Menedżer nie zawsze jest w stanie wykonywać samodzielnie swoje zadania. Trudności pojawiają się szczególnie wówczas, gdy wraz z rozwojem działalności obowiązki mnożą się w nieskończoność. Nie musi on wtedy za wszelką cenę starać się wywiązać ze wszystkich projektów, ponieważ ma także pracowników, którzy pomagając mu w wypełnianiu części obowiązków, ułatwią jego pracę, a przede wszystkim - będą mieli szansę zyskać nową wiedzę i umiejętności. Poniższy artykuł przybliży tzw. delegowanie obowiązków czyli ważne zasady i korzyści z rozdzielania zadań.
Czym jest delegowanie obowiązków?
Delegowanie obowiązków polega na przydzielaniu zadań pracownikom przez menedżera, wraz ze wszystkimi koniecznymi uprawnieniami i odpowiedzialnością. Nie chodzi w nim jednak o powierzanie spraw, które mają niewielkie znaczenie lub takich, których przełożony nie ma ochoty załatwiać. Delegowanie powinno obejmować czynności cykliczne lub te, które są związane z dużymi projektami. Przełożony musi także aktywnie uczestniczyć w procesie realizacji. Nie wystarczy, że wskaże on jedynie zadania, określi ramy czasowe ich wykonania, a później krótko skomentuje efekty. Ważne, żeby ciągle komunikował się z delegowanymi pracownikami, pytał o postęp prac i ewentualne problemy, a w razie ich wystąpienia służył radami i pomocą. Dzięki temu przydzielone do zadań osoby, nie będą ich traktowały jak niewdzięczny obowiązek, a jako możliwość do nauczenia się czegoś nowego. Samo zadanie zostanie natomiast wykonane w ustalonym terminie, ilości, jakości, a także - ze względu na czynny nadzór menedżera - dokładnie i przy pomocy wszystkich dostępnych narzędzi.
Jak efektywnie delegować zadania?
Aby osiągnąć właściwy efekty delegowania - poprawne wykonanie projektu w określonym czasie - warto przestrzegać kilku kluczowych zasad:
1. Przygotowanie pracownika do delegowania z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym.
Nie należy zostawiać przekazywania informacji o zadaniu do wykonania na ostatnia chwilę, ponieważ wtedy terminowe zakończenie projektu może okazać się nierealne. Dlatego najszybciej, jak tylko jest to możliwe, menedżer powinien zakomunikować podwładnym o nowych działaniach.
2. Wybieranie pracowników z odpowiednimi kompetencjami lub potencjałem do ich zdobycia.
Podejmując decyzję o podziale obowiązków, przełożony powinien wybrać do nich osoby, które są w stanie je wykonać, ponieważ np. mają już na dany temat jakąś wiedzę. Można także wytypować osoby, które w opinii menedżera szybko się uczą i nie mają problemów z przyswajaniem nowych umiejętności. Lepiej nie przydzielać nigdy pracowników, których nie jest się pewnym, ponieważ może pojawić się ryzyko niewykonania projektu w terminie.
3. Dokładne określenie, co należy zrobić i w jaki sposób.
Należy zapoznać pracownika z zasadami i etapami realizacji danego projektu, a także jasno określić, którymi z nich powinien się zająć. Trzeba również zapewnić swoją pomoc w razie jakichkolwiek wątpliwości.
4. Dyskutowanie i motywowanie.
Menedżer powinien także prowadzić częste rozmowy z osobą pracującą nad danym zadaniem. Wśród pytań powinny pojawić się takie, które dotyczą dodatkowych pomysłów pracownika oraz przewidywanych przez niego zagrożeń projektu.Prowadzony w ten sposób dialog wpłynie na zaangażowanie pracownika i przyczyni się do zbudowania partnerskiej relacji między nim a menedżerem. Dobrym elementem motywacji może być natomiast docenianie postępu prac.
Wybór zadań
W procesie delegowania należy pamiętać o przemyślanym wyborze obowiązków pracownika. Szczególną kwestią jest zwracanie uwagi na to, żeby zadania nie były dla niego zbyt trudne. Może to bowiem zadziałać demotywująco na podwładnego, a także przyczynić się do niewłaściwego wykonania powierzonej pracy.
Kontrastowy rodzaj zadań - czyli zadania zbyt łatwe - również nie jest dobrym posunięciem. W takim przypadku pracownik nie będzie miał satysfakcji z wypełnionego obowiązku, a przede wszystkim nie pozyska nowej wiedzy i umiejętności.
Najlepiej wybierać zadania, które uplasują się na górnej granicy możliwości podwładnego. Tym sposobem menedżer zmotywuje go do intensywnej pracy i stworzy szansę na poszerzenie dotychczasowej wiedzy i doskonalenie aktualnych umiejętności. Dzięki temu wzrośnie także stopień zadowolenia pracownika.
Zalety delegowania
Poza terminowym zakończeniem projektu, delegowanie obowiązków może dostarczyć firmie także wiele innych korzyści. Przede wszystkim menedżer będzie mógł podzielić się z podwładnymi swoją wiedzą i umiejętnościami. Dzięki temu będą oni mieli szansę na podniesienie swoich kompetencji i rozwój. Poza tym nowe wyzwania pozwolą menedżerowi na sprawdzenie zdolności pracowników, a także (być może) przyczynią się się do narodzin nowych pomysłów i rozwiązań. Wzmocni to relacje menedżera z podwładnymi, a także ich indywidualne odczucia, takie jak zadowolenie z wykonywanej pracy.
