Wypłata świadczenia a przychód dla pracownika

Wartość dofinansowania wypoczynku pracownika, pracodawca (płatnik) dolicza do wynagrodzenia pracownika wypłacanego w danym miesiącu i od łącznej wartości oblicza, pobiera i odprowadza podatek dochodowy według zasad przewidzianych dla opodatkowania przychodów ze stosunku pracy.  Przy ustalaniu dochodu pracownika należy jednak pamiętać o zwolnieniach niektórych dochodów pracownika od podatku. Zwolnieniu podlegają m.in. świadczenia pieniężne otrzymane przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o ZFŚS. Wysokość kwoty wolnej od podatku nie może w roku podatkowym przekroczyć 1000 zł (od 2018 r).

Otrzymane przez pracowników świadczenia sfinansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Tego typu świadczenia nie stanowią także podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, gdyż do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tych osób. Zatem dofinansowanie ze środków ZFŚS do wypoczynku pracowników oraz członków ich rodzin nie podlega oskładkowaniu.