Poradnik Przedsiębiorcy

Dokumentacja potwierdzająca wywóz towarów a WDT

Polski przedsiębiorca, który sprzedaje towar unijnemu kontrahentowi w procedurze WDT (wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów) i stosuje preferencyjną stawkę VAT równą 0%, zobligowany jest do gromadzenia odpowiednich dokumentów uprawniających do zastosowania obniżonej stawki podatku. Udokumentowanie okazjonalnej sprzedaży w procedurze WDT nie powinno być kłopotliwie, jednakże przedsiębiorcy, którzy wykonują wiele tego typu dostaw, narażeni są na uciążliwe i czasochłonne gromadzenie dokumentów potwierdzających wywóz towarów.  Z dokumentów zgodnie z literą prawa ma jednoznacznie wynikać, że towary będące przedmiotem WDT zostały wywiezione poza terytorium kraju i dostarczone do nabywcy znajdującego się na terytorium innego niż Polska państwa członkowskiego UE. Mówiąc krótko, należy dysponować dowodem, z którego jasno wynika, że towar dotarł na miejsce przeznaczenia. Jak zatem poradzić sobie w przypadku częstotliwych dostaw i niedużym nakładem czasu zgromadzona została dokumentacja potwierdzająca wywóz towarów? – o tym w dalszej części artykułu!

Zlecenie transportu zewnętrznemu przewoźnikowi a dokumentacja potwierdzająca wywóz towarów

Przedsiębiorstwa, które sprzedają znaczne ilości towarów, następnie transportowanego poza teren kraju, zwykle korzystają z usług firm spedycyjnych. Dostawa towarów w procedurze WDT przy pomocy zewnętrznego przewoźnika będzie opodatkowana stawką 0%, pod warunkiem posiadania przez podatnika:

  1. dokumentów przewozowych otrzymanych od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, z których jednoznacznie wynika, że zostały one dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju;

  2. specyfikacji poszczególnych sztuk ładunku.

Przez WDT rozumie się wywóz towarów z terytorium Polski na terytorium innego państwa członkowskiego UE po spełnieniu warunków określonych w ustawie o VAT, tj. warunków formalnych dotyczących sprzedawcy i nabywcy (rejestracja w VAT-UE i właściwe wykazanie transakcji w deklaracji podatkowej) oraz warunków dokumentacyjnych (zgromadzenie odpowiednich dokumentów potwierdzających wywóz towaru). Szczegółowe uregulowania w omawianym zakresie znajdują się w art. 42 ustawy o VAT.

Przepisy nie zawierają definicji „dokumentów przewozowych”, stąd niniejsze pojęcie jest nieostre. Kluczowe jest jedynie, aby ze zgromadzonych dokumentów jednoznacznie wynikało, że towary będące przedmiotem WDT zostały dostarczone do nabywcy, który znajduje się na terenie innego państwa członkowskiego.

Dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika, potwierdzające wywóz towarów w ramach WDT należy rozumieć szeroko. Może to być każdy dokument, z którego wynika jednoznacznie, że towary zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium innego państwa członkowskiego.

Choć praktycznie każdy otrzymany od przewoźnika dokument, z którego jednoznacznie wynika, że towary będące przedmiotem WDT zostały dostarczone do nabywcy znajdującego się na terenie innego państwa członkowskiego, uprawniałby podatnika do zastosowania stawki 0%, to jednak warto zastanowić się nad kwestią usprawnienia ich gromadzenia. Kiedy dokonywana jest bowiem wielokrotna sprzedaż w procedurze WDT, może okazać się, że kompletowanie dokumentacji jest niezwykle czasochłonne. Jak zatem poradzić sobie z problemem w praktyce?

Dokumentacja potwierdzająca wywóz towarów a zbiorcze zestawienie doręczenia przesyłek potwierdzone przez przewoźnika

Wielu przedsiębiorców trudniących się produkcją czy handlem towarami, które sprzedają w procedurze WDT odbiorcom unijnym, boryka się z problemem kompletowania dokumentacji uprawniającej do zastosowania stawki VAT wynoszącej 0%.

Znacznym ułatwieniem może być w takim przypadku zbiorcze potwierdzenie doręczenia przesyłek, które dostawca towarów mógłby pozyskiwać bezpośrednio od przewoźnika. Zgodnie z powyższymi rozważaniami dokument powinien jednoznacznie potwierdzać wywóz towarów z terytorium Polski na terytorium innego kraju UE. Ponadto powinien też w wyraźny sposób identyfikować poszczególne dostawy poprzez wskazanie numerów przesyłek oraz dat ich dostarczenia wraz z adresami sprzedawcy i nabywcy. Pomocną kwestią w aspekcie dowodowym byłaby również możliwość łatwej i przejrzystej identyfikacji danej dostawy, np. z numerem listu przewozowego, który byłby zamieszczany na dokumentach (fakturach) sprzedaży.

Zgodnie z powyższymi rozważaniami, pojęcie dokumentów przewozowych należy rozumieć szeroko, bowiem ustawa go nie precyzuje. Organy podatkowe dopuszczają więc możliwość dokumentowania WDT zbiorczym zestawieniem pozyskanym od przewoźnika (spedytora). Przykładem aprobaty dla prezentowanego rozwiązania jest interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0112-KDIL1-3.4012.779.2018.2.AK z 1 marca 2019 r. W przedmiotowej interpretacji wnioskodawca dopytywał fiskusa o dokumenty, jakie powinien gromadzić, aby prawidłowo udokumentować WDT opodatkowane stawką 0%. Organ w pełni podzielił zaprezentowane stanowisko, uznając, że: „Należy wskazać, że zestawienie zbiorcze pozyskane od przewoźnika/firmy kurierskiej, zawierające daty nadania, numery przesyłek, nazwy i adresy odbiorców oraz daty doręczenia poszczególnych przesyłek na terytorium Francji, Niemiec, Czech lub Wielkiej Brytanii, może być dokumentem alternatywnym w stosunku do wydruku monitoringu przesyłki/trackingu. Wobec powyższego, w przypadku posiadania przez Wnioskodawcę dokumentów w postaci: 

a. wystawionej faktury dla B. lub C., 

b. specyfikacji sztuk ładunku, 

c. zestawienia zbiorczego pozyskanego od przewoźnika/firmy kurierskiej zawierającego daty nadania, numery przesyłek, nazwy i adresy odbiorców oraz daty doręczenia poszczególnych przesyłek na terytorium Francji, Niemiec, Czech lub Wielkiej Brytanii będzie on uprawniony do opodatkowania wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów stawką podatku w wysokości 0%, przy jednoczesnym spełnieniu pozostałych warunków wynikających z art. 42 ust. 1 ustawy. Tym samym stanowisko Wnioskodawcy jest prawidłowe”.

Przedsiębiorcy, którzy sprzedają w ramach WDT znaczne ilości towarów, następnie transportowanych za pośrednictwem zewnętrznego przewoźnika, mogą dokumentować przemieszczenie towarów pozyskanym od niego zbiorczym zestawieniem. Rozwiązanie takie pozwoli znacznie ograniczyć liczbę dokumentów i czas niezbędny do ich pozyskiwania, a następnie archiwizowania. Stosowanie stawki 0% wymaga dodatkowo gromadzenia obok faktury tzw. specyfikacji sztuk ładunku.

Alternatywnym rozwiązaniem „bez wychodzenia z domu” jest wydruk tzw. monitoringu przesyłki, który będzie potwierdzeniem wywozu towarów z terytorium kraju i dostarczenia towarów do nabywcy na terytorium innego kraju członkowskiego. Poprawność takiego procedowania była niejednokrotnie aprobowana przez fiskus – w tym również w przytoczonej wyżej interpretacji indywidualnej. 

W razie ewentualnych sporów z fiskusem na uwadze należy mieć także art. 42 ust. 11 ustawy o VAT. Zgodnie bowiem z tym przepisem, w przypadku gdy zgromadzone dokumenty nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium innego kraju UE, dowodem mogą być inne dokumenty, z których wynikać będzie, że wystąpiła dostawa wewnątrzwspólnotowa. Przepis wymienia przykładowe rodzaje takich dokumentów, np. potwierdzenie zapłaty czy korespondencja handlowa. Podkreślić należy jednak, że katalog dokumentów, które mogą stanowić dowód w sprawie, jest otwarty, ustawa posługuje się bowiem terminem „w szczególności”.

Sprzedając dużo, warto wystąpić z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej

Korzystne stanowiska fiskusa w omawianej materii są bez wątpienia ukłonem w stronę podatników – szeroko pojmowana definicja „dokumentów przewozowych” daje przedsiębiorcom znaczną elastyczność.

Pod uwagę należy wziąć jednak szczególną cechę interpretacji indywidualnych, bowiem chronią one w zasadzie jedynie Wnioskodawcę i to dodatkowo pod pewnymi warunkami. Przedsiębiorcy, którzy sprzedają znaczne ilości towarów i stosują preferencyjną stawkę 0%, aby uniknąć ewentualnych niejasności i sporów z fiskusem, mogą wystąpić z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej we własnej sprawie. 

Wyczerpujące przedstawienie zaistniałego stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego, uzyskanie aprobaty Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, a następnie stosowanie się do uzyskanej interpretacji, daje największą gwarancję rzetelności i poprawności przyjętego sposobu rozliczeń, a ewentualne ryzyko nieprawidłowego ustalenia zobowiązania podatkowego zostaje ograniczone do minimum.