Poradnik Przedsiębiorcy

Obowiązki pracodawcy przy zatrudnianiu pracowników

Zatrudnienie pracownika wiąże się dla pracodawcy z wieloma czynnościami jakich należy dokonać, zarówno przed podpisaniem umowy, jak i tuż po tym. Szkolenie bhp, badania lekarskie, o czym jeszcze należy pamiętać? Dowiedz się jakie są obowiązki pracodawcy przy zatrudnianiu pracowników.

Formalności przed podpisaniem umowy o pracę

Przed podpisaniem umowy o pracę pracodawca ma obowiązek zgromadzenia niezbędnych informacji o osobie ubiegającej się o zatrudnienie. Są to m.in. kwestionariusz osobowy osoby ubiegającej się o stanowisko, listy motywacyjne, świadectwa pracy oraz dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe.

Należy mieć jednak na uwadze, że pracodawca ma możliwość uzyskania od kandydata na pracownika tylko i wyłącznie danych zgodnych z przepisami K.C. Wynika to głównie z ochrony danych osobowych.Zgodnie z zapisem art. 22 są to:

  • imię i nazwisko,
  • imiona rodziców,
  • data urodzenia,
  • miejsce zamieszkania,
  • wykształcenie,
  • przebieg kariery zawodowej.

Umowa o pracę oraz informacje dodatkowe

Umowa o pracę jest podstawowym i najważniejszym dokumentem związanym ze stosunkiem pracy. Najlepiej jest, jeśli zostanie zawarta w formie pisemnej (dopuszczalna jest forma ustna, aczkolwiek stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika).

Umowa powinna określać strony umowy, jej rodzaj oraz datę zawarcia. Dodatkowo wymagane jest, aby określała warunki pracy i płacy, czyli:

  • rodzaj i miejsce wykonywania pracy,
  • wysokość wynagrodzenia (łącznie ze wskazaniem jego składników),
  • wymiar czasu pracy,
  • termin rozpoczęcia pracy.

Należy pamiętać, że zatrudnienie rozpoczyna się w dniu wskazanym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy. W przypadku braku jednoznacznego określenia tego terminu, stosunek pracy nawiązuje się zgodnie z datą podpisania umowy.

Skutkiem zawarcia z pracownikiem umowy o pracę jest konieczność sporządzenia dla niego informacji dodatkowej, w której pracodawca informuje o:

  • obowiązującej normie czasu pracy (dobowej oraz tygodniowej),
  • terminie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia,
  • wymiarze przysługującego urlopu wypoczynkowego,
  • wymiarze okresu wypowiedzenia umowy o pracę.

Obowiązki pracodawcy przy zatrudnianiu pracowników nie obejmują utworzenia regulaminu pracy jeśli zatrudnienie nie przekracza 20 pracowników. Pracodawca musi natomiast dodatkowo poinformować pracowników o:

  • porze nocnej,
  • miejscu oraz terminie wypłaty wynagrodzenia,
  • sposobie ewidencji czasu pracy.

O wszelkich zmianach należy poinformować pracownika na piśmie niezwłocznie (najpóźniej ciągu miesiąca od momentu wejścia w życie zmian).

Badania i szkolenie BHP

Pracodawca nie ma prawa zatrudnić pracownika bez aktualnych badań lekarskich (potwierdzonych orzeczeniem o braku przeciwwskazań do podjęcia pracy na danym stanowisku). W tym celu, na własny koszt, musi skierować go na badania wstępne.

Poza aktualnymi badaniami, aby móc rozpocząć prace, pracodawca jest zobowiązany na własny koszt zapewnić przeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Szkolenia te odbywają się w czasie pracy i obejmują:

  • instruktaż ogólny,
  • instruktaż stanowiskowy.

Pracownik jest zobowiązany do pisemnego potwierdzenia przebytego szkolenia.

Pozostałe obowiązki pracodawcy przy zatrudnianiu pracowników

Pracodawca, po zatrudnieniu pracownika, ma obowiązek założenia jego akt osobowych, składających się z następujących elementów:

  • część A, dokumenty związane z ubieganiem się kandydata o zatrudnienie,
  • część B, dokumenty związane z przebiegiem pracy,
  • część C, dokumenty dotyczące ustania zatrudnienia.

Obowiązki pracodawcy przy zatrudnianiu pracowników dotyczą także prowadzenia ewidencji czasu pracy dla każdego pracownika osobno oraz zgłoszenia do obowiązkowych ubezpieczeń w ZUS.